Cómo elegir un software de gestión de consultas

En 2025, todas las empresas serán empresas de tecnología, incluidas las prácticas de salud. Los avances tecnológicos realizados en los últimos años, en particular, han transformado completamente la forma en que opera la industria de la salud, y las plataformas digitales ahora hacen que sea más fácil que nunca administrar la programación de citas, los registros de los pacientes y todo lo demás.

Esto ha sido impulsado en gran medida por la evolución del software de gestión de consultas, que está diseñado para automatizar y optimizar los aspectos administrativos, financieros y operativos de la gestión de una consulta. Sin embargo, hay muchas plataformas para elegir, que ofrecen diferentes funcionalidades y precios para consultas de todos los tamaños. Ahí es donde queremos ayudar.

En esta guía, lo ayudaremos a comprender exactamente cómo elegir un software de gestión de consultas para su empresa describiendo algunos de los criterios que debe considerar antes de elegir una plataforma.

¿Qué es el software de gestión de consultas?

El software de gestión de consultas es un sistema para gestionar, automatizar y optimizar sus operaciones comerciales. Existen opciones en línea basadas en la nube y soluciones in situ, según las necesidades comerciales particulares.

Estas plataformas están diseñadas para ofrecer una variedad de funciones, que incluyen programación, facturación, reclamos, registros, automatización del flujo de trabajo e informes y análisis.

Si bien esta guía se centra en las prácticas de atención médica, el software de gestión de consultas está disponible para una amplia gama de industrias, incluidas firmas legales, consultas de salud mental, firmas de contabilidad y operaciones dentales y veterinarias.

Cómo elegir un software de gestión de consultas

Ahora que comprende qué es el software de gestión de consultas, es hora de profundizar en lo que debe considerar antes de elegir una plataforma.

Después de todo, la funcionalidad de estas herramientas puede variar drásticamente de un proveedor a otro, y usted querrá asegurarse de contar con un sistema que satisfaga las necesidades de su práctica particular.

A continuación se presentan algunos criterios que debe considerar al elegir un proveedor de software de gestión de consultas.

Seguridad

Administrar una consulta de salud requiere mucha más seguridad que una empresa promedio, debido a los datos confidenciales que almacena.

Para consultorios de todos los tamaños, proteger la información de salud de sus pacientes debe ser una prioridad absoluta, sin importar en qué etapa de crecimiento se encuentre. Existen características de seguridad específicas que debe buscar en un software de gestión de consultorios para garantizar la privacidad del paciente.

Encuentre un software de gestión de consultas que cumpla con los estándares globales de protección de datos. Los certificados de cumplimiento HIPAA, GDPR, CCPA y otros deben darse por sentado, ya que en general se consideran el mínimo indispensable cuando se trata de proteger los datos de salud de sus pacientes.

Preferiblemente, busque una plataforma que tenga la certificación ISO 270001, ya que este es el estándar mundial más alto para la seguridad de la información.

Más allá de eso, verifique que el software de gestión de consulta que elija proporcione funciones de seguridad básicas como autenticación multifactor, cifrado de datos y tiempos de espera automatizados, ya que estas herramientas facilitan la protección de los datos de los pacientes.

Funciones de IA

Un consejo importante para utilizar eficazmente las plataformas de gestión de proyectos es aprovechar el poder de la IA. Las funciones de inteligencia artificial están de moda en el mundo empresarial y el software de gestión de consultas se ha mantenido al día con la tendencia. Estas herramientas pueden ahorrarle mucho tiempo a largo plazo y, dado el valor del tiempo en la industria de la salud, no le haría ningún favor a usted mismo, a su empresa y a sus pacientes si no explora al menos sus opciones.

Existen bastantes opciones de IA que pueden ayudar a que su práctica sea más eficiente. Algunas plataformas ofrecen herramientas para tomar notas basadas en inteligencia artificial que pueden registrar conversaciones entre pacientes y médicos y transcribir el diálogo para revisarlo más fácilmente después de la cita.

Algunos proveedores de software de gestión de consultas también ofrecen asistentes de inteligencia artificial que funcionan de forma muy similar a herramientas populares como ChatGPT. Sin embargo, estos servicios están diseñados específicamente para profesionales de la salud, por lo que podrá perfeccionar su documentación para hacerla más detallada, obtener información valiosa sobre su práctica y ahorrar tiempo en tareas administrativas a lo largo del día.

Integraciones

Si tiene una práctica establecida que busca software de gestión para administrar todo su negocio, no se puede subestimar el valor de las integraciones de terceros. La capacidad de convertir la plataforma en un centro todo en uno para su práctica optimizará aún más sus operaciones que la IA por sí sola.

¿Qué tipo de integraciones de terceros son útiles? La lista es prácticamente interminable. Google Calendar puede ser útil para programar, Stripe puede agilizar los pagos y la facturación, Xero puede facilitar la contabilidad y MailChimp puede mejorar la comunicación con los pacientes. Dropbox puede facilitar el almacenamiento de documentación.

Dicho todo esto, si ya tiene un gran conjunto de aplicaciones que está utilizando, asegúrese de que el software de gestión de práctica que elija sea compatible; de ​​lo contrario, podría terminar haciendo más de lo necesario para operaciones simples.

Apoyo

Si bien la mayoría de los sistemas de gestión de consultas son bastante intuitivos, la atención médica es bastante complicada por naturaleza, lo que significa que querrás asegurarte de que el proveedor que elijas cuente con algunas opciones de soporte de primer nivel para ayudarte cuando sea necesario.

El tipo de soporte que desee dependerá de sus necesidades particulares, pero definitivamente puede variar de un proveedor a otro.

Busque opciones que ofrezcan cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por ejemplo, si espera necesitar ayuda fuera del horario comercial normal. Los canales de soporte disponibles también serán importantes: algunos proveedores solo ofrecen teléfono, mientras que otros priorizan el correo electrónico y el chat en vivo.

También vale la pena investigar si el software de gestión de consultas que está considerando ofrece opciones de autoayuda, como documentación, tutoriales en vídeo y bases de conocimientos. Estos pueden agilizar su proceso de soporte al deshacerse del intermediario y permitirle resolver los problemas usted mismo.

¿Cuánto cuesta el software de gestión de consultas?

Afortunadamente, el rango de precios del software de gestión de consultas es bastante amplio, y los profesionales individuales o pequeños pueden instalarse por entre 30 y 70 dólares al mes. Es comprensible que las grandes operaciones puedan esperar precios más altos, y algunas soluciones de nivel empresarial cuestan hasta 500 dólares al mes.

En términos generales, cuanto mayor sea el precio, más funcionalidad obtendrá. Las características comunes que se incluyen en los planes más caros incluyen mejor soporte, más integraciones de terceros y migración de datos, lo que puede ayudar a que su sistema se configure más rápido al iniciar o realizar la transición.

Más importante aún, tome nota de si un proveedor ofrece precios como modelo "por usuario" o "por profesional". Este último le cobrará por cada profesional que esté cubierto por su práctica, mientras que el primero solo le cobrará por cada miembro del personal que necesite una cuenta.

¿Existe un software de gestión de prácticas gratuito?

Si su presupuesto es especialmente ajustado, es posible que esté buscando un software de gestión de consultas gratuito para organizar su negocio. Bueno, estás de suerte, ya que existen algunas opciones gratuitas disponibles que pueden ayudar a optimizar las operaciones y mejorar la productividad.

Sin embargo, vale la pena señalar que las opciones de software de gestión de prácticas gratuitas son, comprensiblemente, menos funcionales que sus homólogos premium. En términos generales, son menos personalizables, ofrecen herramientas analíticas limitadas y brindan poco o ningún soporte. Además, las soluciones de software de gestión de consultas gratuitas generalmente recopilan y venden datos de los usuarios, lo que no es ideal para quienes intentan proteger la información.

Además de eso, casi pueden anular el propósito de utilizar estas plataformas, porque hacen que el trabajo administrativo sea más agotador sin las útiles automatizaciones que hacen que el software de gestión de consultas sea tan valioso.

Si está buscando invertir, la buena noticia es que las opciones pagas a menudo vienen con algún tipo de prueba gratuita, para que pueda tener una idea de cómo funcionan antes de asumir un compromiso financiero.

Introducción al software de gestión de consultas

Con suerte, esto le ha ayudado a reducir sus opciones cuando se trata de software de gestión de prácticas o al menos a comprender que factores como la seguridad, la inteligencia artificial, el soporte, las integraciones y el precio siempre deben estar en su mente mientras toma una decisión.

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