Come scegliere il software di gestione dello studio

Nel 2025, ogni azienda è un’azienda tecnologica, comprese le pratiche sanitarie. I progressi tecnologici compiuti negli ultimi anni, in particolare, hanno trasformato completamente il modo in cui opera il settore sanitario, con le piattaforme digitali che ora rendono più semplice che mai la gestione della pianificazione degli appuntamenti, delle cartelle cliniche dei pazienti e di tutto il resto.

Ciò è stato in gran parte guidato dall’evoluzione del software di gestione degli studi, progettato per automatizzare e semplificare gli aspetti amministrativi, finanziari e operativi della gestione di uno studio. Tuttavia, ci sono molte piattaforme tra cui scegliere, che offrono funzionalità e prezzi diversi per studi di tutte le dimensioni. È lì che vogliamo aiutare.

In questa guida ti aiuteremo a capire esattamente come scegliere un software gestionale per la tua attività delineando alcuni dei criteri che dovresti considerare prima di scegliere una piattaforma.

Che cos'è il software di gestione dello studio?

Il software di gestione dello studio è un sistema per gestire, automatizzare e razionalizzare le operazioni aziendali. Sono disponibili sia opzioni online basate su cloud che soluzioni in loco, a seconda delle particolari esigenze aziendali.

Queste piattaforme sono progettate per offrire una varietà di funzionalità, tra cui pianificazione, fatturazione, reclami, record, automazione del flusso di lavoro, reporting e analisi.

Sebbene questa guida si concentri sulle pratiche sanitarie, il software di gestione delle pratiche è disponibile per un'ampia gamma di settori, tra cui studi legali, studi di salute mentale, società di contabilità e operazioni dentistiche e veterinarie.

Come scegliere il software di gestione dello studio

Ora che hai capito cos'è il software di gestione dello studio, è tempo di approfondire ciò che dovresti considerare prima di scegliere una piattaforma.

Dopotutto, la funzionalità di questi strumenti può variare notevolmente da fornitore a fornitore e ti consigliamo di essere sicuro di disporre di un sistema che soddisfi le esigenze della tua pratica specifica.

Ecco alcuni criteri che dovresti considerare quando scegli un fornitore di software per la gestione dello studio.

Sicurezza

La gestione di uno studio sanitario richiede molta più sicurezza rispetto alla tua azienda media, a causa dei dati sensibili che archivi.

Per studi di ogni dimensione, la protezione delle informazioni sanitarie dei pazienti deve essere una priorità assoluta, indipendentemente dalla fase di crescita in cui ti trovi. Esistono funzionalità di sicurezza specifiche che dovresti cercare in un software di gestione dello studio per garantire la privacy dei pazienti.

Trova un software di gestione dello studio conforme agli standard globali per la protezione dei dati. HIPAA, GDPR, CCPA e altri certificati di conformità dovrebbero essere scontati, poiché sono ampiamente considerati il ​​minimo indispensabile quando si tratta di proteggere i dati sanitari dei pazienti.

Preferibilmente, cerca una piattaforma certificata ISO 270001, poiché si tratta dello standard globale più elevato per la sicurezza delle informazioni.

Oltre a ciò, verifica che il software di gestione dello studio che scegli fornisca funzionalità di sicurezza di base come l'autenticazione a più fattori, la crittografia dei dati e i timeout automatizzati, poiché questi strumenti semplificano la protezione dei dati dei pazienti.

Funzionalità dell'intelligenza artificiale

Un ottimo consiglio per utilizzare in modo efficace le piattaforme di gestione dei progetti è sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale. Le funzionalità di intelligenza artificiale sono al centro dell'attenzione nel mondo degli affari e i software di gestione degli studi medici hanno tenuto il passo con la tendenza. Questi strumenti possono farti risparmiare molto tempo nel lungo termine e, dato il valore del tempo nel settore sanitario, renderesti un disservizio a te stesso, alla tua azienda e ai tuoi pazienti se non esplorassi almeno le tue opzioni.

Esistono diverse opzioni di intelligenza artificiale che possono aiutare la tua pratica a essere più efficiente. Alcune piattaforme offrono strumenti per prendere appunti basati sull'intelligenza artificiale in grado di registrare le conversazioni tra pazienti e professionisti e trascrivere il dialogo per una più facile revisione dopo l'appuntamento.

Alcuni fornitori di software per la gestione degli studi offrono anche assistenti IA che funzionano in modo molto simile a strumenti popolari come ChatGPT. Tuttavia, questi servizi sono progettati specificamente per gli operatori sanitari, quindi sarai in grado di perfezionare la tua documentazione per renderla più dettagliata, raccogliere informazioni preziose sulla tua pratica e risparmiare tempo sulle attività amministrative durante il giorno.

Integrazioni

Se hai una pratica consolidata che è alla ricerca di un software di gestione per gestire l'intera attività, il valore delle integrazioni di terze parti non può essere sopravvalutato. La possibilità di trasformare la piattaforma in un hub all-in-one per il tuo studio semplificherà ancora di più le tue operazioni rispetto alla sola intelligenza artificiale.

Che tipo di integrazioni di terze parti sono utili? L'elenco è praticamente infinito. Google Calendar può essere utile per la pianificazione, Stripe può semplificare i pagamenti e la fatturazione, Xero può semplificare la contabilità, MailChimp può migliorare la comunicazione con i pazienti. Dropbox può rendere l'archiviazione della documentazione un gioco da ragazzi.

Detto questo, se disponi già di una vasta suite di app che utilizzi, assicurati che il software di gestione dello studio che scegli sia compatibile, altrimenti potresti finire per fare più del necessario per operazioni semplici.

Supporto

Sebbene la maggior parte dei sistemi di gestione degli studi siano piuttosto intuitivi, l'assistenza sanitaria è piuttosto complicata per natura, il che significa che ti consigliamo di assicurarti che il fornitore prescelto sia configurato con alcune opzioni di supporto di alto livello per aiutarti quando necessario.

Il tipo di supporto che desideri dipenderà dalle tue esigenze particolari, ma può sicuramente variare da fornitore a fornitore.

Cerca opzioni che offrano copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ad esempio, se prevedi di aver bisogno di aiuto al di fuori del normale orario lavorativo. Anche i canali di supporto disponibili saranno importanti, con alcuni fornitori che offriranno solo il telefono, mentre altri daranno priorità alla posta elettronica e alla chat dal vivo.

Vale anche la pena verificare se il software di gestione dello studio che stai guardando offre o meno opzioni di auto-aiuto, come documentazione, tutorial video e basi di conoscenza. Questi possono semplificare il tuo processo di supporto abbandonando l'intermediario e permettendoti di risolvere i problemi da solo.

Quanto costa il software di gestione dello studio?

Fortunatamente, la fascia di prezzo per il software di gestione dello studio è piuttosto ampia, con professionisti singoli o piccoli in grado di configurarsi per circa $ 30-70 al mese. Le grandi operazioni possono comprensibilmente aspettarsi prezzi più alti, con alcune soluzioni di livello aziendale che costano fino a $ 500 al mese.

In generale, più alto è il prezzo, maggiori saranno le funzionalità che otterrai. Le funzionalità comuni incluse nei piani più costosi includono un migliore supporto, più integrazioni di terze parti e migrazione dei dati, che possono aiutare a configurare il sistema più velocemente durante l'avvio o la transizione.

Ancora più importante, prendere nota se un fornitore offre o meno i prezzi come modello “per utente” o “per professionista”. Quest'ultimo ti addebiterà per ogni professionista coperto dalla tua pratica, mentre il primo ti addebiterà solo per ogni membro del personale che necessita di un account.

Esiste un software per la gestione delle prove libere?

Se il tuo budget è particolarmente limitato, potresti cercare un software gestionale gratuito per organizzare la tua attività. Bene, sei fortunato, poiché sono effettivamente disponibili alcune opzioni gratuite che possono aiutare a semplificare le operazioni e migliorare la produttività.

Tuttavia, vale la pena notare che le opzioni software per la gestione degli allenamenti gratuiti sono, comprensibilmente, meno funzionali rispetto alle loro controparti premium. In generale, sono meno personalizzabili, offrono strumenti analitici limitati e forniscono poco o nessun supporto. Inoltre, le soluzioni software per la gestione delle prove libere generalmente raccolgono e vendono i dati degli utenti, il che non è l'ideale per coloro che cercano di proteggere le informazioni.

Oltre a ciò, possono quasi vanificare lo scopo dell’utilizzo di queste piattaforme, perché rendono il lavoro amministrativo più faticoso senza le utili automazioni che rendono così prezioso il software di gestione degli studi.

Se stai cercando di investire, la buona notizia è che le opzioni a pagamento spesso includono una sorta di prova gratuita, così puoi avere un'idea di come funzionano prima di prendere un impegno finanziario.

Iniziare con il software di gestione dello studio

Speriamo che questo ti abbia aiutato a restringere le tue opzioni quando si tratta di software di gestione dello studio o almeno a capire che fattori come sicurezza, intelligenza artificiale, supporto, integrazioni e prezzo dovrebbero essere sempre in cima alla tua mente mentre prendi una decisione.

Se stai cercando un'opzione eccellente con oltre 40.000 utenti, Zanda fornisce una piattaforma all-in-one che può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi pratici. Dalla gestione del calendario e dei portali clienti ai pagamenti, all'intelligenza artificiale e alle automazioni, Zanda offre un accesso dal potenziale illimitato.