كيفية تنظيم اجتماع مبيعات: الكفاءة والإنتاجية لتحقيق التحويلات المطلوبة

تعد الاجتماعات أداة أساسية لتعبئة الأفكار ، وأغراض العمل ، وحتى خطة التوسع التي تشمل لاعبين مختلفين في نفس الصناعة. كم مرة في الحياة وعالم الشركات التي سمعناها أو نطرقها ، "يجب أن نتناول القهوة"؟ يعكس هذا الاتصال مساحة توفر بشكل دائم الفرصة لتعزيز العلاقات ومواءمة التوقعات والصفقات الوثيقة. ولكن إلى جانب هذه النوايا الحسنة ، يجب أن يكون هناك تحضير وطريقة مناسبة لتنظيم اجتماعات العمل.

ما سبق يوضح أنه ، في المبيعات ، تعتبر الاجتماعات حاسمة لأي خطة مبيعات وللعمليات اليومية التي يمثلونها. إنها منصة للفريق لمناقشة وتقديم ومناقشة وتبادل التقدم والاستراتيجيات والتحديات. علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد الاجتماعات الفعالة في زيادة الدافع والتعاون وأداء منطقة العمل ومؤشرات الإدارة الخاصة بها: زيادة العملاء المتوقعين ، وتحويلات صقل ، ومتنامية المبيعات عبر الإنترنت.

ومع ذلك ، فإن تخطيط اجتماعات بشكل صحيح وبدقة ، فإن هيكلة المراحل ، وتحديد الغرض سيسمح لك بالتواصل بشكل أفضل مع المشاركين ومصالحهم واحتياجاتهم. من الضروري هيكلة وإجراء اجتماعات فعالة تبقي الجميع مهتمين ومستنيرين ومتحمسين. أكثر من ذلك عندما تتراوح مستويات انتباه وتركيز اليوم بين 20 و 45 دقيقة. فقط ما يكفي من الوقت لتعزيز الفكرة ، والاقتراح ، وتحقيق أهداف واضحة.

الأهمية هي عنصر أساسي في فهم كيفية تنظيم اجتماعات العمل

بالإضافة إلى كونها حاسمة للنجاح وإمكانية واضحة لتحقيق أهداف المبيعات ، فإن هذه الاجتماعات تتجاوز التقدم الاجتماعي والاستراتيجيات والتحديات ؛ إنها ضرورية لأنها تولد التعاون ، ويحددون ويتعاملون مع العقبات والتهديدات والتحديات المحتملة على المدى القصير والمتوسط ​​، وفي الوقت نفسه ، يعززون الدافع ويضمنون أن يتوافق الجميع مع ما هو معروف في عالم الأعمال باسم "الفوز".

اعتمادًا على القطاع والاحتياجات ، يمكن تنظيم اجتماع مبيعات بناءً على أهداف مجالات مختلفة أو على ما تبحث عنه الشركة على المستوى العالمي ، بناءً على أعمالها الأساسية. لضرب العلامة وتكون أكثر إنتاجية كفريق واحد ، يعد المشرف أو الميسر لهذه الاجتماعات أمرًا بالغ الأهمية لأنهم يجب أن يتلقوا المساهمات والتعليقات والتحديات التي يمثلها الفريق ، لتحسين هذه المساحات واختيار النقاط الرئيسية التي يجب التركيز عليها.

لكن الخبر السار هو أنه مع القدر المناسب من التخطيط ، والمواءمة الواضحة من خلال مراجعة مقاييس الأداء ، والنهج الصحيح (كما ذكر أعلاه) ، يمكن تحويل هذه الاجتماعات إلى جلسات مثمرة ومركزة وجذابة تضيف قيمة إلى الفريق ، وتحديد أهداف قابلة للتحقيق ، وإعداد المبيعات المبيعات "للحظة الحقيقية" عندما يحتاجون إلى الاحتياجات في احتمال أو إغلاقها.

تعليمات خطوة بخطوة لهيكلة اجتماع مبيعات فعال

تحديد الأهداف الواضحة ، وإنشاء جدول أعمال مفصل ولكن ملموس ، ودعوة وإشراك الأشخاص المناسبين (أولئك الذين يمكنهم إضافة أكبر قيمة إلى العملية) ، ثم ضمان المشاركة النشطة من جميع الحاضرين هي أعمدة رئيسية لتحقيق هيكل اجتماعات تجارية فعالة ومنتج. إنه أيضًا جزء مما يعرفه المتخصصون في هذا المجال باسم: علم نفس اجتماع مبيعات رائع . وكتكملة لهذا ، فإن إعداد العروض التقديمية ذات الصلة والمتابعة بعد ذلك يمكن أن يضمن جزءًا كبيرًا من النجاح:

تحديد الأهداف الواضحة:

• ماذا تريد أن تنجز مع كل اجتماع؟ ناقش الاستراتيجيات أو تحليل النتائج أو تدريب فريقك أو إطلاق منتج جديد؟
• حدد أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات الصلة والوقت المرتبط بالوقت.

إنشاء جدول أعمال مفصل:

• يتضمن قائمة بالمواضيع المراد تغطيتها ، والأنشطة ، والعروض التقديمية ، والوقت المخصص لكل منها.
• إعطاء الأولوية للمواضيع الأكثر أهمية وتأكد من أن جدول الأعمال موجز وسهل المتابعة.
• فكر في إرسال جدول الأعمال إلى المشاركين مسبقًا حتى يتمكنوا من التحضير بشكل كاف.

قم بدعوة الأشخاص الصحيحين والأكثر تأهيلًا:

• تحديد أعضاء فريق المبيعات الرئيسيين والمديرين وأصحاب المصلحة الآخرين المعنيين.
• النظر في هيكل الاجتماع ومن يمكنه المساهمة على أفضل وجه في الأهداف.

ضمان المشاركة النشطة:

• يعزز بيئة الحوار والتعاون.
• اطرح الأسئلة ، وطلب الآراء ، وتشجيع الحاضرين على مشاركة أفكارهم وتجاربهم.
• النظر في أنشطة بناء الفريق لتعزيز تماسك الفريق.

إعداد العروض التقديمية ذات الصلة:

• استخدم البيانات والمخططات والأمثلة لتوضيح نقاطك.
• تأكد من أن العرض التقديمي جذاب وسهل الفهم وذات صلة بأهداف الاجتماع.
• لا تقدم المعلومات فقط ؛ ابحث عن فرص لتوليد النقاش والمناقشة.

المتابعة لاحقًا:

• تأكد من اتخاذ الملاحظات من القرارات والإجراءات المتفق عليها.
• تعيين المسؤوليات وتحديد المواعيد النهائية لمتابعة المهمة.
• تقييم فعالية الاجتماع وإجراء تعديلات على الاجتماعات المستقبلية.

نظام بيئي يسود فيه عدم الكفاءة؟

"كان يمكن أن يكون هذا الاجتماع بريدًا إلكترونيًا." هذه العبارة ، التي سمعت في ممرات المكاتب ، التي تظهر على أكواب القهوة وفي عدد لا يحصى من الميمات ، وعلى وجوه زملاء الفريق والمهنيين المطمئنين بعد مكالمة الفيديو السادسة أو السابعة في اليوم ، يمكن أن يكون شعارًا للعصر الحديث.

أعادت عصر ما بعد الولادة تعريف معلمات العمل عن بُعد وثقافة الشركات. سمحت العمليات الجديدة والأنظمة غير المختبرة بالعمليات غير الفعالة بالتسلل ، مثل الاجتماعات المجدولة للمناقشات غير الضرورية أو حتى التفاعل البشري الأساسي ، بدلاً من الإنتاجية ، حيث يكون توليد القيمة ونقلها إلى الآخرين أمرًا ضروريًا. قد يجيب هذا على السؤال الكبير: لماذا لا يظهر عملائك المحتملين في الاجتماعات؟

وفقًا لمسح أجرته شركة McKinsey ، بحلول عام 2023 ، يقول 61 ٪ من المديرين التنفيذيين أن نصف الوقت على الأقل من الوقت الذي يقضيه في اتخاذ القرارات ، على الأرجح في الاجتماعات ، كان غير فعال. قال 37 ٪ فقط من المجيبين إن قرارات منظماتهم كانت في الوقت المناسب وعالية الجودة. وفي استطلاع آخر ، كان 80 ٪ من المديرين التنفيذيين يفكرون في أو ينفذون بالفعل التغييرات في بنية الاجتماع والإيقاع استجابةً لطرق العمل المتطورة من خلال النماذج الهجينة أو بنسبة 100 ٪.

وقال مؤلف الأعمال وخريجي ماكينزي توم بيترز: "الشيء الوحيد على وجه الأرض الذي لا يكمن أبدًا هو التقويم". أخصائي الشركات هذا متعصب حول إدارة الوقت المناسب ، ويعترف به باعتباره الأصول الأكثر قيمة اليوم. تنطوي إدارة الوقت الجيد على التفكير الاستراتيجي ومتابعة ما يهم أكثر.

بالنظر إلى كل ما سبق ، من الأهمية بمكان فهم هياكل اجتماعات المبيعات. يتطلب الاجتماع الناجح التخطيط والتواصل الفعال والمشاركة النشطة والمتابعة. من خلال إدراك هذه الخطوات ، يمكنك التأكد من أن الاجتماع منتج ويساعد فريق المبيعات على تحقيق أهدافه.