Cum să structurați o întâlnire de vânzări: eficiență și productivitate pentru a obține conversii dorite

Întâlnirile sunt un instrument esențial pentru mobilizarea ideilor, scopurilor de afaceri și chiar a unui plan de expansiune care implică jucători diferiți în aceeași industrie. De câte ori în viață și în lumea corporativă am auzit sau am rostit fraza: „Ar trebui să luăm o cafea”? Această conexiune reflectă un spațiu care oferă permanent posibilitatea de a consolida legăturile, de a alinia așteptările și de a apropia ofertele. Dar, dincolo de aceste bune intenții, trebuie să existe o pregătire și o modalitate adecvată de a structura întâlnirile de afaceri.

Cele de mai sus arată clar că, în vânzări, întâlnirile sunt cruciale pentru orice plan de vânzări și pentru procesele de zi cu zi pe care le reprezintă. Sunt o platformă pentru ca echipa să dezbată, să prezinte, să discute și să împărtășească progresul, strategiile și provocările. Mai mult, întâlnirile eficiente pot contribui la creșterea motivației, colaborării și performanței unei zone de lucru și a indicatorilor de management: creșterea oportunităților, a conversiei de reglare fină și creșterea vânzărilor online.

Cu toate acestea, planificarea întâlnirilor corect și precis, structurarea fazelor și definirea unui scop vă va permite să vă conectați mai bine cu cei participanți, interesele și nevoile lor. Este esențial să structurați și să desfășurați întâlniri eficiente care îi mențin pe toți interesați, informați și motivați. Cu atât mai mult atunci când atenția și nivelul de concentrare de astăzi variază între 20 și 45 de minute. Timp suficient pentru a promova o idee, o propunere și pentru a atinge obiective clare.

Relevanța este un element cheie în înțelegerea modului de structurare a întâlnirilor de afaceri

Pe lângă faptul că sunt cruciale pentru succes și posibilitatea clară de a atinge obiective de vânzări, aceste întâlniri depășesc socializarea progresului, strategiilor și provocărilor; Sunt esențiale pentru că generează colaborare, identifică și abordează posibile obstacole, amenințări și provocări pe termen scurt și mediu și, în același timp, consolidează motivația și se asigură că toată lumea este aliniată pentru a realiza ceea ce în lumea afacerilor este cunoscută ca „câștig-câștig”

În funcție de sector și de nevoi, o întâlnire de vânzări poate fi structurată pe baza obiectivelor diferitelor domenii sau a ceea ce caută compania la nivel global, pe baza activității sale principale. Pentru a atinge marca și a fi mai productiv ca echipă, moderatorul sau facilitatorul acestor întâlniri este crucial, deoarece trebuie să primească contribuțiile, comentariile și provocările prezentate de echipă, pentru a optimiza aceste spații și a alege punctele cheie pe care să se concentreze.

Dar vestea bună este că, cu cantitatea potrivită de planificare, alinierea clară prin revizuirea valorilor de performanță și a abordării corecte (după cum am menționat mai sus), aceste întâlniri pot fi transformate în sesiuni productive, concentrate și antrenante care adaugă valoare echipei, să stabilească obiective realizabile, să clarifice următorii pași și să pregătească vânzătorii pentru momentul „real” în care trebuie să genereze nevoile într -un prospect sau să închidă un acord.

Instrucțiuni pas cu pas pentru structurarea unei întâlniri eficiente de vânzări

Definirea obiectivelor clare, crearea unei agende detaliate, dar concrete, invitarea și implicarea persoanelor potrivite (cei care pot adăuga cea mai mare valoare procesului) și apoi asigurând participarea activă a tuturor participanților sunt piloni cheie pentru obținerea unei structuri de întâlnire de afaceri eficiente și productive. De asemenea, face parte din ceea ce specialiști în domeniu știu: psihologia unei întâlniri de vânzări grozave . Și ca o completare a acestui lucru, pregătirea prezentărilor relevante și urmărirea ulterior poate asigura o mare parte a succesului:

Definiți obiective clare:

• Ce vrei să realizezi cu fiecare întâlnire? Discutați despre strategii, analizați rezultatele, instruiți -vă echipa sau lansați un produs nou?
• Definiți obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și legate de timp (inteligente).

Creați o agendă detaliată:

• Include o listă de subiecte care trebuie acoperite, activități, prezentări și timp alocat fiecăruia.
• Prioritizați cele mai importante subiecte și asigurați -vă că agenda este concisă și ușor de urmat.
• Luați în considerare trimiterea agendei către participanți în avans, astfel încât să se poată pregăti în mod adecvat.

Invitați persoanele potrivite și cele mai calificate:

• Identificați membrii cheie ai echipei de vânzări, managerii și alți părți interesate relevante.
• Luați în considerare structura întâlnirii și cine poate contribui cel mai bine la obiective.

Asigurați -vă participarea activă:

• Promovează un mediu de dialog și colaborare.
• Puneți întrebări, solicitați opinii și încurajați participanții să -și împărtășească ideile și experiențele.
• Luați în considerare activitățile de construire a echipei pentru a consolida coeziunea echipei.

Pregătiți prezentări relevante:

• Utilizați date, diagrame și exemple pentru a vă ilustra punctele.
• Asigurați -vă că prezentarea este antrenantă, ușor de înțeles și relevantă pentru obiectivele de întâlnire.
• Nu prezentați doar informații; Căutați oportunități de a genera dezbateri și discuții.

Urmăriți mai târziu:

• Asigurați-vă că sunt luate note despre deciziile și acțiunile convenite.
• Alocați responsabilități și stabiliți termene pentru urmărirea sarcinilor.
• Evaluează eficacitatea ședinței și face ajustări pentru reuniunile viitoare.

Un ecosistem unde prevalează ineficiența?

„Această întâlnire ar fi putut fi un e -mail.” Această frază, auzită pe holurile de birou, care apare pe căni de cafea și în nenumărate memorii, și pe fețele coechipierilor și profesioniștilor care nu sunt respectați după al șaselea sau al șaptelea apel video al zilei, ar putea fi un motto al epocii moderne.

Era post-pandemică a redefinit parametrii muncii la distanță și cultura corporativă. Noile procese și sistemele testate au permis să se strecoare procese ineficiente, cum ar fi întâlnirile programate pentru discuții inutile sau chiar interacțiunea umană de bază, mai degrabă decât pentru productivitate, unde generarea de valoare și transmiterea către alții este esențială. Acest lucru poate răspunde la marea întrebare: de ce potențialii dvs. clienți nu apar la întâlniri?

Potrivit unui sondaj realizat de firma McKinsey , până în 2023, 61% dintre directori spun că cel puțin jumătate din timpul petrecut în luarea deciziilor , o mare parte din aceasta în întâlniri, a fost ineficientă. Doar 37% dintre respondenți au spus că deciziile organizațiilor lor sunt atât în ​​timp util, cât și de înaltă calitate. Și, într -un alt sondaj, 80% dintre directori au avut în vedere sau au implementat deja modificări ale structurii de întâlnire și cadenței ca răspuns la modalități de evoluție de a lucra prin intermediul unor modele hibride sau 100% la distanță.

„Singurul lucru de pe Pământ care nu vă revine niciodată este calendarul”, a spus autorul de afaceri și elevul McKinsey, Tom Peters. Acest specialist corporativ este un fanatic al gestionării corecte a timpului, recunoscând -o drept cel mai valoros activ astăzi. Gestionarea timpului bun implică gândirea strategică și urmărirea a ceea ce contează cel mai mult.

Având în vedere toate cele de mai sus, este vital să înțelegem ce structuri o întâlnire de vânzări. O întâlnire de succes necesită planificare, comunicare eficientă, participare activă și monitorizare. Recunoscând acești pași, vă puteți asigura că întâlnirea este productivă și ajută echipa de vânzări să își atingă obiectivele.