Cómo estructurar una reunión de ventas: eficiencia y productividad para lograr las conversiones deseadas

Las reuniones son una herramienta esencial para movilizar ideas, fines comerciales e incluso un plan de expansión que involucra a diferentes jugadores en la misma industria. ¿Cuántas veces en la vida y el mundo corporativo hemos escuchado o pronunciado la frase, "deberíamos tomar un café"? Esta conexión refleja un espacio que brinda permanentemente la oportunidad de fortalecer los lazos, alinear las expectativas y cerrar los acuerdos. Pero más allá de estas buenas intenciones, debe haber preparación y una forma apropiada de estructurar reuniones de negocios.

Lo anterior deja en claro que, en las ventas, las reuniones son cruciales para cualquier plan de ventas y para los procesos diarios que representan. Son una plataforma para que el equipo debate, presente, discute y comparte progreso, estrategias y desafíos. Además, las reuniones efectivas pueden ayudar a aumentar la motivación, la colaboración y el desempeño de un área de trabajo y sus indicadores de gestión: aumento de clientes potenciales, conversiones ajustadas y crecientes ventas en línea.

Sin embargo, planificar reuniones de manera correcta y precisa, estructurar fases y definir un propósito le permitirá conectarse mejor con los participantes, sus intereses y necesidades. Es esencial estructurar y realizar reuniones efectivas que mantengan a todos los interesados, informados y motivados. Aún más cuando los niveles de atención y concentración de hoy oscilan entre 20 y 45 minutos. El tiempo suficiente para promover una idea, una propuesta y lograr objetivos claros.

La relevancia es un elemento clave para comprender cómo estructurar las reuniones de negocios

Además de ser crucial para el éxito y la clara posibilidad de lograr los objetivos de ventas, estas reuniones van más allá de la socialización del progreso, las estrategias y los desafíos; Son esenciales porque generan colaboración, identifican y abordan posibles obstáculos, amenazas y desafíos a corto y mediano plazo, y al mismo tiempo, refuerzan la motivación y aseguran que todos estén alineados para lograr lo que en el mundo de los negocios se conoce como "ganar-ganar"

Dependiendo del sector y las necesidades, una reunión de ventas puede estructurarse en función de los objetivos de diferentes áreas o en lo que la compañía está buscando a nivel global, en función de su negocio principal. Para darle a la marca y ser más productivo como equipo, el moderador o facilitador de estas reuniones es crucial porque deben recibir las contribuciones, los comentarios y los desafíos planteados por el equipo, para optimizar estos espacios y elegir los puntos clave para concentrarse.

Pero la buena noticia es que con la cantidad correcta de planificación, una clara alineación a través de la revisión de las métricas de rendimiento y el enfoque correcto (como se mencionó anteriormente), estas reuniones pueden convertirse en sesiones productivas, enfocadas y atractivas que agregan valor al equipo, establecen objetivos alcanzables, aclaran los próximos pasos y preparan salamenes para el momento "real" cuando necesitan generar necesidades en un prospecto o cierre.

Instrucciones paso a paso para estructurar una reunión de ventas efectiva

Definir objetivos claros, crear una agenda detallada pero concreta, invitar e involucrar a las personas adecuadas (aquellos que pueden agregar el mayor valor al proceso) y luego garantizar la participación activa de todos los asistentes son pilares clave para lograr una estructura de reunión de negocios eficiente y productiva. También es parte de lo que los especialistas en el campo saben como: psicología de una gran reunión de ventas . Y como complemento de esto, la preparación de presentaciones relevantes y hacer un seguimiento posterior puede garantizar una gran parte del éxito:

Definir objetivos claros:

• ¿Qué quieres lograr con cada reunión? ¿Discutir estrategias, analizar resultados, capacitar a su equipo o lanzar un nuevo producto?
• Defina objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y vinculados en el tiempo (inteligente).

Crea una agenda detallada:

• Incluye una lista de temas para cubrir, actividades, presentaciones y tiempo asignados a cada uno.
• Priorice los temas más importantes y asegúrese de que la agenda sea concisa y fácil de seguir.
• Considere enviar la agenda a los participantes con anticipación para que puedan prepararse adecuadamente.

Invite a las personas correctas y más calificadas:

• Identifique miembros clave del equipo de ventas, gerentes y otras partes interesadas relevantes.
• Considere la estructura de la reunión y quién puede contribuir mejor a los objetivos.

Asegurar la participación activa:

• Promueve un entorno de diálogo y colaboración.
• Haga preguntas, solicite opiniones y aliente a los asistentes a compartir sus ideas y experiencias.
• Considere las actividades de construcción del equipo para fortalecer la cohesión del equipo.

Prepare presentaciones relevantes:

• Use datos, cuadros y ejemplos para ilustrar sus puntos.
• Asegúrese de que la presentación sea atractiva, fácil de entender y relevante para los objetivos de la reunión.
• No solo presente información; Busque oportunidades para generar debate y discusión.

Seguimiento más tarde:

• Asegúrese de que se tomen notas de las decisiones y las acciones acordadas.
• Asigne responsabilidades y establezca plazos para el seguimiento de la tarea.
• Evalúe la efectividad de la reunión y realice ajustes para futuras reuniones.

¿Un ecosistema donde prevalece la ineficiencia?

"Esta reunión podría haber sido un correo electrónico". Esa frase, escuchada en los pasillos de la oficina, que aparece en tazas de café y en innumerables memes, y en los rostros de compañeros de equipo y profesionales desprevenidos después de la sexta o séptima llamada de video del día, podría ser un lema de la era moderna.

La era posterior a la pandemia redefinió los parámetros del trabajo remoto y la cultura corporativa. Los nuevos procesos y los sistemas no probados permitieron que los procesos ineficientes se arrastraran, como las reuniones programadas para discusiones innecesarias o incluso la interacción humana básica, en lugar de la productividad, donde generar valor y transmisión a otros es esencial. Esto puede responder a la gran pregunta: ¿por qué no se presentan sus clientes potenciales en las reuniones?

Según una encuesta realizada por la firma McKinsey , para 2023, el 61% de los ejecutivos dicen que al menos la mitad del tiempo dedicado a tomar decisiones , en gran parte en las reuniones, era ineficaz. Solo el 37% de los encuestados dijo que las decisiones de sus organizaciones eran oportunas y de alta calidad. Y, en otra encuesta, el 80% de los ejecutivos estaban considerando o ya implementando cambios en la estructura y la cadencia de reuniones en respuesta a formas evolucionadas de trabajar a través de modelos híbridos o 100% remotos.

"Lo único en la Tierra que nunca te miente es el calendario", dijo el autor de negocios y ex alumno de McKinsey, Tom Peters. Este especialista corporativo es un fanático sobre la gestión adecuada del tiempo, reconociendolo como el activo más valioso en la actualidad. La buena gestión del tiempo implica el pensamiento estratégico y la búsqueda de lo que más importa.

Dado todo lo anterior, es vital comprender qué estructuras una reunión de ventas. Una reunión exitosa requiere planificación, comunicación efectiva, participación activa y seguimiento. Al reconocer estos pasos, puede asegurarse de que la reunión sea productiva y ayuda al equipo de ventas a alcanzar sus objetivos.