Memprioritaskan risiko dalam manajemen proyek

Meluncurkan teknologi TI baru di organisasi Anda mengharuskan Anda merencanakan, mengatur, dan menetapkan tanggung jawab yang sesuai. Salah satu aspek terpenting dalam proyek implementasi TI adalah penilaian risiko.

Baik Anda sedang mengembangkan perangkat lunak, menerapkan komputasi awan, atau meningkatkan jaringan, Anda harus melakukan prioritas risiko untuk meningkatkan efisiensi.

Apa itu Manajemen proyek dalam teknologi informasi?

Manajemen proyek memastikan bahwa Anda memiliki tujuan yang jelas, pemantauan, rencana implementasi, penganggaran, dan eksekusi bebas kesalahan. Sebagai manajer proyek, Anda harus memastikan bahwa ada komunikasi yang efektif dalam tim Anda untuk memastikan keberhasilan implementasi. Jika tidak dipikirkan dengan matang, maka teknologi TI dapat membuat sistem organisasi Anda berisiko!

Bagaimana Identifikasi Risiko Dapat Merampingkan Proyek TI Anda

Identifikasi risiko awal akan membantu Anda mengidentifikasi di mana proyek berada dalam tujuan bisnis organisasi Anda. Risiko adalah segala sesuatu yang berpotensi berdampak negatif atau positif terhadap proyek Anda. Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak semua risiko akan berdampak buruk pada proyek Anda. Juga, suatu kegiatan dapat memiliki efek negatif dan positif. Misalnya, penyelesaian proyek lebih awal akan menghasilkan pengurangan anggaran tetapi juga dapat mempengaruhi efisiensi pelatihan. Dalam risiko TI jatuh dalam kategori yang berbeda termasuk:

Risiko dalam Eksekusi

Meskipun perencanaan itu penting, Anda perlu memastikan bahwa fase eksekusi berhasil karena ini adalah fase paling penting dari keseluruhan proses implementasi. Risiko pada fase ini meliputi ketersediaan sumber daya, resistensi internal, dan komitmen pemangku kepentingan.

Risiko dalam Integrasi

Saat mengimplementasikan proyek TI, ada risiko bahwa itu tidak akan bekerja dengan baik dengan perangkat lunak yang ada yang dapat mengganggu.

Risiko yang Tidak Diketahui

Proyek TI dapat menyebabkan banyak kemungkinan yang tidak diinginkan. Anda dapat mengurangi masalah ini dengan mengamati apa yang terjadi pada proyek serupa lainnya di organisasi lain.

Cara untuk mengidentifikasi potensi risiko

Mengidentifikasi risiko adalah langkah penting pertama dalam menguranginya. Risiko keamanan siber dapat berkembang dari pengguna dan tidak hanya dari proyek TI itu sendiri. Ini membuatnya perlu untuk memasukkan strategi prioritas risiko sejak awal.

Risiko Kontrol

Sebelum Anda mengadopsi teknologi baru untuk meningkatkan lingkungan kerja di organisasi Anda, Anda perlu meninjau potensi risiko yang dibawa oleh proyek semacam itu. Jika Anda memilih untuk menggunakan teknologi yang belum teruji, maka Anda harus siap menghadapi berbagai kerentanan yang tidak diketahui. Pastikan Anda memahami kelemahan proyek TI Anda sejak dini. Beberapa risiko yang harus dinilai antara lain:

• Keamanan jaringan
• Aplikasi keamanan web
• Server Nama Domain (DNS)
• alamat IP
• Perangkat lunak perusak/ Ransomware

Risiko Pengguna/ Fungsionalitas

Pengguna akhir dapat meningkatkan risiko. Fungsionalitas proyek harus memenuhi kebutuhan organisasi. Beberapa risiko yang mungkin timbul dalam fungsionalitas antara lain:

• Tingkat adopsi
• Akses/otorisasi pengguna
• Pelatihan
• Aplikasi keamanan web

Risiko arsitektur sistem

Menambahkan aplikasi baru ke dalam sistem organisasi Anda dapat menciptakan peluang bagi individu jahat untuk mengakses informasi yang tidak sah. Selama pelaksanaan proyek, Anda perlu memikirkan risiko yang terkait dengan penambahan koneksi baru ke sistem TI Anda. Beberapa risiko yang harus dievaluasi meliputi:

• Kualitas asuransi
• Keamanan vendor
• Penyelesaian masalah
• Ketergantungan antardepartemen
• Antarmuka sistem
• Enkripsi
• Masukan/keluaran sistem
• Perlindungan informasi sisa

Risiko Kinerja

Ada risiko bahwa hasil akhir proyek tidak akan memenuhi harapan awal para pemangku kepentingan dalam organisasi. Beberapa risiko yang harus dievaluasi meliputi:

• Kontrol keamanan
• Riwayat kinerja masa lalu
• Pelatihan karyawan

Membuat Penilaian Dampak Risiko

Setelah mengidentifikasi risiko, perlu untuk meninjau kemungkinan risiko yang akan terjadi dan konsekuensi yang dihasilkan.

Dampak Risiko

Ini melibatkan tinjauan kualitatif dan kuantitatif. Peningkatan bisnis di organisasi Anda bersifat kualitatif sedangkan implikasi biaya bersifat kualitatif.

Probabilitas Risiko

Sementara beberapa proyek mungkin berisiko tinggi, risikonya mungkin memiliki kemungkinan kecil untuk terjadi. Kemungkinan terjadinya harus ditinjau baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Anda dapat mengevaluasi dengan membuat grafik dari tinggi ke rendah. Anda perlu mempertimbangkan ini saat membuat keputusan.

Bagan Penilaian Dampak Risiko

Setelah Anda mengetahui risiko yang terlibat, konsekuensinya, dan kemungkinan terjadinya, Anda harus membuat bagan untuk memberikan wawasan tentang mitigasi, transfer, penerimaan, atau penolakan risiko.

Proses manajemen risiko

Ketika Anda memiliki strategi penilaian dampak risiko yang ideal, Anda dengan mudah memutuskan apakah akan menerima atau menolak risiko dalam proyek TI. Jika Anda mempertimbangkan risiko terhadap manfaatnya, maka Anda harus dapat memilih opsi yang menawarkan lebih banyak keuntungan bagi bisnis Anda.

Ketika Anda memprioritaskan risiko, Anda perlu memastikan akurasi untuk mencegah informasi yang menyesatkan. Selama proses tersebut, Anda harus menilai risiko tinggi dan kemungkinan terjadinya yang tinggi sebelum implementasi. Anda dapat mengadopsi berbagai aplikasi teknologi untuk membantu Anda menilai kemungkinan terjadinya sehingga menjamin akurasi. Aspek mendasar adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki rencana manajemen risiko yang rumit. Meskipun prosesnya rumit, Anda hanya perlu menerapkan teknologi untuk menilai risiko atas nama Anda!

Catatan editor: Ken Lynch adalah veteran startup perangkat lunak perusahaan, yang selalu terpesona dengan apa yang mendorong pekerja untuk bekerja dan bagaimana membuat pekerjaan lebih menarik. Ken mendirikan Timbal Balik untuk mengejar hal itu.

Dia telah mendorong kesuksesan Reciprocity dengan tujuan berbasis misi ini untuk melibatkan karyawan dengan tata kelola TI, risiko, dan tujuan kepatuhan perusahaan mereka untuk menciptakan warga perusahaan yang lebih berpikiran sosial. Ken memperoleh gelar BS di bidang Ilmu Komputer dan Teknik Elektro dari MIT.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• 3 cara teknologi telah mengubah dunia manajemen proyek
• Keuntungan dari perangkat lunak manajemen proyek
• Perangkap perangkat lunak manajemen proyek yang harus dihindari