จัดลำดับความสำคัญความเสี่ยงในการจัดการโครงการ

การเปิดตัวเทคโนโลยีไอทีใหม่ในองค์กรของคุณต้องการให้คุณวางแผน จัดระเบียบ และมอบหมายความรับผิดชอบตามนั้น ประเด็นที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในโครงการดำเนินการด้านไอทีคือการประเมินความเสี่ยง

ไม่ว่าคุณจะกำลังพัฒนาซอฟต์แวร์ ใช้งานคลาวด์คอมพิวติ้ง หรืออัพเกรดเครือข่าย คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

การบริหารโครงการในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศคืออะไร?

การจัดการโครงการทำให้มั่นใจว่าคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจน การติดตามตรวจสอบ แผนการดำเนินงาน การจัดทำงบประมาณ และการดำเนินการที่ปราศจากข้อผิดพลาด ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานจะประสบความสำเร็จ หากไม่คิดให้ดี เทคโนโลยีไอทีอาจทำให้ระบบขององค์กรของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงได้!

การระบุความเสี่ยงสามารถปรับปรุงโครงการไอทีของคุณได้อย่างไร

การระบุความเสี่ยงเบื้องต้นจะช่วยคุณระบุตำแหน่งที่โครงการอยู่ในวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กรของคุณ ความเสี่ยงคือสิ่งที่มีโอกาสที่จะส่งผลในทางลบหรือเชิงบวกต่อโครงการของคุณ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องทราบว่าไม่ใช่ความเสี่ยงทั้งหมดที่จะส่งผลเสียต่อโครงการของคุณ นอกจากนี้ กิจกรรมอาจมีผลทั้งด้านลบและด้านบวก ตัวอย่างเช่น โครงการที่เสร็จสิ้นก่อนกำหนดจะส่งผลให้งบประมาณลดลง แต่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการฝึกอบรมได้เช่นกัน ในความเสี่ยงด้านไอทีแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ได้แก่ :

ความเสี่ยงในการดำเนินการ

แม้ว่าการวางแผนจะมีความสำคัญ คุณต้องแน่ใจว่าขั้นตอนการดำเนินการนั้นประสบความสำเร็จ เนื่องจากเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการดำเนินการทั้งหมด ความเสี่ยงในระยะนี้รวมถึงความพร้อมของทรัพยากร การต่อต้านภายใน และความมุ่งมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ความเสี่ยงในการบูรณาการ

เมื่อดำเนินโครงการด้านไอที มีความเสี่ยงที่จะทำงานได้ไม่ดีกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ซึ่งอาจก่อกวนได้

ความเสี่ยงของสิ่งที่ไม่รู้จัก

โครงการไอทีสามารถนำไปสู่เหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์มากมาย คุณสามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้โดยสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นกับโครงการอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันในองค์กรอื่น

วิธีการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

การระบุความเสี่ยงเป็นขั้นตอนแรกสำคัญในการบรรเทาความเสี่ยง ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์สามารถพัฒนาได้จากผู้ใช้และไม่ใช่เฉพาะโครงการไอทีเท่านั้น ทำให้จำเป็นต้องรวมกลยุทธ์การจัดลำดับความสำคัญความเสี่ยงตั้งแต่เริ่มแรก

ควบคุมความเสี่ยง

ก่อนที่คุณจะนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้เพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานในองค์กรของคุณ คุณต้องทบทวนความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากโครงการดังกล่าว หากคุณเลือกที่จะใช้เทคโนโลยีที่ยังไม่ทดสอบ คุณก็ควรพร้อมที่จะจัดการกับช่องโหว่ที่ไม่รู้จักมากมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจจุดอ่อนของโครงการไอทีของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ความเสี่ยงบางประการในการประเมิน ได้แก่:

• ความปลอดภัยของเครือข่าย
• แอปพลิเคชั่นรักษาความปลอดภัยเว็บ
• เซิร์ฟเวอร์ชื่อโดเมน (DNS)
• ที่อยู่ IP
• มัลแวร์/แรนซัมแวร์

ความเสี่ยงของผู้ใช้/การทำงาน

ผู้ใช้ปลายทางสามารถเพิ่มความเสี่ยงได้ การทำงานของโครงการควรตอบสนองความต้องการขององค์กร ความเสี่ยงบางประการที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงาน ได้แก่:

• อัตราการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
• การเข้าถึงผู้ใช้/การให้สิทธิ์
• การฝึกอบรม
• แอปพลิเคชั่นรักษาความปลอดภัยเว็บ

ความเสี่ยงด้านสถาปัตยกรรมระบบ

การเพิ่มแอปพลิเคชันใหม่ลงในระบบขององค์กรของคุณ สามารถสร้างโอกาสให้บุคคลที่เป็นอันตรายเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ ในระหว่างการดำเนินโครงการ คุณจำเป็นต้องคำนึงถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มการเชื่อมต่อใหม่ให้กับระบบไอทีของคุณ ความเสี่ยงบางประการในการประเมิน ได้แก่:

• การประกันคุณภาพ
• ความปลอดภัยของผู้ขาย
• การแก้ปัญหา
• การพึ่งพาระหว่างแผนก
• อินเทอร์เฟซระบบ
• การเข้ารหัส
• อินพุต/เอาต์พุตของระบบ
• การป้องกันข้อมูลตกค้าง

ความเสี่ยงด้านประสิทธิภาพ

มีความเสี่ยงที่ผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการจะไม่เป็นไปตามความคาดหวังดั้งเดิมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กร ความเสี่ยงบางประการในการประเมิน ได้แก่:

• การควบคุมความปลอดภัย
• ประวัติผลงานที่ผ่านมา
• การฝึกอบรมพนักงาน

การสร้างการประเมินผลกระทบความเสี่ยง

หลังจากระบุความเสี่ยงแล้ว จำเป็นต้องทบทวนโอกาสที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นและผลที่ตามมา

ผลกระทบของความเสี่ยง

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการทบทวนเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ การปรับปรุงธุรกิจในองค์กรของคุณนั้นมีคุณภาพในขณะที่ต้นทุนนั้นอยู่ในเชิงคุณภาพ

ความน่าจะเป็นของความเสี่ยง

แม้ว่าบางโครงการอาจมีความเสี่ยงสูง แต่ความเสี่ยงอาจมีความเป็นไปได้ต่ำที่จะเกิดขึ้น ควรทบทวนความน่าจะเป็นของเหตุการณ์ทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ คุณสามารถประเมินได้โดยการสร้างแผนภูมิจากสูงไปต่ำ คุณต้องพิจารณาสิ่งเหล่านี้เมื่อตัดสินใจ

แผนภูมิการประเมินผลกระทบความเสี่ยง

เมื่อคุณทราบความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ผลที่ตามมา และโอกาสที่จะเกิดขึ้น คุณควรจัดทำแผนภูมิเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการบรรเทา โอน การยอมรับ หรือการปฏิเสธความเสี่ยง

กระบวนการบริหารความเสี่ยง

เมื่อคุณมีกลยุทธ์การประเมินผลกระทบความเสี่ยงที่เหมาะสม คุณจะตัดสินใจได้อย่างง่ายดายว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธความเสี่ยงในโครงการไอที หากคุณชั่งน้ำหนักความเสี่ยงต่อผลประโยชน์ คุณควรเลือกตัวเลือกที่ให้ข้อได้เปรียบแก่ธุรกิจของคุณมากกว่า

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง คุณต้องรับรองความถูกต้องเพื่อป้องกันข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิด ในระหว่างกระบวนการ คุณควรประเมินความเสี่ยงสูงและโอกาสเกิดเหตุการณ์สูงก่อนดำเนินการ คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อช่วยในการประเมินแนวโน้มที่จะเกิด ซึ่งรับประกันความถูกต้อง สิ่งสำคัญพื้นฐานคือต้องแน่ใจว่าคุณมีแผนการจัดการความเสี่ยงอย่างละเอียดถี่ถ้วน แม้ว่ากระบวนการจะซับซ้อน คุณเพียงแค่ต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อประเมินความเสี่ยงในนามของคุณ!

หมายเหตุจากบรรณาธิการ: Ken Lynch เป็นผู้เชี่ยวชาญในการเริ่มต้นซอฟต์แวร์ระดับองค์กร ผู้หลงใหลในสิ่งที่ผลักดันให้พนักงานทำงานและวิธีทำให้งานมีส่วนร่วมมากขึ้น Ken ก่อตั้ง Reciprocity เพื่อไล่ตามสิ่งนั้น

เขาได้ขับเคลื่อนความสำเร็จของ Reciprocity ด้วยเป้าหมายตามภารกิจในการมีส่วนร่วมกับพนักงานด้วยเป้าหมายการกำกับดูแลด้านไอที ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัท เพื่อสร้างพลเมืององค์กรที่มีใจรักในสังคมมากขึ้น เคนสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์และวิศวกรรมไฟฟ้าจาก MIT

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• 3 วิธีที่เทคโนโลยีเปลี่ยนโลกของการจัดการโครงการ
• ข้อดีของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
• กับดักซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ควรหลีกเลี่ยง