Los mejores métodos para elegir una fotocopiadora

Entonces, ha tenido la misma copiadora en su lugar de trabajo durante muchos años, es lenta, hay más atascos de papel de los que desea contar y es hora de explorar sus opciones. Sin embargo, hay tantas opciones para sopesar, pero ya está considerando su inversión a largo plazo y qué opciones se adaptan mejor a sus necesidades.

Con tantas cosas a tener en cuenta, es casi como si estuviera comprando un automóvil nuevo para la oficina. ¿Debo ir por usado o nuevo? ¿Necesitamos color o monocromo? ¿Debo alquilar, arrendar o comprar? Que modelo o marca? Puede parecer abrumador al principio, pero con un poco de investigación y ayuda, serás un profesional en muy poco tiempo.

Es importante comprar una fotocopiadora de alta calidad que satisfaga las necesidades de su oficina, pero es fácil quedar sorprendido por los nuevos modelos y asumir que los costosos son mejores en funcionalidad que los económicos.

Antes de profundizar en el tema, primero comprendamos por qué las empresas necesitan fotocopiadoras a pesar de la era digital:

Razones por las que las oficinas necesitan fotocopiadoras

En la era digital actual, muchas personas se preguntan si podrán sobrevivir sin una fotocopiadora. Piensan que debido a que la mayoría del papeleo ahora es digital, la nube y las computadoras servirán cuando se trata de compartir información. Si bien esto puede ser cierto hasta cierto punto, no significa que las oficinas ya no necesiten fotocopiadoras. Todavía hay muchas razones por las que las oficinas necesitan fotocopiadoras:

• Algunas personas no se conectan a la nube, al correo electrónico ni a Internet tanto como otras. Por lo tanto, siempre es una buena idea tener la capacidad de imprimir documentos electrónicos para aquellos que prefieren copias impresas.
• La nube no puede hacerlo todo todavía. En consecuencia, es aún más práctico imprimir copias.
• Si bien todos tienen sus manos alrededor de sus tabletas y teléfonos, algunas personas aún prefieren la sensación del papel en sus manos. Con las fotocopiadoras, los clientes agradecerán la opción de tener algo tangible.
• Es cierto que las firmas digitales se están volviendo populares rápidamente, pero para muchas empresas se necesita una firma original, y solo puede hacerlo con copias impresas de documentos.

Para ayudarlo a abrirse camino en el mundo de las fotocopiadoras, aquí hay una recopilación de los mejores enfoques para elegir una fotocopiadora:

Evaluar las funciones indispensables

Para empezar, tenga en cuenta las necesidades de impresión de sus trabajadores al seleccionar la mejor fotocopiadora para su lugar de trabajo. ¿Es su empresa un negocio de impresión intensiva que casi nunca utiliza las funciones de fax, copia y escaneo? ¿O su negocio depende de todas estas características para operar de manera efectiva en el día a día?

Las funciones como el envío de faxes, el escaneo y la impresión pueden ser características valiosas, pero si las copias son una necesidad para las empresas, su búsqueda debe comenzar con un enfoque en un dispositivo multifuncional (MFD) que ofrezca copias de alta calidad; una vez que tenga las funciones requeridas, puede comenzar a explorar otras funciones opcionales.

Volumen de copia e impresión

Uno de los factores más importantes a tener en cuenta es obvio: cuánto se utilizará la fotocopiadora. Calcula el número de páginas mensuales que la fotocopiadora puede producir y para qué se utilizará. Esto ayudará a decidir si necesitará una fotocopiadora a color o en blanco y negro, el tamaño de su bandeja de capacidad y el tamaño de la copiadora.

Mejoras en el flujo de trabajo

A la hora de elegir la mejor fotocopiadora para tu startup, también debes calcular su capacidad para mejorar el flujo de trabajo en tu lugar de trabajo. En muchas oficinas, la mayoría de los trabajadores dependen de un dispositivo para escanear documentos, hacer copias, imprimir trabajos y más.

En tales entornos, necesita una máquina que pueda realizar múltiples funciones simultáneamente. Esto ayuda a optimizar el flujo de trabajo y mejora la productividad. Por lo tanto, tómese el tiempo para examinar su flujo de trabajo y averiguar si su nueva copiadora puede brindarle alguna oportunidad de mejora.

El resultado para su lugar de trabajo, cuando se elige la fotocopiadora incorrecta, puede ser un retraso en los proyectos. Si la copiadora no puede realizar trabajos de acuerdo con las necesidades de su oficina, provocará un flujo de trabajo ineficiente.

Eficiencia energética

La selección de una fotocopiadora de bajo consumo le ahorra una cantidad considerable de dinero en facturas de servicios públicos al mismo tiempo que reduce el daño medioambiental que conlleva un alto consumo de energía. La fotocopiadora también se mantiene más fría mientras funciona, por lo que no aumenta la temperatura de la oficina durante el uso frecuente.

Espacio

Según el tamaño de su oficina, es posible que tenga una cantidad limitada de espacio disponible para sus fotocopiadoras o impresoras láser. Sin embargo, si tiene el espacio adecuado o incluso una sala de impresión reservada, puede optar por algo más grande y mejor.

Control S

Los controles de la copiadora afectan la facilidad de uso de la copiadora. Seleccione una copiadora con controles simples que permitan a los usuarios en el lugar de trabajo comprender cómo ejecutar todas las funciones. Compruebe las pantallas de la fotocopiadora y pruebe los controles. Pruebe diferentes funciones para averiguar si es problemático cambiar de una a otra.

Costo total de la propiedad

Lo primero que su empresa debe tener en cuenta al seleccionar una fotocopiadora es el costo. Aunque debe buscar fotocopiadoras que se ajusten a su presupuesto, no puede concentrarse únicamente en el precio minorista. Todas las máquinas vienen con un costo total de propiedad único. Además del costo del hardware en sí, su empresa también debe considerar la eficiencia de la copiadora, el costo de los suministros y los servicios.

Para la mayoría de las empresas, el arrendamiento de fotocopiadoras tiene mucho más sentido económico que la compra directa del equipo de oficina. De hecho, la mayoría de las empresas optan por arrendar fotocopiadoras en lugar de comprar una debido a la gran cantidad de buenas ventajas comerciales. Esta guía completa para arrendar fotocopiadoras lo ayudará a comprender los beneficios clave de la financiación de arrendamiento.

Conclusión

Hacer una fotocopiadora es una inversión bastante grande, por lo que tener una lista de las cosas que puede necesitar le ayudará cuando compre una fotocopiadora. El último consejo es recordar que la mayoría de las empresas de confianza ofrecerán buenos consejos sobre qué fotocopiadoras elegir y, para mayor tranquilidad, optar por un proveedor autorizado de la marca de fotocopiadoras que desea comprar o arrendar .

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