Pendekatan terbaik untuk memilih mesin fotokopi

Jadi, Anda telah memiliki mesin fotokopi yang sama di tempat kerja Anda selama bertahun-tahun, itu lamban, ada lebih banyak kertas macet daripada yang ingin Anda hitung dan inilah saatnya untuk mengeksplorasi pilihan Anda. Namun, ada begitu banyak pilihan untuk dipertimbangkan, tetapi Anda sudah mempertimbangkan investasi jangka panjang Anda dan opsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dengan begitu banyak hal yang harus dipertimbangkan, Anda seolah-olah membeli mobil baru untuk kantor. Haruskah saya pergi untuk bekas atau baru? Apakah kita membutuhkan warna atau monokrom? Haruskah saya menyewa, menyewakan, atau membeli? Model atau merek yang mana? Ini mungkin tampak sangat berlebihan pada awalnya, tetapi dengan sedikit riset dan bantuan, Anda akan menjadi profesional dalam waktu singkat.

Penting untuk membeli mesin fotokopi berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan kantor Anda, tetapi mudah untuk dibutakan oleh model-model baru dan menganggap bahwa yang mahal lebih baik fungsionalitasnya daripada yang murah.

Sebelum masuk lebih jauh ke topik ini, mari kita pahami dulu mengapa bisnis membutuhkan mesin fotokopi meskipun di era digital:

Alasan Kantor Membutuhkan Mesin Fotokopi

Di era digital saat ini, banyak orang bertanya-tanya apakah mereka dapat bertahan hidup tanpa mesin fotokopi. Mereka mengira karena sebagian besar dokumen sekarang digital, cloud dan komputer akan melakukannya ketika bermuara pada berbagi info. Meskipun ini mungkin benar sampai batas tertentu, itu tidak berarti bahwa kantor tidak membutuhkan mesin fotokopi lagi. Masih banyak alasan mengapa kantor membutuhkan mesin fotokopi:

• Beberapa individu tidak menghubungkan diri mereka ke cloud, email, dan Internet seperti yang dilakukan orang lain. Jadi, selalu merupakan ide yang baik untuk memiliki kemampuan untuk mencetak dokumen elektronik bagi mereka yang lebih menyukai hard copy.
• Cloud belum bisa melakukan semuanya. Akibatnya, masih lebih praktis untuk mencetak salinan.
• Sementara semua orang memiliki tangan di sekitar tablet dan ponsel mereka, beberapa orang masih lebih suka merasakan kertas di tangan mereka. Dengan mesin fotokopi, klien akan berterima kasih atas pilihan untuk memiliki sesuatu yang nyata.
• Diakui, tanda tangan digital dengan cepat menjadi populer, tetapi bagi banyak bisnis, tanda tangan asli diperlukan, dan Anda hanya dapat melakukannya dengan salinan dokumen yang dicetak.

Untuk membantu Anda bermanuver melalui dunia mesin fotokopi, berikut adalah kompilasi dari pendekatan terbaik untuk memilih mesin fotokopi:

Menilai Fungsi yang Sangat Diperlukan

Pertama-tama, pertimbangkan kebutuhan pencetakan pekerja Anda saat memilih mesin fotokopi terbaik untuk tempat kerja Anda. Apakah perusahaan Anda merupakan bisnis berat cetak yang hampir tidak pernah menggunakan fitur faks, fotokopi, dan pemindaian? Atau apakah bisnis Anda bergantung pada semua fitur ini untuk beroperasi secara efektif setiap hari?

Fungsi seperti faks, pemindaian, dan pencetakan, mungkin merupakan fitur yang berharga, tetapi jika salinan diperlukan untuk bisnis, pencarian Anda harus dimulai dengan fokus pada perangkat multifungsi (MFD) yang menawarkan kualitas salinan tinggi; setelah Anda memiliki fitur yang diperlukan, Anda dapat mulai menjelajahi fitur opsional lainnya.

Salin dan Cetak Volume

Salah satu faktor terpenting yang harus dipertimbangkan adalah faktor yang jelas: berapa banyak mesin fotokopi yang akan digunakan. Hitung jumlah halaman setiap bulan yang dapat dihasilkan oleh mesin fotokopi dan akan digunakan untuk apa. Ini akan membantu memutuskan apakah Anda akan membutuhkan mesin fotokopi berwarna atau hitam putih, ukuran baki kapasitasnya dan seberapa besar mesin fotokopi itu.

Peningkatan alur kerja

Saat memilih mesin fotokopi terbaik untuk startup Anda, Anda juga harus menghitung kapasitasnya untuk meningkatkan alur kerja di tempat kerja Anda. Di banyak kantor, mayoritas pekerja bergantung pada satu perangkat untuk memindai dokumen, membuat salinan, mencetak pekerjaan, dan banyak lagi.

Dalam lingkungan seperti itu, Anda memerlukan mesin yang dapat melakukan banyak fungsi secara bersamaan. Ini membantu merampingkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Jadi, luangkan waktu untuk memeriksa alur kerja Anda dan cari tahu apakah mesin fotokopi baru Anda dapat memberikan peluang peningkatan.

Hasil untuk tempat kerja Anda, ketika mesin fotokopi yang salah dipilih, dapat menjadi penundaan proyek. Jika mesin fotokopi tidak dapat melakukan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda, itu akan menyebabkan alur kerja yang tidak efisien.

Efisiensi energi

Memilih mesin fotokopi hemat energi menghemat banyak uang untuk tagihan listrik sekaligus mengurangi kerusakan lingkungan yang diakibatkan oleh konsumsi energi yang tinggi. Mesin fotokopi juga tetap lebih dingin saat bekerja, sehingga tidak ada peningkatan suhu kantor saat sering digunakan.

Ruang angkasa

Tergantung pada ukuran kantor Anda, Anda mungkin terbatas pada jumlah ruang yang tersedia untuk mesin fotokopi atau printer laser Anda. Namun, jika Anda memiliki ruang yang cukup atau bahkan ruang pencetakan yang dipesan, Anda dapat memilih sesuatu yang lebih besar dan lebih baik.

Kontrol

Kontrol mesin fotokopi mempengaruhi seberapa mudahnya menggunakan mesin fotokopi. Pilih mesin fotokopi dengan kontrol sederhana yang memungkinkan pengguna di tempat kerja memahami cara menjalankan semua fungsi. Periksa tampilan pada mesin fotokopi dan uji kontrolnya. Coba fungsi yang berbeda untuk mengetahui apakah bermasalah untuk beralih dari satu ke yang lain.

Total Biaya Kepemilikan

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan bisnis Anda saat memilih mesin fotokopi adalah biaya. Meskipun Anda harus melihat mesin fotokopi yang sesuai dengan anggaran Anda, Anda tidak bisa hanya fokus pada harga eceran. Semua mesin datang dengan total biaya kepemilikan yang unik. Di luar biaya perangkat keras itu sendiri, bisnis Anda juga harus mempertimbangkan efisiensi mesin fotokopi, biaya persediaan, dan layanan.

Bagi sebagian besar bisnis, penyewaan mesin fotokopi jauh lebih ekonomis daripada membeli peralatan kantor secara langsung. Faktanya, sebagian besar bisnis memilih untuk menyewa mesin fotokopi daripada membeli satu karena banyak keuntungan bisnis yang baik. Panduan komprehensif untuk menyewa mesin fotokopi ini akan membantu Anda memahami manfaat utama dari pembiayaan sewa guna usaha.

Kesimpulan

Mesin fotokopi adalah investasi yang cukup besar untuk dilakukan, jadi memiliki daftar hal-hal yang mungkin Anda perlukan akan membantu saat membeli mesin fotokopi. Tip terakhir adalah untuk diingat bahwa sebagian besar perusahaan tepercaya akan menawarkan saran yang masuk akal tentang mesin fotokopi apa yang harus dipilih dan, untuk ketenangan pikiran tambahan, pilihlah pemasok resmi dari merek mesin fotokopi yang ingin Anda beli atau sewa .

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Bagaimana mengubah perangkat lunak perkantoran favorit Anda menjadi senjata rahasia pemasaran
• Cara mengatur iPhone dan Mac Anda untuk integrasi kantor yang mulus
• Rencana open office harus dimusnahkan, tidak dilengkapi dengan aksesoris wajah
• 3 gadget kantor yang berfokus pada kesehatan yang mutlak harus Anda miliki
• Daftar Lengkap Peralatan Kantor dan Gadget