Лучшие подходы к выбору копировальной машины

Опубликовано: 2019-01-20

Итак, у вас уже много лет на рабочем месте стоит один и тот же копировальный аппарат, он тормозит, замятий бумаги больше, чем вы хотите сосчитать, и пришло время изучить ваши варианты. Тем не менее, есть так много вариантов, которые нужно взвесить, но вы уже обдумываете свои долгосрочные инвестиции и какие варианты лучше всего соответствуют вашим потребностям.

Принимая во внимание так много вещей, вы как будто покупаете новый автомобиль для офиса. Должен ли я пойти на подержанный или новый? Нам нужен цвет или монохром? Должен ли я арендовать, арендовать или купить? Какая модель или производитель? Поначалу это может показаться слишком сложным, но после небольшого исследования и помощи вы быстро станете профессионалом.

Важно купить качественный копировальный аппарат, отвечающий потребностям вашего офиса, но легко запутаться в новых моделях и предположить, что дорогие лучше по функциональности, чем недорогие.

Прежде чем углубиться в тему, давайте сначала разберемся, зачем бизнесу нужны копировальные машины, несмотря на цифровую эпоху:

Причины, по которым офисам нужны копировальные машины

В сегодняшнюю цифровую эпоху многие люди задаются вопросом, смогут ли они выжить без ксерокса. Они считают, что, поскольку большая часть бумажной работы сейчас является цифровой, облако и компьютеры подойдут, когда дело дойдет до обмена информацией. Хотя в какой-то степени это может быть правдой, это не означает, что в офисах больше не нужны копировальные аппараты. Есть еще масса причин, по которым офисам нужны копировальные аппараты:

Некоторые люди не подключаются к облаку, электронной почте и Интернету так часто, как другие. Таким образом, всегда полезно иметь возможность распечатывать электронные документы для тех, кто предпочитает печатные копии.
Облако пока не может делать все. Следовательно, все же практичнее печатать копии.
В то время как все держат в руках свои планшеты и телефоны, некоторые люди по-прежнему предпочитают ощущение бумаги в руках. С копировальной техникой клиенты будут благодарны за возможность иметь что-то осязаемое.
Следует признать, что цифровые подписи быстро становятся популярными, но для многих предприятий необходима оригинальная подпись, а сделать это можно только с распечатанными копиями документов.

Чтобы помочь вам сориентироваться в мире фотокопировальных машин, вот подборка лучших подходов к выбору копировальной машины:

Оцените незаменимые функции

Прежде всего, при выборе лучшего копировального аппарата для своего рабочего места рассмотрите потребности ваших работников в печати. Ваша компания активно занимается печатью и почти никогда не использует функции факса, копирования и сканирования? Или ваш бизнес зависит от всех этих функций, чтобы эффективно работать изо дня в день?

Такие функции, как отправка факсов, сканирование и печать, могут быть ценными функциями, но если копии необходимы для бизнеса, ваш поиск должен начинаться с акцента на многофункциональное устройство (МФУ), обеспечивающее высокое качество копирования; когда у вас есть необходимые функции, вы можете начать изучать другие дополнительные функции.

Копирование и печать тома

Один из наиболее важных факторов, который необходимо учитывать, очевиден: сколько будет использоваться копировальный аппарат. Рассчитайте количество страниц в месяц, которые копировальный аппарат может производить, и для чего он будет использоваться. Это поможет решить, нужен ли вам цветной или черно-белый копировальный аппарат, размер его лотка и насколько большим будет копировальный аппарат.

Улучшения рабочего процесса

Выбирая лучший копировальный аппарат для своего стартапа, вы также должны рассчитать его возможности для улучшения рабочего процесса на вашем рабочем месте. Во многих офисах большинство сотрудников используют одно устройство для сканирования документов, копирования, печати заданий и многого другого.

В таких условиях вам нужна машина, которая может выполнять несколько функций одновременно. Это помогает упростить рабочий процесс и повысить производительность. Итак, найдите время, чтобы изучить свой рабочий процесс и выяснить, может ли ваш новый копировальный аппарат предоставить какие-либо возможности для улучшения.

Результатом для вашего рабочего места, когда выбран неправильный копировальный аппарат, может быть задержка проектов. Если копир не может выполнять задания, соответствующие потребностям вашего офиса, это приведет к неэффективному рабочему процессу.

Энергоэффективность

Выбор энергосберегающего фотокопировального аппарата сэкономит вам значительную сумму денег на счетах за коммунальные услуги, а также уменьшит ущерб окружающей среде, связанный с высоким потреблением энергии. Копир также остается прохладнее во время работы, поэтому при частом использовании температура в офисе не повышается.

Космос

В зависимости от размера вашего офиса, вы можете быть ограничены в количестве места, доступного для ваших копиров или лазерных принтеров. Однако, если у вас есть достаточно места или даже зарезервированная комната для печати, вы можете выбрать что-то большее и лучшее.

Элементы управления

Элементы управления копировальным аппаратом влияют на простоту использования копировального аппарата. Выберите копировальный аппарат с простым управлением, который позволит пользователям на рабочем месте понять, как выполнять все функции. Проверьте дисплеи копировального аппарата и проверьте элементы управления. Попробуйте разные функции, чтобы выяснить, не проблематично ли переключиться с одной на другую.

Общая стоимость владения

Первое, что необходимо учитывать при выборе копировального аппарата, — это стоимость. Хотя вы должны смотреть на копировальные аппараты, которые соответствуют вашему бюджету, вы не можете просто сосредоточиться на розничной цене. Все машины имеют уникальную общую стоимость владения. Помимо стоимости самого оборудования, ваш бизнес также должен учитывать эффективность копировального аппарата, стоимость расходных материалов и услуг.

Для большинства предприятий аренда фотокопировальной техники имеет гораздо больший экономический смысл, чем покупка офисного оборудования напрямую. На самом деле, большинство предприятий предпочитают арендовать копировальные аппараты, а не покупать их, из-за множества преимуществ с точки зрения бизнеса. Это подробное руководство по аренде фотокопировальных машин поможет вам понять основные преимущества лизингового финансирования.

Заключение

Копировальный аппарат — это довольно крупная инвестиция, поэтому наличие списка вещей, которые вам могут понадобиться, поможет при покупке копировального аппарата. Последний совет: помните, что большинство заслуживающих доверия компаний дадут разумный совет относительно того, какие копировальные машины выбрать, и, для дополнительного спокойствия, выберите авторизованного поставщика копировальной марки, которую вы хотите купить или взять в аренду .

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.