أفضل الطرق لاختيار آلة التصوير

لذلك ، لديك نفس آلة التصوير في مكان عملك لسنوات عديدة ، فهي بطيئة ، وهناك الكثير من حالات انحشار الورق أكثر مما تهتم بحسابه وقد حان الوقت لاستكشاف الخيارات المتاحة أمامك. ومع ذلك ، هناك العديد من الخيارات التي يجب تقييمها ، لكنك تفكر بالفعل في استثمارك طويل الأجل وأي الخيارات تناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

مع وجود الكثير من الأشياء التي يجب أخذها في الاعتبار ، يبدو الأمر كما لو كنت تشتري سيارة جديدة للمكتب. هل يجب أن أختار مستعملة أم جديدة؟ هل نحن بحاجة إلى لون أم أحادي اللون؟ هل يجب أن أستأجر أم أستأجر أم أشتري؟ أي نموذج أو صنع؟ قد يبدو الأمر مربكًا جدًا في البداية ، ولكن مع القليل من البحث والمساعدة ، ستكون محترفًا في أي وقت من الأوقات.

من المهم شراء آلة نسخ عالية الجودة تفي باحتياجات مكتبك ، ولكن من السهل أن تتجاهل الطرز الجديدة وتفترض أن الطرز باهظة الثمن أفضل في الأداء من تلك الرخيصة.

قبل الخوض في الموضوع ، دعنا أولاً نفهم سبب احتياج الشركات إلى آلات النسخ على الرغم من العصر الرقمي:

أسباب احتياج المكاتب إلى ماكينات تصوير

في العصر الرقمي اليوم ، يتساءل الكثير من الأفراد عما إذا كان بإمكانهم البقاء على قيد الحياة بدون آلة تصوير المستندات. لقد اكتشفوا أن معظم الأعمال الورقية رقمية الآن ، وستعمل السحابة وأجهزة الكمبيوتر عندما تتلخص في مشاركة المعلومات. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا إلى حد ما ، إلا أنه لا يعني أن المكاتب لم تعد بحاجة إلى آلات التصوير. لا يزال هناك الكثير من الأسباب التي تجعل المكاتب بحاجة إلى آلات التصوير:

• بعض الأفراد لا يربطون أنفسهم بالسحابة والبريد الإلكتروني والإنترنت كما يفعل الآخرون. لذلك ، من الجيد دائمًا أن يكون لديك القدرة على طباعة المستندات الإلكترونية لأولئك الذين يفضلون النسخ الورقية.
• لا تستطيع السحابة فعل كل شيء حتى الآن. وبالتالي ، لا يزال من العملي طباعة النسخ.
• بينما يضع الجميع أيديهم حول الأجهزة اللوحية والهواتف ، لا يزال بعض الأشخاص يفضلون ملمس الورق في أيديهم. مع آلات التصوير ، سيكون العملاء ممتنين لخيار الحصول على شيء ملموس.
• من المسلم به أن التوقيعات الرقمية أصبحت شائعة بسرعة ، ولكن بالنسبة للعديد من الشركات ، هناك حاجة إلى توقيع أصلي ، ولا يمكنك القيام بذلك إلا من خلال النسخ المطبوعة من المستندات.

لمساعدتك على المناورة في طريقك عبر عالم آلات التصوير ، إليك مجموعة من أفضل الأساليب لاختيار آلة النسخ:

قيم الوظائف التي لا غنى عنها

بادئ ذي بدء ، ضع في اعتبارك احتياجات الطباعة لعمالك عند اختيار أفضل آلة تصوير لمكان عملك. هل شركتك عبارة عن عمل كثيف الطباعة ولا يكاد يستخدم ميزات الفاكس والنسخ والمسح الضوئي؟ أم أن عملك يعتمد على كل هذه الميزات للعمل بفعالية على أساس يومي؟

قد تكون وظائف مثل الفاكس والمسح الضوئي والطباعة ميزات قيمة ، ولكن إذا كانت النسخ ضرورية للشركات ، فيجب أن يبدأ البحث بالتركيز على جهاز متعدد الوظائف (MFD) يوفر جودة نسخ عالية ؛ بمجرد حصولك على الميزات المطلوبة ، يمكنك البدء في استكشاف الميزات الاختيارية الأخرى.

حجم النسخ والطباعة

أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها هو عامل واضح: مقدار استخدام آلة النسخ. احسب عدد الصفحات التي يمكن أن تنتجها آلة التصوير شهريًا والغرض الذي سيتم استخدامه من أجله. سيساعد ذلك في تحديد ما إذا كنت ستحتاج إلى آلة تصوير مستندات ملونة أو بالأبيض والأسود ، وحجم علبة السعة وكم سيكون حجم آلة التصوير.

تحسينات سير العمل

عند اختيار أفضل آلة تصوير لبدء التشغيل ، يجب عليك أيضًا حساب قدرتها على تحسين سير العمل في مكان عملك. في العديد من المكاتب ، يعتمد غالبية العمال على جهاز واحد لمسح المستندات وعمل نسخ ومهام الطباعة والمزيد.

في مثل هذه البيئات ، تحتاج إلى آلة يمكنها أداء وظائف متعددة في وقت واحد. يساعد هذا في تبسيط سير العمل وتحسين الإنتاجية. لذلك ، خذ الوقت الكافي لفحص سير عملك ومعرفة ما إذا كان بإمكان آلة التصوير الجديدة أن توفر لك أي فرص للتحسين.

يمكن أن تكون النتيجة في مكان عملك ، عندما يتم اختيار آلة نسخ خاطئة ، تعطلًا للمشروعات. إذا لم تتمكن آلة التصوير من أداء وظائف تتوافق مع احتياجات مكتبك ، فسوف يتسبب ذلك في سير عمل غير فعال.

كفاءة الطاقة

يوفر لك اختيار آلة تصوير موفرة للطاقة قدرًا كبيرًا من المال على فواتير الخدمات مع تقليل الأضرار البيئية التي تأتي مع ارتفاع استهلاك الطاقة. تظل آلة التصوير أيضًا أكثر برودة أثناء عملها ، لذلك لا توجد زيادة في درجة حرارة المكتب أثناء الاستخدام المتكرر.

الفراغ

اعتمادًا على حجم مكتبك ، قد تكون محدودًا في مقدار المساحة المتاحة لآلات التصوير أو طابعات الليزر. ومع ذلك ، إذا كان لديك مساحة كافية أو حتى غرفة طباعة محجوزة ، فيمكنك البحث عن شيء أكبر وأفضل.

ضوابط

تؤثر ضوابط آلة التصوير على مدى سهولة استخدام آلة التصوير. حدد آلة تصوير ذات عناصر تحكم بسيطة تتيح للمستخدمين في مكان العمل فهم كيفية تنفيذ جميع الوظائف. تحقق من شاشات العرض على آلة التصوير واختبر عناصر التحكم. جرب وظائف مختلفة لمعرفة ما إذا كان التبديل من واحد إلى آخر يمثل مشكلة.

التكلفة الإجمالية للملكية

أول شيء يحتاج عملك إلى مراعاته عند اختيار آلة تصوير هو التكلفة. على الرغم من أنك يجب أن تنظر إلى آلات النسخ التي تناسب ميزانيتك ، لا يمكنك التركيز فقط على سعر التجزئة. تأتي جميع الآلات بتكلفة إجمالية فريدة للملكية. بعيدًا عن تكلفة الأجهزة نفسها ، يتعين على عملك أيضًا أن يأخذ في الاعتبار كفاءة آلة التصوير وتكلفة التوريدات والخدمات.

بالنسبة لمعظم الشركات ، يعتبر تأجير آلات التصوير أكثر منطقية من الناحية الاقتصادية من شراء قطعة من المعدات المكتبية مباشرة. في واقع الأمر ، تختار معظم الشركات استئجار آلات تصوير بدلاً من شراء واحدة بسبب وفرة مزايا الأعمال الجيدة. سيساعدك هذا الدليل الشامل لتأجير آلات التصوير على فهم الفوائد الرئيسية للتمويل الإيجاري.

خاتمة

تعد آلة النسخ استثمارًا ضخمًا إلى حد ما ، لذا فإن وجود قائمة بالأشياء التي قد تحتاجها سيساعدك عند شراء آلة نسخ. النصيحة الأخيرة هي أن تتذكر أن معظم الشركات الجديرة بالثقة ستقدم نصائح جيدة بشأن آلات النسخ التي يجب اختيارها ، ولراحة البال ، اختر موردًا معتمدًا للعلامة التجارية الخاصة بآلة النسخ التي ترغب في شرائها أو استئجارها .

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• كيف تحول برنامج المكتب المفضل لديك إلى سلاح تسويقي سري
• كيفية إعداد جهاز iPhone و Mac لتحقيق تكامل سلس مع المكتب
• يجب تدمير خطط المكتب المفتوح ، وليس استكمالها بإكسسوارات الوجه
• 3 أدوات مكتبية تركز على الصحة تحتاج تمامًا لامتلاكها
• قائمة شاملة بأساسيات المعدات المكتبية والأدوات