Najlepsze podejścia do wyboru kserokopiarki

Masz więc tę samą kopiarkę w swoim miejscu pracy od wielu lat, jest powolna, zacięć papieru jest więcej, niż chcesz policzyć i nadszedł czas, aby zbadać opcje. Istnieje jednak wiele opcji do rozważenia, ale już zastanawiasz się nad swoją długoterminową inwestycją i wybierasz opcje najlepiej odpowiadające Twoim potrzebom.

Biorąc pod uwagę tak wiele rzeczy, to prawie tak, jakbyś kupował nowy samochód do biura. Czy powinienem wybrać używany czy nowy? Czy potrzebujemy koloru czy monochromatycznego? Wynająć, wydzierżawić czy kupić? Jaki model lub marka? Na początku może wydawać się to tak przytłaczające, ale przy odrobinie badań i pomocy szybko staniesz się profesjonalistą.

Ważne jest, aby kupić wysokiej jakości kserokopiarkę, która spełnia potrzeby twojego biura, ale łatwo jest zaskoczyć się nowymi modelami i założyć, że drogie są lepsze pod względem funkcjonalności niż niedrogie.

Zanim zagłębimy się w ten temat, najpierw zrozummy, dlaczego firmy potrzebują kserokopiarek pomimo ery cyfrowej:

Powody, dla których w biurach potrzebne są kopiarki

W dzisiejszej erze cyfrowej wiele osób zastanawia się, czy poradzą sobie bez kserokopiarki. Uważają, ponieważ większość papierkowej roboty jest teraz cyfrowa, chmura i komputery zrobią to, gdy sprowadza się do udostępniania informacji. Chociaż może to być do pewnego stopnia prawdą, nie oznacza to, że urzędy nie potrzebują już kserokopiarek. Nadal istnieje wiele powodów, dla których urzędy potrzebują kserokopiarek:

• Niektóre osoby nie łączą się z chmurą, pocztą e-mail i Internetem tak bardzo, jak robią to inni. Dlatego zawsze dobrze jest mieć możliwość drukowania dokumentów elektronicznych dla tych, którzy wolą wersje papierowe.
• Chmura nie może jeszcze zrobić wszystkiego. W związku z tym drukowanie kopii jest jeszcze bardziej praktyczne.
• Podczas gdy wszyscy trzymają ręce na swoich tabletach i telefonach, niektórzy nadal wolą dotyk papieru w dłoniach. Dzięki kserokopiarkom klienci będą wdzięczni za możliwość posiadania czegoś namacalnego.
• Wprawdzie podpisy cyfrowe szybko stają się popularne, ale w przypadku wielu firm potrzebny jest oryginalny podpis, a można to zrobić tylko w przypadku drukowanych kopii dokumentów.

Aby pomóc Ci manewrować w świecie kserokopiarek, oto zestawienie najlepszych podejść do wyboru kserokopiarki:

Oceń niezbędne funkcje

Na początek, wybierając najlepszą kopiarkę do swojego miejsca pracy, weź pod uwagę potrzeby swoich pracowników w zakresie drukowania. Czy Twoja firma to firma intensywnie drukująca, która rzadko korzysta z funkcji faksowania, kopiowania i skanowania? A może Twoja firma zależy od wszystkich tych funkcji, aby skutecznie działać na co dzień?

Funkcje takie jak faksowanie, skanowanie i drukowanie mogą być cennymi funkcjami, ale jeśli kopie są niezbędne dla firm, wyszukiwanie należy rozpocząć od skupienia się na urządzeniu wielofunkcyjnym (MFD), które oferuje wysoką jakość kopiowania; gdy masz wymagane funkcje, możesz rozpocząć odkrywanie innych opcjonalnych funkcji.

Objętość kopiowania i drukowania

Jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę, jest oczywisty: jak bardzo kserokopiarka będzie używana. Oblicz liczbę stron miesięcznie, które kopiarka może wyprodukować i do czego będzie używana. Pomoże to zdecydować, czy potrzebna będzie kserokopiarka kolorowa czy czarno-biała, rozmiar jej zasobnika oraz wielkość kopiarki.

Ulepszenia przepływu pracy

Wybierając najlepszą kserokopiarkę dla swojego startupu, należy również obliczyć jej zdolność do usprawnienia przepływu pracy w Twoim miejscu pracy. W wielu biurach większość pracowników polega na jednym urządzeniu do skanowania dokumentów, wykonywania kopii, drukowania zadań i nie tylko.

W takich środowiskach potrzebujesz maszyny, która może wykonywać wiele funkcji jednocześnie. Pomaga to usprawnić przepływ pracy i zwiększa produktywność. Poświęć więc czas na zbadanie swojego przepływu pracy i dowiedz się, czy nowa kopiarka może zapewnić jakiekolwiek możliwości poprawy.

Rezultatem dla Twojego miejsca pracy, gdy zostanie wybrana niewłaściwa kopiarka, może być wstrzymanie projektów. Jeśli kopiarka nie może wykonywać zadań zgodnych z Twoimi potrzebami biurowymi, spowoduje to nieefektywny przepływ pracy.

Efektywności energetycznej

Wybór energooszczędnej kserokopiarki pozwala zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy na rachunkach za media, jednocześnie zmniejszając szkody dla środowiska związane z wysokim zużyciem energii. Kopiarka również pozostaje chłodniejsza podczas pracy, więc nie dochodzi do wzrostu temperatury w biurze podczas częstego użytkowania.

Przestrzeń

W zależności od wielkości biura, ilość miejsca dostępnego dla kopiarek lub drukarek laserowych może być ograniczona. Jeśli jednak dysponujesz odpowiednią przestrzenią lub nawet zarezerwowaną drukarnią, możesz wybrać coś większego i lepszego.

Sterownica

Sterowanie kopiarki wpływa na łatwość korzystania z kopiarki. Wybierz kopiarkę z prostymi elementami sterującymi, które pozwolą użytkownikom w miejscu pracy zrozumieć, jak wykonywać wszystkie funkcje. Sprawdź wyświetlacze na kserokopiarce i przetestuj elementy sterujące. Wypróbuj różne funkcje, aby dowiedzieć się, czy przełączanie się z jednej na drugą jest problematyczne.

Całkowity koszt posiadania

Pierwszą rzeczą, którą Twoja firma musi wziąć pod uwagę przy wyborze kopiarki, jest koszt. Chociaż powinieneś spojrzeć na kserokopiarki, które pasują do twojego budżetu, nie możesz po prostu skupić się na cenie detalicznej. Wszystkie maszyny mają unikalny całkowity koszt posiadania. Oprócz kosztów samego sprzętu Twoja firma musi również wziąć pod uwagę wydajność kopiarki, koszty materiałów eksploatacyjnych i usług.

Dla większości firm leasing kserokopiarek ma o wiele bardziej ekonomiczny sens niż bezpośredni zakup sprzętu biurowego. W rzeczywistości większość firm decyduje się na leasing kserokopiarek zamiast ich kupowania ze względu na mnóstwo dobrych korzyści biznesowych. Ten kompleksowy przewodnik po leasingu kserokopiarek pomoże Ci zrozumieć kluczowe korzyści płynące z finansowania leasingu.

Wniosek

Kopiarka to dość duża inwestycja, więc posiadanie listy rzeczy, których możesz potrzebować, pomoże przy zakupie kopiarki. Ostatnią wskazówką jest, aby pamiętać, że większość godnych zaufania firm doradzi, jakie kopiarki wybrać, a dla dodatkowego spokoju wybierz autoryzowanego dostawcę marki kopiarki, którą chcesz kupić lub wydzierżawić .

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Jak zmienić swoje ulubione oprogramowanie biurowe w tajną broń marketingową?
• Jak skonfigurować iPhone'a i Maca do bezproblemowej integracji z biurem?
• Otwarte plany biurowe muszą być zniszczone, a nie uzupełnione akcesoriami do twarzy
• 3 prozdrowotne gadżety biurowe, które koniecznie musisz posiadać
• Obszerna lista niezbędnych akcesoriów i gadżetów do sprzętu biurowego