Meilleures approches pour choisir une photocopieuse

Donc, vous avez le même copieur sur votre lieu de travail depuis de nombreuses années, il est lent, il y a plus de bourrages papier que vous ne voulez en compter et il est temps d'explorer vos options. Cependant, il y a tellement d'options à peser, mais vous réfléchissez déjà à votre investissement à long terme et aux options qui répondent le mieux à vos besoins.

Avec tant de choses à prendre en compte, c'est presque comme si vous achetiez une nouvelle automobile pour le bureau. Dois-je opter pour de l'occasion ou du neuf ? Avons-nous besoin de couleur ou de monochrome ? Dois-je louer, louer ou acheter ? Quel modèle ou marque ? Cela peut sembler si écrasant au début, mais avec un peu de recherche et d'assistance, vous deviendrez un pro en un rien de temps.

Il est important d'acheter une photocopieuse de haute qualité qui répond aux besoins de votre bureau, mais il est facile d'être aveuglé par de nouveaux modèles et de supposer que les modèles coûteux sont plus fonctionnels que les modèles bon marché.

Avant d'approfondir le sujet, commençons par comprendre pourquoi les entreprises ont besoin de photocopieuses malgré l'ère numérique :

Raisons pour lesquelles les bureaux ont besoin de photocopieurs

À l'ère numérique d'aujourd'hui, de nombreuses personnes se demandent si elles peuvent survivre sans photocopieur. Ils s'imaginent que la plupart des documents étant désormais numériques, le cloud et les ordinateurs feront l'affaire lorsqu'il s'agira de partager des informations. Bien que cela puisse être vrai dans une certaine mesure, cela ne signifie pas que les bureaux n'ont plus besoin de photocopieurs. Il existe encore de nombreuses raisons pour lesquelles les bureaux ont besoin de copieurs :

• Certaines personnes ne se connectent pas autant au cloud, au courrier électronique et à Internet que d'autres. C'est donc toujours une bonne idée d'avoir la possibilité d'imprimer des documents électroniques pour ceux qui préfèrent les copies papier.
• Le cloud ne peut pas encore tout faire. Par conséquent, il est encore plus pratique d'imprimer des copies.
• Alors que tout le monde a les mains autour de ses tablettes et téléphones, certaines personnes préfèrent encore la sensation du papier dans leurs mains. Avec les photocopieurs, les clients seront reconnaissants d'avoir la possibilité d'avoir quelque chose de tangible.
• Certes, les signatures numériques deviennent rapidement populaires, mais pour de nombreuses entreprises, une signature originale est nécessaire, et vous ne pouvez le faire qu'avec des copies imprimées de documents.

Pour vous aider à vous frayer un chemin dans le monde des photocopieurs, voici une compilation des meilleures approches pour choisir une photocopieuse :

Évaluer les fonctions indispensables

Pour commencer, tenez compte des besoins d'impression de vos employés lors de la sélection du meilleur copieur pour votre lieu de travail. Votre entreprise est-elle une grande entreprise d'impression qui n'utilise presque jamais les fonctions de télécopie, de copie et de numérisation ? Ou votre entreprise dépend-elle de toutes ces fonctionnalités pour fonctionner efficacement au quotidien ?

Des fonctions telles que la télécopie, la numérisation et l'impression peuvent être des fonctionnalités utiles, mais si les copies sont une nécessité pour les entreprises, votre recherche doit commencer par se concentrer sur un appareil multifonctionnel (MFD) qui offre une qualité de copie élevée ; une fois que vous avez les fonctionnalités requises, vous pouvez commencer à explorer d'autres fonctionnalités facultatives.

Volume de copie et d'impression

L'un des facteurs les plus importants à prendre en compte est évident : combien la photocopieuse sera utilisée. Calculez le nombre de pages mensuelles que le copieur peut produire et à quoi il servira. Cela vous aidera à décider si vous aurez besoin d'un photocopieur couleur ou noir et blanc, de la taille de son bac de capacité et de la taille du copieur.

Améliorations du flux de travail

Lorsque vous choisissez le meilleur photocopieur pour votre startup, vous devez également calculer sa capacité à améliorer le flux de travail sur votre lieu de travail. Dans de nombreux bureaux, la majorité des employés dépendent d'un seul appareil pour numériser des documents, faire des copies, imprimer des travaux, etc.

Dans de tels environnements, vous avez besoin d'une machine capable d'exécuter plusieurs fonctions simultanément. Cela permet de rationaliser le flux de travail et d'améliorer la productivité. Alors, prenez le temps d'examiner votre flux de travail et découvrez si votre nouveau copieur peut offrir des opportunités d'amélioration.

Le résultat pour votre lieu de travail, lorsque le mauvais copieur est choisi, peut être un retard de projets. Si le copieur ne peut pas effectuer de tâches conformes aux besoins de votre bureau, cela entraînera un flux de travail inefficace.

Efficacité énergétique

La sélection d'un photocopieur économe en énergie vous permet d'économiser une quantité considérable d'argent sur les factures de services publics tout en réduisant les dommages environnementaux qui accompagnent une consommation d'énergie élevée. Le copieur reste également plus frais pendant son fonctionnement, de sorte qu'il n'y a pas d'augmentation de la température du bureau lors d'une utilisation fréquente.

Espacer

Selon la taille de votre bureau, vous pouvez être limité dans la quantité d'espace disponible pour vos copieurs ou imprimantes laser. Cependant, si vous disposez d'un espace suffisant ou même d'une salle d'impression réservée, vous pouvez opter pour quelque chose de plus grand et de meilleur.

Contrôles

Les commandes du copieur affectent la facilité d'utilisation du copieur. Sélectionnez un copieur avec des commandes simples qui permettent aux utilisateurs sur le lieu de travail de comprendre comment exécuter toutes les fonctions. Vérifiez les affichages sur le photocopieur et testez les commandes. Essayez différentes fonctions pour savoir s'il est problématique de passer de l'une à l'autre.

Coût total de possession

La première chose que votre entreprise doit prendre en compte lors de la sélection d'un copieur est le coût. Bien que vous deviez rechercher des photocopieuses qui correspondent à votre budget, vous ne pouvez pas vous concentrer uniquement sur le prix de détail. Toutes les machines ont un coût total de possession unique. Outre le coût du matériel lui-même, votre entreprise doit également tenir compte de l'efficacité du copieur, du coût des fournitures et des services.

Pour la plupart des entreprises, la location d'un photocopieur est beaucoup plus logique sur le plan économique que l'achat pur et simple de l'équipement de bureau. En fait, la plupart des entreprises choisissent de louer des copieurs au lieu d'en acheter un en raison de nombreux avantages commerciaux. Ce guide complet sur la location de photocopieurs vous aidera à comprendre les principaux avantages du crédit-bail.

Conclusion

Une photocopieuse est un investissement assez important à faire, donc avoir une liste des choses dont vous pourriez avoir besoin vous aidera lors de l'achat d'une photocopieuse. Le dernier conseil est de se rappeler que la plupart des entreprises dignes de confiance offriront des conseils judicieux sur le choix des photocopieurs et, pour plus de tranquillité d'esprit, optez pour un fournisseur agréé de la marque de copieur que vous souhaitez acheter ou louer .

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