복사기를 선택하는 가장 좋은 방법

따라서 직장에서 수년 동안 동일한 복사기를 사용했는데 속도가 느리고 계산할 수 있는 것보다 더 많은 용지 걸림이 있으므로 이제 옵션을 탐색해야 합니다. 그러나 저울질해야 할 옵션이 너무 많지만 이미 장기 투자와 필요에 가장 적합한 옵션을 고려하고 있습니다.

고려해야 할 사항이 너무 많기 때문에 사무실에 사용할 새 자동차를 구입하는 것과 같습니다. 중고로 가야하나 새것으로 가야하나? 컬러나 모노크롬이 필요한가요? 임대, 임대 또는 구매해야 하나요? 어떤 모델이나 제조사인가요? 처음에는 너무 압도적으로 보일 수 있지만 약간의 연구와 도움을 받으면 곧 전문가가 될 것입니다.

사무실의 요구사항에 맞는 고품질 복사기를 구입하는 것이 중요하지만 새 모델에 눈을 떼기 쉽고 값비싼 복사기가 저렴한 것보다 기능면에서 더 낫다고 착각하기 쉽습니다.

주제에 대해 더 자세히 알아보기 전에 디지털 시대에도 불구하고 기업에 복사기가 필요한 이유를 먼저 이해하겠습니다.

사무실에 복사기가 필요한 이유

오늘날의 디지털 시대에 많은 사람들이 복사기 없이는 살 수 있는지 궁금해합니다. 그들은 대부분의 문서 작업이 이제 디지털이기 때문에 클라우드와 컴퓨터가 정보 공유로 귀결될 때 수행할 것이라고 생각합니다. 이것은 어느 정도 사실일 수 있지만 사무실에 더 이상 복사기가 필요하지 않다는 의미는 아닙니다. 사무실에 복사기가 필요한 이유는 여전히 많습니다.

• 일부 개인은 다른 사람들만큼 클라우드, 이메일 및 인터넷에 연결하지 않습니다. 따라서 하드 카피를 선호하는 사람들을 위해 전자 문서를 인쇄할 수 있는 기능을 항상 갖추는 것이 좋습니다.
• 클라우드는 아직 모든 것을 할 수 없습니다. 따라서 사본을 인쇄하는 것이 훨씬 더 실용적입니다.
• 모든 사람이 태블릿과 휴대폰을 손에 들고 있지만 일부 사람들은 여전히 ​​손에 든 종이의 느낌을 선호합니다. 복사기를 사용하면 고객은 유형의 것을 가질 수 있는 옵션에 감사할 것입니다.
• 디지털 서명이 빠르게 대중화되고 있는 것은 사실이지만 많은 기업에서 원본 서명이 필요하며 문서의 인쇄된 사본으로만 서명할 수 있습니다.

복사기의 세계를 탐색하는 데 도움이 되도록 복사기를 선택하는 가장 좋은 방법을 모아 봤습니다.

필수 기능 평가

먼저 작업장에 가장 적합한 복사기를 선택할 때 작업자의 인쇄 요구 사항을 고려하십시오. 팩스, 복사 및 스캔 기능을 거의 사용하지 않는 인쇄 작업이 많은 회사입니까? 아니면 일상적으로 효과적으로 운영하기 위해 이러한 모든 기능에 비즈니스가 의존하고 있습니까?

팩스, 스캔 및 인쇄와 같은 기능은 유용한 기능일 수 있지만 복사가 비즈니스에 필요한 경우 고품질 복사 품질을 제공하는 복합기(MFD) 에 초점을 맞춰 검색을 시작해야 합니다. 필요한 기능이 있으면 다른 선택적 기능을 탐색할 수 있습니다.

복사 및 인쇄 볼륨

고려해야 할 가장 중요한 요소 중 하나는 복사기가 얼마나 많이 사용될 것인가 하는 명백한 요소입니다. 복사기가 매월 생산할 수 있는 페이지 수와 사용할 페이지 수를 계산하십시오. 이것은 컬러 복사기 또는 흑백 복사기가 필요한지 여부, 용량 트레이의 크기 및 복사기의 크기를 결정하는 데 도움이 됩니다.

워크플로 개선 사항

스타트업에 가장 적합한 복사기를 선택할 때 작업장의 워크플로를 개선할 수 있는 용량도 계산해야 합니다. 많은 사무실에서 대부분의 작업자는 문서 스캔, 복사, 인쇄 작업 등을 하나의 장치에 의존합니다.

이러한 환경에서는 동시에 여러 기능을 수행할 수 있는 기계가 필요합니다. 이는 워크플로를 간소화하고 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 따라서 시간을 내어 작업 흐름을 검토하고 새 복사기가 개선 기회를 제공할 수 있는지 알아보십시오.

잘못된 복사기를 선택하면 직장에 대한 결과가 프로젝트를 지연시킬 수 있습니다. 복사기가 사무실 요구 사항과 일치하는 작업을 수행할 수 없으면 비효율적인 워크플로가 발생합니다.

에너지 효율

에너지 효율적인 복사기를 선택하면 높은 에너지 소비로 인해 발생하는 환경 피해를 줄이는 동시에 상당한 공과금을 절약할 수 있습니다. 또한 복사기는 작동하는 동안 더 시원한 상태를 유지하므로 자주 사용하는 동안 사무실 온도가 상승하지 않습니다.

공간

사무실 크기에 따라 복사기 또는 레이저 프린터에 사용할 수 있는 공간이 제한될 수 있습니다. 그러나 충분한 공간이 있거나 예약된 인쇄실이 있다면 더 크고 더 나은 것을 선택할 수 있습니다.

통제 수단

복사기의 제어는 복사기 사용의 용이성에 영향을 미칩니다. 작업장의 사용자가 모든 기능을 실행하는 방법을 이해할 수 있도록 간단한 제어 기능이 있는 복사기를 선택하십시오. 복사기의 디스플레이를 확인하고 컨트롤을 테스트합니다. 다른 기능으로 전환하는 것이 문제인지 알아보기 위해 다른 기능을 사용해 보십시오.

총 소유 비용

복사기를 선택할 때 비즈니스에서 가장 먼저 고려해야 하는 것은 비용입니다. 예산에 맞는 복사기를 살펴봐야 하지만 소매가에만 집중할 수는 없습니다. 모든 기계에는 고유한 총 소유 비용이 있습니다. 하드웨어 자체 비용 외에도 비즈니스는 복사기의 효율성, 소모품 및 서비스 비용도 고려해야 합니다.

대부분의 기업에서 복사기 임대는 사무 장비를 완전히 구매하는 것보다 훨씬 경제적입니다. 실제로 대부분의 기업은 비즈니스 감각이 뛰어나기 때문에 복사기를 구입하는 대신 임대를 선택합니다. 복사기 임대에 대한 이 종합 가이드 는 임대 금융의 주요 이점을 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

결론

복사기는 상당한 투자를 하기 때문에 복사기를 구입할 때 필요한 목록을 가지고 있으면 도움이 될 것입니다. 마지막 팁은 대부분의 신뢰할 수 있는 회사가 어떤 복사기를 선택해야 하는지에 대해 건전한 조언을 제공할 것이라는 점을 기억하고 마음의 평화를 위해 구매 또는 임대하려는 복사기 브랜드의 공인 공급업체를 선택하십시오 .

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