As melhores abordagens para escolher uma máquina de fotocópias

Então, você tem a mesma copiadora em seu local de trabalho há muitos anos, é lenta, há mais atolamentos de papel do que você gostaria de contar e é hora de explorar suas opções. No entanto, existem tantas opções para avaliar, mas você já está considerando seu investimento de longo prazo e quais opções melhor atendem às suas necessidades.

Com tantas coisas para levar em conta, é quase como se você estivesse comprando um carro novo para o escritório. Devo ir para usado ou novo? Precisamos de cores ou monocromáticos? Devo alugar, arrendar ou comprar? Qual modelo ou marca? Pode parecer tão esmagador no começo, mas com um pouco de pesquisa e assistência, você será um profissional em pouco tempo.

É importante comprar uma copiadora de alta qualidade que atenda às necessidades do seu escritório, mas é fácil ser pego de surpresa por novos modelos e supor que os caros são melhores em funcionalidade do que os baratos.

Antes de nos aprofundarmos no assunto, vamos primeiro entender por que as empresas precisam de copiadoras, apesar da era digital:

Razões pelas quais os escritórios precisam de copiadoras

Na era digital de hoje, muitas pessoas se perguntam se podem sobreviver sem uma fotocopiadora. Eles imaginam que, como a maioria da papelada é digital agora, a nuvem e os computadores funcionarão quando se trata de compartilhar informações. Embora isso possa ser verdade até certo ponto, não significa que os escritórios não precisem mais de fotocopiadoras. Ainda há muitas razões pelas quais os escritórios precisam de copiadoras:

• Alguns indivíduos não se conectam à nuvem, ao e-mail e à Internet tanto quanto outros. Portanto, é sempre uma boa ideia ter a capacidade de imprimir documentos eletrônicos para aqueles que preferem cópias impressas.
• A nuvem não pode fazer tudo ainda. Consequentemente, é ainda mais prático imprimir cópias.
• Enquanto todo mundo está com as mãos em volta de seus tablets e telefones, algumas pessoas ainda preferem a sensação do papel em suas mãos. Com fotocopiadoras, os clientes ficarão gratos pela opção de ter algo tangível.
• É certo que as assinaturas digitais estão rapidamente se tornando populares, mas para muitas empresas, é necessária uma assinatura original, e você só pode fazer isso com cópias impressas de documentos.

Para ajudá-lo a navegar pelo mundo das máquinas fotocopiadoras, aqui está uma compilação das melhores abordagens para escolher uma copiadora:

Avalie as funções indispensáveis

Para começar, considere as necessidades de impressão de seus funcionários ao selecionar a melhor copiadora para seu local de trabalho. A sua empresa é um negócio de impressão pesada que quase nunca usa recursos de fax, cópia e digitalização? Ou sua empresa depende de todos esses recursos para operar com eficiência no dia-a-dia?

Funções como fax, digitalização e impressão podem ser recursos valiosos, mas se as cópias são uma necessidade para as empresas, sua pesquisa deve começar com foco em um dispositivo multifuncional (MFD) que ofereça alta qualidade de cópia; depois de ter os recursos necessários, você pode começar a explorar outros recursos opcionais.

Copiar e imprimir o volume

Um dos fatores mais importantes a se levar em conta é óbvio: quanto a copiadora será usada. Calcule o número de páginas mensais que a copiadora pode produzir e para que será usada. Isso ajudará a decidir se você precisará de uma fotocopiadora colorida ou em preto e branco, o tamanho da bandeja de capacidade e o tamanho da copiadora.

Melhorias no fluxo de trabalho

Ao escolher a melhor fotocopiadora para sua startup, você também deve calcular sua capacidade para melhorar o fluxo de trabalho em seu local de trabalho. Em muitos escritórios, a maioria dos funcionários depende de um dispositivo para digitalizar documentos, fazer cópias, imprimir trabalhos e muito mais.

Nesses ambientes, você precisa de uma máquina que possa executar várias funções simultaneamente. Isso ajuda a agilizar o fluxo de trabalho e melhora a produtividade. Portanto, reserve um tempo para examinar seu fluxo de trabalho e descobrir se sua nova copiadora pode oferecer oportunidades de melhoria.

O resultado para o seu local de trabalho, quando a copiadora errada é escolhida, pode ser um atraso nos projetos. Se a copiadora não puder realizar trabalhos consistentes com as necessidades do seu escritório, isso causará um fluxo de trabalho ineficiente.

Eficiência energética

A seleção de uma fotocopiadora com eficiência energética economiza uma quantia considerável de dinheiro em contas de serviços públicos, ao mesmo tempo em que diminui os danos ambientais decorrentes do alto consumo de energia. A copiadora também permanece mais fria enquanto funciona, portanto, não há aumento na temperatura do escritório durante o uso frequente.

Espaço

Dependendo do tamanho do seu escritório, você pode estar limitado na quantidade de espaço disponível para suas copiadoras ou impressoras a laser. No entanto, se você tiver espaço adequado ou até mesmo uma sala de impressão reservada, poderá optar por algo maior e melhor.

Controles

Os controles da copiadora afetam a facilidade de uso da copiadora. Selecione uma copiadora com controles simples que permitam aos usuários no local de trabalho entender como executar todas as funções. Verifique as exibições na fotocopiadora e teste os controles. Experimente diferentes funções para descobrir se é problemático alternar de uma para outra.

Custo total de propriedade

A primeira coisa que sua empresa precisa levar em consideração ao selecionar uma copiadora é o custo. Embora você deva olhar para as copiadoras que se encaixam no seu orçamento, você não pode se concentrar apenas no preço de varejo. Todas as máquinas vêm com um custo total de propriedade exclusivo. Além do custo do próprio hardware, sua empresa também deve considerar a eficiência da copiadora, o custo dos suprimentos e dos serviços.

Para a maioria das empresas, o aluguel de fotocopiadoras faz muito mais sentido econômico do que comprar o equipamento de escritório diretamente. Na verdade, a maioria das empresas opta por alugar copiadoras em vez de comprar uma devido a uma abundância de vantagens de bom senso comercial. Este guia completo para locação de fotocopiadoras ajudará você a entender os principais benefícios do financiamento de locação.

Conclusão

Uma copiadora é um investimento bastante grande a ser feito, portanto, ter uma lista de coisas que você pode precisar ajudará na compra de uma copiadora. A última dica é lembrar que as empresas mais confiáveis ​​oferecerão bons conselhos sobre quais copiadoras escolher e, para maior tranquilidade, opte por um fornecedor autorizado da marca de copiadora que deseja comprar ou alugar .

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