Bir fotokopi makinesi seçmenin en büyük yaklaşımları

Yani, aynı fotokopi makinesini uzun yıllardır iş yerinizde kullanıyorsunuz, durgun, saymaktan çok daha fazla kağıt sıkışması var ve seçeneklerinizi keşfetmenin zamanı geldi. Bununla birlikte, tartmak için çok fazla seçenek var, ancak zaten uzun vadeli yatırımınızı ve hangi seçeneklerin ihtiyaçlarınıza en uygun olduğunu düşünüyorsunuz.

Dikkate alınması gereken pek çok şey varken, sanki ofis için yeni bir otomobil alıyormuşsunuz gibi. Kullanılmış mı yoksa yeni mi almalıyım? Renkli mi yoksa tek renkli mi ihtiyacımız var? Kiralamalı mıyım, kiralamalı mıyım veya satın almalı mıyım? Hangi model veya marka? İlk başta çok bunaltıcı görünebilir, ancak biraz araştırma ve yardımla kısa sürede profesyonel olacaksınız.

Ofisinizin ihtiyaçlarını karşılayan yüksek kaliteli bir fotokopi makinesi satın almak önemlidir, ancak yeni modellere kör olmak ve pahalı olanların işlevsellik açısından ucuz olanlardan daha iyi olduğunu varsaymak kolaydır.

Konuya daha fazla girmeden önce, dijital çağa rağmen işletmelerin neden fotokopi makinelerine ihtiyaç duyduğunu anlayalım:

Ofislerin Fotokopi Makinelerine İhtiyaç Duyma Nedenleri

Günümüzün dijital çağında, birçok kişi fotokopi makinesi olmadan hayatta kalabileceklerini merak ediyor. Çoğu evrak işi artık dijital olduğu için, iş bilgi paylaşımına geldiğinde bulut ve bilgisayarların işini göreceğini düşünüyorlar. Bu bir dereceye kadar doğru olsa da, ofislerin artık fotokopi makinesine ihtiyacı olmadığı anlamına gelmiyor. Ofislerin fotokopi makinesine ihtiyaç duymasının hala birçok nedeni var:

• Bazı kişiler kendilerini buluta, e-postaya ve internete diğerleri kadar bağlamaz. Bu nedenle, basılı kopyaları tercih edenler için elektronik belge yazdırma yeteneğine sahip olmak her zaman iyi bir fikirdir.
• Bulut henüz her şeyi yapamaz. Sonuç olarak, kopyaları yazdırmak hala daha pratiktir.
• Herkesin elinde tablet ve telefon varken, bazı insanlar hala elinde kağıt hissini tercih ediyor. Fotokopi makinelerinde, müşteriler somut bir şeye sahip olma seçeneği için minnettar olacaktır.
• Kuşkusuz, dijital imzalar hızla popüler hale geliyor, ancak birçok işletme için orijinal bir imzaya ihtiyaç var ve bunu yalnızca belgelerin basılı kopyalarıyla yapabilirsiniz.

Fotokopi makineleri dünyasında yolunuzu bulmanıza yardımcı olmak için, bir fotokopi makinesi seçmeye yönelik en iyi yaklaşımların bir derlemesi burada:

Vazgeçilmez İşlevleri Değerlendirin

Başlangıç ​​olarak, iş yeriniz için en iyi fotokopi makinesini seçerken çalışanlarınızın baskı ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Şirketiniz faks, fotokopi ve tarama özelliklerini neredeyse hiç kullanmayan, baskı ağırlıklı bir işletme mi? Yoksa işletmeniz günlük olarak etkin bir şekilde çalışmak için tüm bu özelliklere mi bağlı?

Faks, tarama ve yazdırma gibi işlevler değerli özellikler olabilir, ancak kopyalar işletmeler için bir gereklilikse, aramanız yüksek kopya kalitesi sunan çok işlevli bir aygıta (MFD) odaklanarak başlamalıdır ; Gerekli özelliklere sahip olduğunuzda, diğer isteğe bağlı özellikleri keşfetmeye başlayabilirsiniz.

Kopyalama ve Baskı Hacmi

Dikkate alınması gereken en önemli faktörlerden biri bariz olanıdır: fotokopi makinesinin ne kadar kullanılacağı. Fotokopi makinesinin üretebileceği aylık sayfa sayısını ve ne için kullanılacağını hesaplayın. Bu, renkli veya siyah beyaz bir fotokopi makinesine ihtiyacınız olup olmayacağına, kapasite tepsisinin boyutuna ve fotokopi makinesinin ne kadar büyük olacağına karar vermenize yardımcı olacaktır.

İş Akışı İyileştirmeleri

Girişiminiz için en iyi fotokopi makinesini seçerken, iş yerinizdeki iş akışını iyileştirme kapasitesini de hesaplamalısınız. Birçok ofiste, çalışanların çoğu belgeleri taramak, kopyalamak, işleri yazdırmak ve daha fazlası için tek bir cihaza bağımlıdır.

Bu tür ortamlarda birden çok işlevi aynı anda gerçekleştirebilen bir makineye ihtiyacınız var. Bu, iş akışını kolaylaştırmaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Bu nedenle, iş akışınızı incelemek için zaman ayırın ve yeni fotokopi makinenizin herhangi bir iyileştirme fırsatı sağlayıp sağlayamayacağını öğrenin.

Yanlış fotokopi makinesi seçildiğinde iş yeriniz için sonuç bir dizi proje olabilir. Fotokopi makinesi ofis ihtiyaçlarınıza uygun işleri gerçekleştiremezse, verimsiz bir iş akışına neden olur.

Enerji verimliliği

Enerji tasarruflu bir fotokopi makinesi seçmek, yüksek enerji tüketiminin çevreye verdiği zararı azaltırken, elektrik faturalarından önemli miktarda tasarruf etmenizi sağlar. Fotokopi makinesi çalışırken de daha serin kalır, bu nedenle sık kullanım sırasında ofis sıcaklığında bir artış olmaz.

Uzay

Ofisinizin boyutuna bağlı olarak, fotokopi makineleriniz veya lazer yazıcılarınız için kullanılabilir alan miktarı sınırlı olabilir. Ancak, yeterli alanınız veya ayrılmış bir baskı odanız varsa, daha büyük ve daha iyi bir şey seçebilirsiniz.

Kontroller

Fotokopi makinesinin kontrolleri, fotokopi makinesini kullanmanın ne kadar kolay olduğunu etkiler. İşyerindeki kullanıcıların tüm işlevleri nasıl yürüteceklerini anlamalarını sağlayan basit kontrollere sahip bir fotokopi makinesi seçin. Fotokopi makinesindeki ekranları kontrol edin ve kontrolleri test edin. Birinden diğerine geçmenin sorunlu olup olmadığını anlamak için farklı işlevleri deneyin.

Toplam sahip olma maliyeti

Bir fotokopi makinesi seçerken işletmenizin dikkate alması gereken ilk şey maliyettir. Bütçenize uygun fotokopi makinelerine bakmanız gerekse de sadece perakende fiyatına odaklanamazsınız. Tüm makineler benzersiz bir toplam sahip olma maliyetine sahiptir. İşletmeniz, donanım maliyetinin yanı sıra, fotokopi makinesinin verimliliğini, sarf malzemelerinin ve hizmetlerin maliyetini de dikkate almalıdır.

Çoğu işletme için fotokopi makinesi kiralamak, ofis ekipmanını doğrudan satın almaktan çok daha ekonomiktir. Aslında, çoğu işletme, çok sayıda iyi ticari avantaj nedeniyle, bir tane satın almak yerine fotokopi makinesi kiralamayı tercih ediyor. Fotokopi makinesi kiralamaya yönelik bu kapsamlı kılavuz , kiralama finansmanının temel faydalarını anlamanıza yardımcı olacaktır.

Çözüm

Bir fotokopi makinesi yapmak için oldukça büyük bir yatırımdır, bu nedenle ihtiyaç duyabileceğiniz şeylerin bir listesine sahip olmak bir fotokopi makinesi satın alırken yardımcı olacaktır. Son ipucu, çoğu güvenilir şirketin hangi fotokopi makinelerini seçeceğiniz konusunda sağlam tavsiyeler vereceğini ve daha fazla gönül rahatlığı için satın almak veya kiralamak istediğiniz fotokopi makinesi markasının yetkili bir tedarikçisini seçeceğini unutmamaktır .

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.

Editörün Önerileri:

• En sevdiğiniz ofis yazılımını bir pazarlama sırrı silahına nasıl dönüştürebilirsiniz?
• Sorunsuz ofis entegrasyonu için iPhone ve Mac'inizi nasıl kurarsınız
• Açık ofis planları yok edilmeli, yüz aksesuarlarıyla tamamlanmamalı
• Kesinlikle sahip olmanız gereken 3 sağlık odaklı ofis aygıtı
• Kapsamlı Ofis Ekipmanı Temelleri ve Gadget'ları Listesi