แนวทางที่ดีที่สุดในการเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร

ดังนั้น คุณมีเครื่องถ่ายเอกสารแบบเดียวกันในที่ทำงานของคุณมาหลายปีแล้ว เครื่องก็อืด มีกระดาษติดมากกว่าที่คุณคิด และถึงเวลาสำรวจทางเลือกของคุณแล้ว อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกมากมายให้พิจารณา แต่คุณกำลังพิจารณาการลงทุนระยะยาวและตัวเลือกใดที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

ด้วยหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องคำนึงถึง มันเกือบจะเหมือนกับว่าคุณกำลังซื้อรถยนต์ใหม่สำหรับสำนักงาน ฉันควรจะไปสำหรับใช้หรือใหม่? เราต้องการสีหรือขาวดำ? ฉันควรเช่า เช่า หรือซื้อ? รุ่นไหนหรือยี่ห้อไหนครับ? มันอาจจะดูล้นหลามในตอนแรก แต่ด้วยการวิจัยและความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อย คุณจะเป็นมืออาชีพในเวลาไม่นาน

สิ่งสำคัญคือต้องซื้อเครื่องถ่ายเอกสารคุณภาพสูงที่ตรงกับความต้องการของสำนักงานของคุณ แต่เครื่องรุ่นใหม่อาจมองไม่เห็นและคิดว่าเครื่องราคาแพงจะใช้งานได้ดีกว่าเครื่องที่ราคาไม่แพง

ก่อนที่จะเจาะลึกในหัวข้อนี้ มาทำความเข้าใจก่อนว่าทำไมธุรกิจถึงต้องการเครื่องถ่ายเอกสาร แม้จะอยู่ในยุคดิจิทัล:

เหตุผลที่สำนักงานต้องการเครื่องถ่ายเอกสาร

ในยุคดิจิทัลทุกวันนี้ หลายคนสงสัยว่าพวกเขาจะอยู่รอดได้โดยปราศจากเครื่องถ่ายเอกสารหรือไม่ พวกเขาคิดได้เพราะตอนนี้เอกสารส่วนใหญ่เป็นดิจิทัล คลาวด์และคอมพิวเตอร์จะทำเมื่อจำเป็นต่อการแบ่งปันข้อมูล แม้ว่าสิ่งนี้อาจเป็นความจริงในระดับหนึ่ง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าสำนักงานไม่ต้องการเครื่องถ่ายเอกสารอีกต่อไป ยังมีอีกหลายเหตุผลที่สำนักงานต้องการเครื่องถ่ายเอกสาร:

• บุคคลบางคนไม่เชื่อมต่อตัวเองกับระบบคลาวด์ อีเมล และอินเทอร์เน็ตมากเท่ากับคนอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะมีความสามารถในการพิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ที่ชื่นชอบการถ่ายเอกสาร
• คลาวด์ยังไม่สามารถทำทุกอย่างได้ ดังนั้นการพิมพ์สำเนาจึงยังคงเป็นประโยชน์มากกว่า
• ในขณะที่ทุกคนมีแท็บเล็ตและโทรศัพท์อยู่ในมือ แต่บางคนก็ยังชอบความรู้สึกเหมือนกระดาษอยู่ในมือ ด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร ลูกค้าจะรู้สึกขอบคุณสำหรับตัวเลือกในการมีสิ่งที่จับต้องได้
• เป็นที่ยอมรับว่าลายเซ็นดิจิทัลกำลังได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว แต่สำหรับธุรกิจจำนวนมาก จำเป็นต้องมีลายเซ็นดั้งเดิม และคุณสามารถทำได้ด้วยสำเนาเอกสารที่พิมพ์ออกมาเท่านั้น

ต่อไปนี้คือการรวบรวมแนวทางที่ดีที่สุดในการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อช่วยให้คุณเคลื่อนที่ผ่านโลกของเครื่องถ่ายเอกสารได้:

ประเมินฟังก์ชันที่ขาดไม่ได้

ในการเริ่มต้น ให้พิจารณาความต้องการด้านการพิมพ์ของพนักงานของคุณเมื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับที่ทำงานของคุณ บริษัทของคุณเป็นธุรกิจที่มีงานพิมพ์จำนวนมากซึ่งแทบไม่เคยใช้คุณสมบัติแฟกซ์ ถ่ายเอกสาร และสแกนเลยใช่หรือไม่ หรือธุรกิจของคุณต้องพึ่งพาคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละวัน?

ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การส่งแฟกซ์ การสแกน และการพิมพ์ อาจเป็นคุณสมบัติที่มีค่า แต่ถ้าสำเนาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ การค้นหาของคุณควรเริ่มต้นด้วยการเน้นที่ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น (MFD) ที่มีคุณภาพการทำสำเนาสูง เมื่อคุณมีคุณสมบัติที่จำเป็นแล้ว คุณสามารถเริ่มสำรวจคุณสมบัติเสริมอื่นๆ ได้

คัดลอกและพิมพ์ปริมาณ

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือปัจจัยที่ชัดเจน: จะใช้เครื่องถ่ายเอกสารมากแค่ไหน คำนวณจำนวนหน้าต่อเดือนที่เครื่องถ่ายเอกสารสามารถผลิตได้และจะใช้ทำอะไร วิธีนี้จะช่วยตัดสินใจว่าคุณต้องการเครื่องถ่ายเอกสารสีหรือขาวดำ ขนาดถาดความจุ และเครื่องถ่ายเอกสารจะมีขนาดเท่าใด

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

เมื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจ คุณควรคำนวณความสามารถในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในที่ทำงานของคุณด้วย ในสำนักงานหลายแห่ง พนักงานส่วนใหญ่ใช้อุปกรณ์เครื่องเดียวในการสแกนเอกสาร ทำสำเนา พิมพ์งาน และอื่นๆ

ในสภาพแวดล้อมดังกล่าว คุณต้องมีเครื่องที่ทำงานได้หลายฟังก์ชันพร้อมกัน ซึ่งช่วยให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้น ให้ใช้เวลาตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณและดูว่าเครื่องถ่ายเอกสารใหม่ของคุณสามารถให้โอกาสในการปรับปรุงได้หรือไม่

ผลลัพธ์สำหรับสถานที่ทำงานของคุณ เมื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้โครงการหยุดชะงักได้ หากเครื่องถ่ายเอกสารไม่สามารถทำงานที่สอดคล้องกับความต้องการของสำนักงานของคุณได้ จะทำให้เวิร์กโฟลว์ไม่มีประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพการใช้พลังงาน

การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารแบบประหยัดพลังงานช่วยให้คุณประหยัดเงินค่าสาธารณูปโภคได้มาก ในขณะที่ลดความเสียหายต่อสิ่งแวดล้อมซึ่งมาพร้อมกับการใช้พลังงานสูง เครื่องถ่ายเอกสารยังคงเย็นกว่าขณะทำงาน ดังนั้นจึงไม่มีอุณหภูมิสำนักงานเพิ่มขึ้นในระหว่างการใช้งานบ่อยครั้ง

ช่องว่าง

คุณอาจมีพื้นที่จำกัดสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์เลเซอร์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดสำนักงานของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีพื้นที่เพียงพอหรือแม้แต่ห้องพิมพ์ที่สงวนไว้ คุณสามารถเลือกสิ่งที่ใหญ่กว่าและดีกว่าได้

การควบคุม

การควบคุมเครื่องถ่ายเอกสารส่งผลต่อความง่ายในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีการควบคุมง่ายๆ ที่ให้ผู้ใช้ในที่ทำงานเข้าใจวิธีใช้งานฟังก์ชันทั้งหมด ตรวจสอบการแสดงผลบนเครื่องถ่ายเอกสารและทดสอบการควบคุม ลองใช้ฟังก์ชันต่างๆ เพื่อดูว่ามีปัญหาหรือไม่ในการเปลี่ยนจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง

ต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของ

สิ่งแรกที่ธุรกิจของคุณต้องคำนึงถึงเมื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารคือต้นทุน แม้ว่าคุณควรพิจารณาเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะกับงบประมาณของคุณ แต่คุณไม่สามารถมุ่งความสนใจไปที่ราคาขายปลีกได้เพียงอย่างเดียว เครื่องจักรทั้งหมดมาพร้อมกับต้นทุนการเป็นเจ้าของทั้งหมดที่ไม่เหมือนใคร นอกเหนือจากต้นทุนของฮาร์ดแวร์แล้ว ธุรกิจของคุณยังต้องพิจารณาถึงประสิทธิภาพของเครื่องถ่ายเอกสาร ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง และบริการด้วย

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารทำให้รู้สึกประหยัดกว่าการซื้ออุปกรณ์สำนักงานทันที ตามความเป็นจริงแล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่เลือกที่จะเช่าเครื่องถ่ายเอกสารแทนการซื้อเครื่องเนื่องจากมีข้อได้เปรียบทางธุรกิจที่ดีมากมาย คู่มือฉบับ สมบูรณ์ สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารแบบลีสซิ่ง นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์หลักของการเงินแบบเช่าซื้อ

บทสรุป

เครื่องถ่ายเอกสารเป็นการลงทุนที่ค่อนข้างใหญ่ ดังนั้นการมีรายการสิ่งของที่คุณอาจต้องการจะช่วยในการซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร เคล็ดลับสุดท้ายคือต้องจำไว้ว่าบริษัทที่น่าเชื่อถือส่วนใหญ่จะให้คำแนะนำที่ดีว่าควรเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารแบบ ใด และเพื่อความสบายใจเพิ่มเติม ให้เลือก ซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุญาตของแบรนด์เครื่องถ่ายเอกสารที่คุณต้องการซื้อหรือเช่า

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• วิธีเปลี่ยนซอฟต์แวร์สำนักงานที่คุณชื่นชอบให้เป็นอาวุธลับทางการตลาด
• วิธีตั้งค่า iPhone และ Mac เพื่อการผสานการทำงานในสำนักงานอย่างราบรื่น
• แผนเปิดสำนักงานต้องถูกทำลายไม่เสริมเครื่องประดับหน้า
• 3 อุปกรณ์สำนักงานที่เน้นเรื่องสุขภาพที่คุณต้องมี
• รายการอุปกรณ์และแกดเจ็ตที่จำเป็นอย่างครบถ้วน