Die besten Ansätze zur Auswahl eines Kopiergeräts

Sie haben also seit vielen Jahren denselben Kopierer an Ihrem Arbeitsplatz, er ist träge, es gibt mehr Papierstaus, als Sie zählen möchten, und es ist an der Zeit, Ihre Möglichkeiten zu erkunden. Es gibt jedoch so viele Optionen abzuwägen, aber Sie überlegen bereits Ihre langfristige Investition und welche Optionen am besten zu Ihren Bedürfnissen passen.

Bei so vielen Dingen, die berücksichtigt werden müssen, ist es fast so, als würden Sie ein neues Auto für das Büro kaufen. Soll ich gebraucht oder neu greifen? Brauchen wir Farbe oder Monochrom? Soll ich mieten, leasen oder kaufen? Welches Modell oder Fabrikat? Es mag auf den ersten Blick so überwältigend erscheinen, aber mit ein wenig Recherche und Unterstützung werden Sie in kürzester Zeit ein Profi sein.

Es ist wichtig, ein qualitativ hochwertiges Kopiergerät zu kaufen, das den Anforderungen Ihres Büros entspricht, aber es ist leicht, sich von neuen Modellen überrumpeln zu lassen und anzunehmen, dass teure Geräte eine bessere Funktionalität haben als billige.

Bevor wir uns weiter mit dem Thema befassen, wollen wir zunächst verstehen, warum Unternehmen trotz des digitalen Zeitalters Kopiergeräte benötigen:

Gründe, warum Büros Kopiergeräte benötigen

Im heutigen digitalen Zeitalter fragen sich viele Menschen, ob sie ohne Fotokopierer überleben können. Sie gehen davon aus, dass die Cloud und Computer ausreichen, da die meisten Papiere jetzt digital sind, wenn es darauf hinausläuft, Informationen auszutauschen. Dies mag zwar bis zu einem gewissen Grad zutreffen, bedeutet aber nicht, dass Büros keine Fotokopierer mehr benötigen. Es gibt immer noch viele Gründe, warum Büros Kopierer benötigen:

• Einige Personen verbinden sich nicht so oft mit der Cloud, E-Mail und dem Internet wie andere. Daher ist es immer eine gute Idee, die Möglichkeit zu haben, elektronische Dokumente für diejenigen zu drucken, die Papierkopien bevorzugen.
• Die Cloud kann noch nicht alles. Folglich ist es noch praktischer, Kopien zu drucken.
• Während jeder seine Hände um seine Tablets und Telefone herum hat, bevorzugen manche Menschen immer noch das Gefühl von Papier in ihren Händen. Bei Fotokopierern werden die Kunden dankbar sein, etwas Greifbares zu haben.
• Zugegeben, digitale Signaturen werden schnell populär, aber für viele Unternehmen ist eine Originalunterschrift erforderlich, und das geht nur mit gedruckten Kopien von Dokumenten.

Um Ihnen den Weg durch die Welt der Fotokopierer zu erleichtern, finden Sie hier eine Zusammenstellung der besten Ansätze zur Auswahl eines Kopiergeräts:

Bewerten Sie die unverzichtbaren Funktionen

Berücksichtigen Sie zunächst die Druckanforderungen Ihrer Mitarbeiter, wenn Sie den besten Kopierer für Ihren Arbeitsplatz auswählen. Ist Ihr Unternehmen ein druckintensives Unternehmen, das kaum Fax-, Kopier- und Scanfunktionen verwendet? Oder ist Ihr Unternehmen auf all diese Funktionen angewiesen, um täglich effektiv zu arbeiten?

Funktionen wie Faxen, Scannen und Drucken mögen wertvolle Features sein, aber wenn Kopien eine Notwendigkeit für Unternehmen sind, sollte Ihre Suche mit einem Schwerpunkt auf einem Multifunktionsgerät (MFD) beginnen, das eine hohe Kopierqualität bietet; Sobald Sie über die erforderlichen Funktionen verfügen, können Sie mit der Erkundung anderer optionaler Funktionen beginnen.

Volumen kopieren und drucken

Einer der wichtigsten Faktoren, den es zu berücksichtigen gilt, liegt auf der Hand: Wie oft wird das Kopiergerät genutzt. Berechnen Sie die Anzahl der Seiten, die der Kopierer monatlich produzieren kann, und wofür er verwendet wird. Dies hilft bei der Entscheidung, ob Sie einen Farb- oder Schwarzweiß-Fotokopierer benötigen, die Größe des Fachs und die Größe des Kopierers.

Workflow-Verbesserungen

Bei der Auswahl des besten Fotokopierers für Ihr Startup sollten Sie auch dessen Kapazität zur Verbesserung des Arbeitsablaufs an Ihrem Arbeitsplatz einkalkulieren. In vielen Büros ist die Mehrheit der Mitarbeiter auf ein Gerät angewiesen, um Dokumente zu scannen, Kopien zu erstellen, Aufträge zu drucken und vieles mehr.

In solchen Umgebungen benötigen Sie eine Maschine, die mehrere Funktionen gleichzeitig ausführen kann. Dies hilft, den Arbeitsablauf zu rationalisieren und die Produktivität zu verbessern. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihren Arbeitsablauf zu überprüfen und herauszufinden, ob Ihr neuer Kopierer Verbesserungsmöglichkeiten bietet.

Die Folge für Ihren Arbeitsplatz kann bei falscher Wahl des Kopierers ein Projektstau sein. Wenn der Kopierer keine Jobs ausführen kann, die Ihren Büroanforderungen entsprechen, führt dies zu einem ineffizienten Arbeitsablauf.

Energieeffizienz

Durch die Auswahl eines energieeffizienten Kopierers sparen Sie eine beträchtliche Menge Geld bei den Stromrechnungen und verringern gleichzeitig die Umweltschäden, die mit einem hohen Energieverbrauch einhergehen. Der Kopierer bleibt auch während des Betriebs kühler, sodass die Bürotemperatur bei häufigem Gebrauch nicht ansteigt.

Raum

Je nach Größe Ihres Büros ist der verfügbare Platz für Ihre Kopierer oder Laserdrucker möglicherweise begrenzt. Wenn Sie jedoch über ausreichend Platz oder sogar einen reservierten Drucksaal verfügen, können Sie sich für etwas Größeres und Besseres entscheiden.

Kontrollen

Die Bedienelemente des Kopierers wirken sich darauf aus, wie einfach es ist, den Kopierer zu verwenden. Wählen Sie einen Kopierer mit einfachen Bedienelementen, mit denen Benutzer am Arbeitsplatz verstehen können, wie alle Funktionen ausgeführt werden. Prüfen Sie die Anzeigen am Kopierer und testen Sie die Bedienelemente. Probieren Sie verschiedene Funktionen aus, um herauszufinden, ob es problematisch ist, von einer zur anderen zu wechseln.

Eigentumsgesamtkosten

Das erste, was Ihr Unternehmen bei der Auswahl eines Kopierers berücksichtigen muss, sind die Kosten. Obwohl Sie Kopiergeräte suchen sollten, die zu Ihrem Budget passen, können Sie sich nicht nur auf den Verkaufspreis konzentrieren. Alle Maschinen haben einzigartige Gesamtbetriebskosten. Abgesehen von den Kosten für die Hardware selbst muss Ihr Unternehmen auch die Effizienz des Kopierers, die Kosten für Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen berücksichtigen.

Für die meisten Unternehmen ist das Leasing von Kopierern wirtschaftlich viel sinnvoller als der Kauf eines Bürogeräts. Tatsächlich entscheiden sich die meisten Unternehmen aufgrund einer Fülle von guten betriebswirtschaftlichen Vorteilen dafür, Kopierer zu leasen, anstatt einen zu kaufen. Dieser umfassende Leitfaden zum Leasing von Fotokopierern wird Ihnen helfen, die wichtigsten Vorteile der Leasingfinanzierung zu verstehen.

Fazit

Ein Kopiergerät ist eine ziemlich große Investition, daher ist es beim Kauf eines Kopiergeräts hilfreich, eine Liste der Dinge zu haben, die Sie möglicherweise benötigen. Der letzte Tipp ist, sich daran zu erinnern, dass die meisten vertrauenswürdigen Unternehmen eine fundierte Beratung bei der Auswahl der Kopiergeräte anbieten und sich für zusätzliche Sicherheit für einen autorisierten Lieferanten der Kopierermarke entscheiden, die Sie kaufen oder leasen möchten .

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