選擇複印機的最佳方法

已發表: 2019-01-20

因此，您的工作場所多年來一直使用同一台複印機，它運行緩慢，卡紙的次數超出您的計算範圍，是時候探索您的選擇了。但是，有很多選擇需要權衡，但您已經在考慮您的長期投資以及哪些選擇最適合您的需求。

有這麼多事情要考慮，就好像你在為辦公室買一輛新車一樣。我應該買二手的還是新的？我們需要彩色還是單色？我應該租、租還是買？哪個型號或品牌？起初它可能看起來如此壓倒性，但通過一些研究和幫助，你很快就會成為專業人士。

購買一台滿足辦公室需求的高質量複印機固然重要，但很容易被新機型蒙蔽，認為昂貴的複印機比便宜的複印機功能更好。

在深入探討該主題之前，讓我們首先了解為什麼儘管數字時代企業仍需要復印機：

辦公室需要復印機的原因

在當今的數字時代，許多人想知道他們是否可以在沒有復印機的情況下生存。他們認為，因為現在大多數文書工作都是數字化的，所以當歸結為共享信息時，雲和計算機就可以了。雖然這在某種程度上可能是正確的，但這並不意味著辦公室不再需要復印機。辦公室需要復印機的原因還有很多：

為了幫助您在復印機的世界中游刃有餘，以下是選擇複印機的最佳方法的彙編：

首先，在為您的工作場所選擇最佳複印機時，請考慮員工的打印需求。您的公司是一家印刷繁重的企業，幾乎從不使用傳真、複印和掃描功能嗎？或者您的企業是否依賴所有這些功能來有效地日常運營？

傳真、掃描和打印等功能可能是有價值的功能，但如果復印是企業的必需品，您的搜索應該從提供高複印質量的多功能設備(MFD) 開始；一旦您擁有了所需的功能，您就可以開始探索其他可選功能。

要考慮的最重要因素之一是顯而易見的：將使用多少複印機。計算複印機每月可以打印的頁數以及它的用途。這將有助於確定您是否需要彩色或黑白複印機、其容量托盤的大小以及復印機的大小。

在為您的初創公司選擇最好的複印機時，您還應該計算其改善工作場所工作流程的能力。在許多辦公室中，大多數員工依靠一台設備來掃描文檔、複印、打印作業等。

在這樣的環境中，您需要一台可以同時執行多種功能的機器。這有助於簡化工作流程並提高生產力。因此，請花時間檢查您的工作流程，並了解您的新復印機是否可以提供任何改進機會。

如果選擇了錯誤的複印機，您工作場所的結果可能會導致項目停滯。如果復印機無法執行符合您辦公室需求的工作，則會導致工作流程效率低下。

選擇節能複印機可為您節省大量水電費，同時減少高能耗帶來的環境破壞。複印機在工作時也保持涼爽，因此在頻繁使用期間辦公室溫度不會升高。

根據您的辦公室大小，複印機或激光打印機的可用空間可能會受到限制。但是，如果您有足夠的空間甚至預留打印室，您可以選擇更大更好的東西。

複印機的控制會影響使用複印機的難易程度。選擇具有簡單控件的複印機，讓工作場所的用戶了解如何執行所有功能。檢查復印機上的顯示並測試控制。嘗試不同的功能，看看從一個切換到另一個是否有問題。

在選擇複印機時，您的企業需要考慮的第一件事就是成本。儘管您應該查看適合您預算的複印機，但您不能只關注零售價格。所有機器都具有獨特的總擁有成本。除了硬件本身的成本之外，您的企業還必須考慮複印機的效率、耗材成本和服務成本。

對於大多數企業來說，複印機租賃比直接購買辦公設備更具經濟意義。事實上，大多數企業選擇租賃複印機而不是購買複印機，因為它具有良好的商業意識優勢。這本複印機租賃綜合指南將幫助您了解租賃融資的主要優勢。

複印機是一項相當大的投資，因此在購買複印機時列出您可能需要的物品會有所幫助。最後一個提示是要記住，大多數值得信賴的公司都會就選擇哪種複印機提供合理的建議，並且為了更加安心，請選擇您想要購買或租賃的複印機品牌的授權供應商。

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