コピー機を選択するための最大のアプローチ

公開: 2019-01-20

ですから、あなたは何年もの間あなたの職場に同じコピー機を持っていました、それは遅く、あなたが数えようと思っているよりも多くの紙詰まりがあり、そしてあなたの選択肢を探求する時が来ました。 ただし、検討すべき選択肢はたくさんありますが、あなたはすでに長期投資を検討しており、どの選択肢がニーズに最も適しているかを検討しています。

考慮すべきことがたくさんあるので、まるでオフィス用に新しい自動車を購入しているかのようです。 中古か新品か? カラーまたはモノクロが必要ですか? 賃貸、賃貸、購入する必要がありますか? どのモデルまたはメーカーですか? 最初はとても圧倒されるように思えるかもしれませんが、少しの調査と支援があれば、すぐにプロになれます。

オフィスのニーズに合った高品質のコピー機を購入することは重要ですが、新しいモデルに目がくらんでしまい、安価なものよりも高価なものの方が機能が優れていると思い込みがちです。

このトピックをさらに掘り下げる前に、デジタル時代にもかかわらず企業がコピー機を必要とする理由を最初に理解しましょう。

オフィスがコピー機を必要とする理由

今日のデジタル時代では、多くの人がコピー機なしで生き残ることができるかどうか疑問に思っています。 現在、ほとんどの事務処理はデジタルであるため、情報の共有に要約すると、クラウドとコンピューターがそれを実行します。 これはある程度真実かもしれませんが、それはオフィスがもはやコピー機を必要としないという意味ではありません。 オフィスにコピー機が必要な理由はまだたくさんあります。

  • 一部の個人は、他の人ほどクラウド、電子メール、インターネットに接続していません。 したがって、ハードコピーを好む人のために電子文書を印刷する機能を備えていることは常に良い考えです。
  • クラウドはまだすべてを行うことはできません。 したがって、コピーを印刷する方がさらに実用的です。
  • 誰もがタブレットや携帯電話の周りに手を置いていますが、それでも手に紙の感触を好む人もいます。 コピー機を使用すると、クライアントは具体的なものを用意するオプションに感謝するでしょう。
  • 確かに、デジタル署名は急速に普及していますが、多くの企業では、元の署名が必要であり、それはドキュメントの印刷されたコピーでのみ行うことができます。

コピー機の世界を操作するのに役立つように、コピー機を選択するための最も優れたアプローチをまとめました。

不可欠な機能を評価する

まず、職場に最適なコピー機を選択する際には、従業員の印刷ニーズを考慮してください。 あなたの会社は、ファックス、コピー、スキャン機能をほとんど使用しない、印刷量の多いビジネスですか? それとも、あなたのビジネスは、日常的に効果的に機能するためにこれらすべての機能に依存していますか?

ファックス、スキャン、印刷などの機能は価値のある機能かもしれませんが、コピーがビジネスに必要な場合は、高コピー品質を提供する多機能デバイス(MFD)に焦点を当てて検索を開始する必要があります。 必要な機能が揃ったら、他のオプション機能の探索を開始できます。

ボリュームのコピーと印刷

考慮すべき最も重要な要素の1つは、明らかな要素です。コピー機がどれだけ使用されるかです。 コピー機が作成できる月間ページ数とその使用目的を計算します。 これは、カラーまたは白黒のコピー機が必要かどうか、その容量トレイのサイズ、およびコピー機のサイズを決定するのに役立ちます。

ワークフローの改善

スタートアップに最適なコピー機を選択するときは、職場のワークフローを改善するための容量も計算する必要があります。 多くのオフィスでは、大多数の労働者が1つのデバイスに依存して、ドキュメントのスキャン、コピーの作成、ジョブの印刷などを行っています。

このような環境では、複数の機能を同時に実行できるマシンが必要です。 これにより、ワークフローが合理化され、生産性が向上します。 したがって、時間をかけてワークフローを調べ、新しいコピー機が改善の機会を提供できるかどうかを確認してください。

間違ったコピー機を選択した場合の職場での結果は、プロジェクトの停滞につながる可能性があります。 コピー機がオフィスのニーズに合った仕事を実行できない場合、ワークフローが非効率的になります。

エネルギー効率

エネルギー効率の高いコピー機を選択すると、高エネルギー消費に伴う環境へのダメージを減らしながら、光熱費を大幅に節約できます。 コピー機は動作中も低温を維持するため、頻繁に使用してもオフィスの温度が上昇することはありません。

スペース

オフィスの規模によっては、コピー機やレーザープリンターで使用できるスペースが制限される場合があります。 ただし、十分なスペースがある場合、または予約済みの印刷室がある場合は、より大きく、より良いものを選ぶことができます。

コントロール

コピー機のコントロールは、コピー機の使いやすさに影響します。 職場のユーザーがすべての機能を実行する方法を理解できるようにするシンプルなコントロールを備えたコピー機を選択してください。 コピー機のディスプレイを確認し、コントロールをテストします。 さまざまな関数を試して、ある関数から別の関数に切り替えるのに問題があるかどうかを確認してください。

総所有コスト(TCO

コピー機を選択する際にビジネスで最初に考慮する必要があるのはコストです。 予算に合ったコピー機を検討する必要がありますが、小売価格だけに注目することはできません。 すべてのマシンには、固有の総所有コストがあります。 ハードウェア自体のコスト以外に、ビジネスでは、コピー機の効率、消耗品、およびサービスのコストも考慮する必要があります。

ほとんどの企業にとって、コピー機のリースは、オフィス機器を完全に購入するよりもはるかに経済的に意味があります。 実際のところ、ほとんどの企業は、ビジネスセンスの優れた利点が豊富にあるため、コピー機を購入する代わりにリースすることを選択しています。 コピー機のリースに関するこの包括的なガイドは、リースファイナンスの主なメリットを理解するのに役立ちます。

結論

コピー機はかなりの投資が必要なため、コピー機を購入する際には、必要なもののリストを用意しておくと役立ちます。 最後のヒントは、ほとんどの信頼できる会社がどのコピー機を選択するかについて適切なアドバイスを提供し、さらに安心するために、購入またはリースしたいコピー機ブランドの認定サプライヤーを選ぶことを覚えておいてください

これについて何か考えがありますか? コメントで下に知らせてください、または私たちのツイッターまたはフェイスブックに議論を持ち越してください。

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