I migliori approcci alla scelta di una fotocopiatrice

Quindi, hai la stessa fotocopiatrice sul posto di lavoro da molti anni, è lenta, ci sono più inceppamenti della carta di quanti tieni a contare ed è tempo di esplorare le tue opzioni. Tuttavia, ci sono così tante opzioni da valutare, ma stai già considerando il tuo investimento a lungo termine e quali opzioni si adattano meglio alle tue esigenze.

Con così tante cose da tenere in considerazione, è quasi come se stessi acquistando una nuova automobile per l'ufficio. Dovrei scegliere usato o nuovo? Abbiamo bisogno di colore o monocromatico? Devo affittare, affittare o acquistare? Quale modello o marca? All'inizio potrebbe sembrare così opprimente, ma con un po' di ricerca e assistenza, diventerai un professionista in pochissimo tempo.

È importante acquistare una fotocopiatrice di alta qualità che soddisfi le esigenze del tuo ufficio, ma è facile essere presi alla sprovvista dai nuovi modelli e presumere che quelli costosi abbiano una funzionalità migliore di quelli economici.

Prima di approfondire l'argomento, capiamo innanzitutto perché le aziende hanno bisogno di fotocopiatrici nonostante l'era digitale:

Motivi per cui gli uffici hanno bisogno di fotocopiatrici

Nell'era digitale di oggi, molte persone si chiedono se possono sopravvivere senza una fotocopiatrice. Capiscono perché la maggior parte dei documenti cartacei ora è digitale, il cloud e i computer lo faranno quando si riduce alla condivisione di informazioni. Anche se questo può essere vero in una certa misura, ciò non significa che gli uffici non abbiano più bisogno di fotocopiatrici. Ci sono ancora molte ragioni per cui gli uffici hanno bisogno di fotocopiatrici:

• Alcuni individui non si connettono al cloud, alla posta elettronica ea Internet come fanno altri. Quindi, è sempre una buona idea avere la capacità di stampare documenti elettronici per coloro che preferiscono le copie cartacee.
• Il cloud non può ancora fare tutto. Di conseguenza, è ancora più pratico stampare le copie.
• Mentre tutti hanno le mani intorno a tablet e telefoni, alcune persone preferiscono ancora la sensazione della carta nelle loro mani. Con le fotocopiatrici, i clienti saranno grati per la possibilità di avere qualcosa di tangibile.
• Certo, le firme digitali stanno rapidamente diventando popolari, ma per molte aziende è necessaria una firma originale e puoi farlo solo con le copie stampate dei documenti.

Per aiutarti a muoverti nel mondo delle fotocopiatrici, ecco una raccolta dei migliori approcci alla scelta di una fotocopiatrice:

Valuta le funzioni indispensabili

Per cominciare, considera le esigenze di stampa dei tuoi dipendenti quando scegli la migliore fotocopiatrice per il tuo posto di lavoro. La vostra azienda è un'azienda ad alta densità di stampa che non utilizza quasi mai funzioni di fax, copia e scansione? Oppure la tua azienda dipende da tutte queste funzionalità per operare efficacemente su base giornaliera?

Funzioni come l'invio di fax, la scansione e la stampa possono essere caratteristiche preziose, ma se le copie sono una necessità per le aziende, la ricerca dovrebbe iniziare con un focus su un dispositivo multifunzionale (MFD) che offre un'elevata qualità di copia; una volta che hai le funzionalità richieste, puoi iniziare a esplorare altre funzionalità opzionali.

Copia e stampa volume

Uno dei fattori più importanti da tenere in considerazione è ovvio: quanto verrà utilizzata la fotocopiatrice. Calcolare il numero di pagine mensili che la fotocopiatrice può produrre e per cosa verrà utilizzata. Questo aiuterà a decidere se è necessaria una fotocopiatrice a colori o in bianco e nero, le dimensioni del vassoio di capacità e quanto sarà grande la fotocopiatrice.

Miglioramenti al flusso di lavoro

Quando scegli la migliore fotocopiatrice per la tua startup, dovresti anche calcolare la sua capacità di migliorare il flusso di lavoro nel tuo posto di lavoro. In molti uffici, la maggior parte dei lavoratori dipende da un unico dispositivo per scansionare documenti, fare copie, stampare lavori e altro ancora.

In tali ambienti, è necessaria una macchina in grado di eseguire più funzioni contemporaneamente. Questo aiuta a semplificare il flusso di lavoro e migliora la produttività. Quindi, prenditi del tempo per esaminare il tuo flusso di lavoro e scoprire se la tua nuova fotocopiatrice può offrire opportunità di miglioramento.

Il risultato per il tuo posto di lavoro, quando viene scelta la fotocopiatrice sbagliata, può essere un ostacolo ai progetti. Se la fotocopiatrice non è in grado di eseguire lavori coerenti con le esigenze del tuo ufficio, causerà un flusso di lavoro inefficiente.

Efficienza energetica

La scelta di una fotocopiatrice efficiente dal punto di vista energetico consente di risparmiare una notevole quantità di denaro sulle bollette, riducendo al contempo i danni ambientali che derivano da un elevato consumo di energia. La fotocopiatrice rimane anche più fresca mentre funziona, quindi non c'è un aumento della temperatura dell'ufficio durante l'uso frequente.

Spazio

A seconda delle dimensioni dell'ufficio, la quantità di spazio disponibile per le fotocopiatrici o le stampanti laser potrebbe essere limitata. Tuttavia, se hai uno spazio adeguato o anche una sala stampa riservata, puoi scegliere qualcosa di più grande e migliore.

Controlli

I controlli della fotocopiatrice influiscono sulla facilità di utilizzo della fotocopiatrice. Seleziona una fotocopiatrice con controlli semplici che consentano agli utenti sul posto di lavoro di capire come eseguire tutte le funzioni. Controllare i display sulla fotocopiatrice e testare i controlli. Prova diverse funzioni per scoprire se è problematico passare da una all'altra.

Costo totale della proprietà

La prima cosa di cui la tua azienda deve tenere conto quando seleziona una fotocopiatrice è il costo. Anche se dovresti guardare alle fotocopiatrici adatte al tuo budget, non puoi concentrarti solo sul prezzo al dettaglio. Tutte le macchine sono dotate di un costo totale di proprietà unico. Oltre al costo dell'hardware stesso, la tua azienda deve anche considerare l'efficienza della fotocopiatrice, il costo delle forniture e dei servizi.

Per la maggior parte delle aziende, il noleggio di una fotocopiatrice ha un senso molto più economico rispetto all'acquisto dell'attrezzatura per ufficio. In effetti, la maggior parte delle aziende sceglie di noleggiare le fotocopiatrici invece di acquistarne una a causa dell'abbondanza di vantaggi di buon senso degli affari. Questa guida completa al leasing di fotocopiatrici ti aiuterà a comprendere i principali vantaggi del finanziamento del leasing.

Conclusione

Una fotocopiatrice è un investimento abbastanza grande da fare, quindi avere un elenco di cose di cui potresti aver bisogno ti aiuterà quando acquisti una fotocopiatrice. L'ultimo consiglio è ricordare che le aziende più affidabili offriranno validi consigli su quali fotocopiatrici scegliere e, per ulteriore tranquillità, optare per un fornitore autorizzato del marchio di fotocopiatrici che si desidera acquistare o noleggiare .

Hai qualche idea su questo? Fatecelo sapere in basso nei commenti o trasferite la discussione sul nostro Twitter o Facebook.

Raccomandazioni della redazione:

• Come trasformare il tuo software per ufficio preferito in un'arma segreta di marketing
• Come configurare il tuo iPhone e Mac per una perfetta integrazione in ufficio
• I piani degli uffici aperti devono essere distrutti, non integrati con accessori per il viso
• 3 gadget da ufficio incentrati sulla salute che devi assolutamente possedere
• Un elenco completo di elementi essenziali e gadget per le apparecchiature per ufficio