El futuro de los eventos híbridos: ¿realmente estamos diseñando para dos audiencias?

Hybrid está aquí para quedarse

Los eventos híbridos ya no son una solución temporal. Lo que comenzó como una respuesta de emergencia se ha convertido en un formato duradero que combina la inmediatez de las experiencias en persona con el alcance y la flexibilidad de lo digital.

Al principio, el aumento híbrido fue impulsado por las circunstancias. Pero lo que ha mantenido en marcha es algo más poderoso de accesibilidad, conveniencia y ideas basadas en datos que las configuraciones tradicionales a menudo no pueden entregar.

Ahora que los eventos híbridos se están convirtiendo en el estándar, está surgiendo una pregunta más compleja. ¿Estamos realmente diseñando con ambos tipos de asistentes en mente, o estamos priorizando inconscientemente uno sobre el otro?

Esto va más allá de las elecciones tecnológicas. Es un cambio estratégico. Y cómo respondemos podría dar forma al futuro de toda la industria de eventos. El diseñador de eventos de la agencia de Chameleon en Manchester reunió esta guía para ayudar a los profesionales de eventos a enfrentar ese desafío de frente.

Un evento, dos experiencias muy diferentes

Seamos honestos. Los eventos híbridos dividen naturalmente a su audiencia.

Tienes asistentes en la habitación, alimentando la energía del espacio, construyendo conexiones a través de chats espontáneos y esperando experiencias táctiles en el momento.

Luego están los participantes virtuales, sintonizando desde casa o en movimiento. Quieren algo pulido, atractivo e interactivo, sin sentirse como espectadores de segunda clase.

Estas no son solo diferentes preferencias. Son fundamentalmente diferentes modos de compromiso. Y la mayoría de las veces, vemos a los organizadores que ofrecen una experiencia fantástica en persona, mientras que el lado en línea se siente como una idea de último momento pasiva.

Ahí es donde el concepto de Equidad de Experiencia se vuelve esencial. Cada asistente debe sentir que han tenido un valor significativo. Pero crear esa sensación de justicia es cualquier cosa menos directa.

Lo que los diseñadores de UX han sabido todo el tiempo

Este desafío no es exclusivo de los eventos. Los profesionales de UX han estado trabajando en problemas similares durante años, elaborando experiencias perfectas en teléfonos, tabletas, computadoras portátiles y más allá.

Su principio rector es simple. Una experiencia, entregada a través de múltiples formatos.

Esa mentalidad se aplica maravillosamente a los eventos híbridos. En lugar de construir dos programas separados, el objetivo debe ser crear una experiencia unificada que se adapte a cada audiencia. De esto se trata el diseño de eventos adaptativos. La entrega puede variar, pero el viaje emocional y cognitivo debe permanecer intacto.

Comience con la división, luego encuentre el hilo

Los eventos híbridos exitosos no pretenden que todos tengan la misma experiencia. Comienzan respetando las diferencias y luego diseñan deliberadamente para conectar los dos lados.

Primero, sirva a cada grupo en sus propios términos
Los invitados en el sitio quieren la energía de las interacciones del mundo real. Dales la oportunidad de establecer contactos, explorar entornos físicos y participar en momentos improvisados. Mientras tanto, sus asistentes virtuales merecen más que una transmisión pasiva. Piense en el contenido exclusivo solo en línea, el acceso al backstage y las herramientas intuitivas que les permiten participar en sus términos.

Entonces, crea momentos compartidos
Fomente las encuestas en vivo en ambas audiencias. Transmitir notas clave simultáneamente. Establezca salas de ruptura o discusiones de paneles donde las personas puedan interactuar independientemente de cómo asistan.

Cisco Live 2023 lo hizo bien. Su pista digital dedicada no fue solo una repetición del escenario principal, fue cuidadosamente seleccionado para los espectadores en línea. El resultado? Un aumento del 30 por ciento en el compromiso remoto.

Las herramientas están listas. El pensamiento necesita ponerse al día

Es fácil culpar a experiencias híbridas mediocres de la tecnología. Pero el verdadero problema no es la plataforma, es la mentalidad detrás de la planificación.

Las herramientas de eventos de hoy como Hopin, Cvent, Bizzabo y VFairs son más que capaces. Ofrecen características interactivas, chat en vivo, capacidades de ruptura, experiencias gamificadas y rastreo de datos.

Lo que a menudo falta es la voluntad de diseñar con ambas audiencias en mente desde el principio. Demasiados eventos todavía están estructurados como es 2019, simplemente atornillando elementos digitales en un plan en vivo.

Medir lo que realmente importa

Si desea saber si su evento híbrido tuvo éxito, es hora de mirar más allá de los hechizos y las encuestas de cara sonriente.

Empiece a rastrear cosas como:

Duración del compromiso virtual
¿Los espectadores remotos se quedan más allá de la nota clave de apertura?

Interacción entre la audiencia
¿Las personas contribuyen a través de las plataformas, o un grupo solo está mirando desde el costo?

Rendimiento del contenido por formato
¿Qué sesiones brillan en línea y cuáles solo aterrizan bien en persona?

Inclusión de la participación
¿Pueden todos hacer preguntas, unir conversaciones e influir en la forma del evento?

Las plataformas como Spotme y Brella hacen que sea más fácil reunir estas ideas en tiempo real, para que pueda ajustar su enfoque sobre la marcha.

Hybrid hecho correcto es inclusivo, escalable y más verde

Cuando se ejecuta cuidadosamente, Hybrid no es solo un compromiso, es un salto hacia adelante.

Piense en los beneficios. No hay vuelos para reservar. No hay hoteles para llenar. No hay aplicaciones de visa para estresarse. Alguien en Edimburgo ahora puede participar tan fácilmente como alguien en Bruselas. Eso no es solo conveniente. Es más justo, más rentable y significativamente más sostenible.

Según un informe de 2023 del Virtual Events Institute, el cambio a formatos virtuales primero puede reducir las emisiones hasta en un 80 por ciento por asistente.

También hay una gran victoria en términos de accesibilidad. El subtítulo, la traducción del idioma y la compatibilidad del lector de pantalla son más fáciles de implementar en línea, lo que le da a más personas la oportunidad de participar plenamente.

No se trata de dos eventos. Es una experiencia con dos perspectivas.

El futuro del híbrido no se trata de elegir entre audiencias. Se trata de diseñar con claridad.

No estás organizando dos eventos. Estás creando una experiencia cohesiva, entregada de dos maneras diferentes. Eso no es un compromiso, es un cambio de mentalidad. Y coloca el enfoque exactamente donde pertenece a su audiencia, no en su lugar.

Los eventos que abarcan este cambio no solo ampliarán su alcance. Profundarán su impacto en línea, en persona y en todas partes.