Przyszłość wydarzeń hybrydowych: czy naprawdę projektujemy dla dwóch odbiorców?

Hybryda jest tutaj, aby zostać

Zdarzenia hybrydowe nie są już tymczasowe rozwiązanie. To, co zaczęło się jako reakcja awaryjna, przekształciło się w trwały format, który łączy bezpośredniość osobistych doświadczeń z zasięgiem i elastycznością cyfrową.

Początkowo wzrost hybrydowy był napędzany sytuacjami. Ale to, co go utrzymało, jest czymś mocniejszym dostępnością, wygodą i opartymi na danych spostrzeżeniami, których tradycyjne konfiguracje często nie mogą dostarczyć.

Teraz, gdy zdarzenia hybrydowe stają się standardem, pojawia się bardziej złożone pytanie. Czy naprawdę projektujemy z myślą o obu typach uczestników, czy też nieświadomie priorytetowo traktujemy jeden z nich?

To wykracza poza wybory technologiczne. To strategiczna zmiana. I sposób, w jaki reagujemy, może kształtować przyszłość całej branży wydarzeń. Projektant wydarzeń Agencji Chameleon w Manchesterze złożył ten przewodnik, aby pomóc specjalistom z wydarzeń w obliczu wyzwania.

Jedno wydarzenie, dwa bardzo różne doświadczenia

Bądźmy szczerzy. Wydarzenia hybrydowe naturalnie dzielą odbiorców.

Masz uczestników w pokoju, karmiąc energię przestrzeni, budując połączenia poprzez spontaniczne rozmowy i oczekując dotykowych doświadczeń.

Następnie są wirtualni uczestnicy, dostrajają się z domu lub w ruchu. Chcą czegoś wypolerowanego, angażującego i interaktywnego-bez czują się jak widzowie drugiej klasy.

To nie są tylko różne preferencje. Są to zasadniczo różne sposoby zaangażowania. I częściej widzimy, jak organizatorzy zapewniają fantastyczne wrażenia osobiste, podczas gdy strona internetowa wydaje się być pasywną refleksją.

Właśnie tam koncepcja doświadczenia staje się niezbędna. Każdy uczestnik powinien czuć, że mieli znaczącą wartość. Ale stworzenie tego poczucia uczciwości jest niczym innym, że.

To, co projektanci UX znają przez cały czas

To wyzwanie nie jest unikalne dla wydarzeń. Specjaliści UX od lat pracują nad podobnymi problemami, tworząc płynne doświadczenia w telefonach, tabletach, laptopach i poza nią.

Ich zasada przewodnia jest prosta. Jedno doświadczenie, dostarczane przez wiele formatów.

Ten sposób myślenia pięknie dotyczy wydarzeń hybrydowych. Zamiast budować dwa oddzielne programy, celem powinno być stworzenie jednego zunifikowanego doświadczenia, które dostosowuje się do każdej publiczności. Na tym właśnie polega adaptacyjny projekt zdarzeń. Dostawa może się różnić, ale podróż emocjonalna i poznawcza powinna pozostać nienaruszona.

Zacznij od podziału, a następnie znajdź wątek

Udane wydarzenia hybrydowe nie udają, że wszyscy mają takie samo doświadczenie. Zaczynają od poszanowania różnic, a następnie celowo projektują, aby połączyć dwie strony.

Po pierwsze, służyć każdej grupie na własnych warunkach
Goście na miejscu chcą energii interakcji w świecie rzeczywistym. Daj im szansę na nawiązywanie kontaktów twarzą w twarz, odkrywanie środowisk fizycznych i udział w zaimprowizowanych momentach. Tymczasem twoi wirtualni uczestnicy zasługują na więcej niż pasywny strumień. Pomyśl o ekskluzywnych treściach internetowych, dostępu do za kulisami i intuicyjnym narzędziom, które pozwalają im uczestniczyć w swoich warunkach.

Następnie stwórz wspólne momenty
Zachęcaj do ankiet na żywo w obu odbiorcach. Transmitowane keynotes jednocześnie. Skonfiguruj pokoje przełomowe lub dyskusje panelowe, w których ludzie mogą wchodzić w interakcje bez względu na to, jak uczestniczą.

Cisco Live 2023 ma rację. Ich dedykowana ścieżka cyfrowa nie była tylko powtórką głównej sceny, którą został starannie przygotowany dla widzów online. Wynik? 30 -procentowy wzrost zdalnego zaangażowania.

Narzędzia są gotowe. Myślenie musi nadrobić zaległości

Łatwo jest obwiniać słabe hybrydowe doświadczenia za technologię. Ale prawdziwym problemem nie jest platformy, które są sposobem myślenia planowania.

Dzisiejsze narzędzia do wydarzeń, takie jak Hopin, Cvent, Bizzabo i VFairs, są więcej niż zdolne. Oferują interaktywne funkcje, czat na żywo, możliwości przełomowe, granie i bogate śledzenie danych.

Często brakuje gotowości do projektowania z myślą o obu odbiorcach od samego początku. Zbyt wiele wydarzeń jest nadal ustrukturyzowanych, jak to 2019, po prostu wbijając elementy cyfrowe do planu na żywo.

Mierzenie tego, co właściwie liczy się

Jeśli chcesz wiedzieć, czy wydarzenie hybrydowe zakończyły się sukcesem, nadszedł czas, aby spojrzeć poza zatrudnieniem i ankietami z uśmiechem.

Zacznij śledzić takie rzeczy, jak:

Czas trwania wirtualnego zaangażowania
Czy zdalne widzowie przebywają obok otwierania?

Interakcja między audiencjami
Czy ludzie przyczyniają się do platform, czy też jedna grupa obserwuje z boku?

Wydajność treści według formatu
Które sesje świecą online i które lądują tylko osobiście?

Włączenie uczestnictwa
Czy wszyscy mogą zadawać pytania, dołączyć do rozmów i wpływać na kształt wydarzenia?

Platformy takie jak Spotme i Brella ułatwiają gromadzenie tych spostrzeżeń w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz dostosować swoje podejście w locie.

Hybrydowe prawo wykonane jest włączające, skalowalne i bardziej ekologiczne

Kiedy jest wykonany, hybryda to nie tylko kompromis, to skok do przodu.

Pomyśl o korzyściach. Brak lotów do rezerwacji. Brak hoteli do wypełnienia. Brak aplikacji wizowych do stresowania. Ktoś w Edynburgu może teraz równie łatwo zaangażować się, jak ktoś w Brukseli. To nie jest tylko wygodne. Jest bardziej sprawiedliwy, bardziej opłacalny i znacznie bardziej zrównoważony.

Według raportu 2023 z Virtual Events Institute, przeniesienie do formatów wirtualnych pierwszych może zmniejszyć emisję nawet o 80 procent na uczestnika.

Istnieje również poważna wygrana pod względem dostępności. Podpis, tłumaczenie języka i kompatybilność czytnika ekranu są łatwiejsze do wdrożenia online, dając większej liczbie osób możliwość pełnego uczestnictwa.

Nie chodzi o dwa wydarzenia. To jedno doświadczenie z dwiema perspektywami.

Przyszłość hybrydy nie polega na wyborze między odbiorcami. Chodzi o projektowanie z jasnością.

Nie organizujesz dwóch wydarzeń. Tworzysz jedno spójne doświadczenie, dostarczane na dwa różne sposoby. To nie jest kompromis, to zmiana sposobu myślenia. I koncentruje się dokładnie tam, gdzie należy do publiczności, a nie na miejscu.

Wydarzenia, które obejmują tę zmianę, nie tylko nie poszerzą ich zasięgu. Pogłębią swój wpływ online, osobiście i wszędzie pomiędzy.