L'avenir des événements hybrides: concevons-nous vraiment pour deux publics?

Hybride est là pour rester

Les événements hybrides ne sont plus une solution temporaire. Ce qui a commencé comme une réponse d'urgence est devenu un format durable qui combine l'immédiateté des expériences en personne avec la portée et la flexibilité du numérique.

Au début, la surtension hybride a été motivée par les circonstances. Mais ce qui le fait, c'est quelque chose de plus puissant, l'accessibilité, la commodité et les idées basées sur les données que les configurations traditionnelles ne peuvent souvent pas fournir.

Maintenant que les événements hybrides deviennent la norme, une question plus complexe émerge. Sommes-nous en train de concevoir vraiment avec les deux types de participants à l'esprit, ou sommes-nous inconsciemment prioritaires l'un sur l'autre?

Cela va au-delà des choix technologiques. C'est un changement stratégique. Et la façon dont nous réagissons pourrait façonner l'avenir de toute l'industrie des événements. Le concepteur d'événements de l'agence Chameleon à Manchester a rassemblé ce guide pour aider les professionnels de l'événement à ce défi.

Un événement, deux expériences très différentes

Soyons honnêtes. Les événements hybrides divisent naturellement votre public.

Vous avez des participants dans la salle, vous nourrissant de l'énergie de l'espace, établissant des connexions à travers des discussions spontanées et en vous attendant à des expériences tactiles et intégrées.

Ensuite, il y a les participants virtuels, à l'écoute de la maison ou en mouvement. Ils veulent quelque chose de poli, engageant et interactif - sans se sentir comme des spectateurs de deuxième classe.

Ce ne sont pas seulement des préférences différentes. Ce sont des modes d'engagement fondamentalement différents. Et le plus souvent, nous voyons des organisateurs offrir une expérience fantastique en personne tandis que le côté en ligne ressemble à une réflexion après coup.

C'est là que le concept d'expérience en capitaux propres devient essentiel. Chaque participant devrait penser qu'ils ont eu une valeur significative. Mais créer ce sentiment d'équité est tout sauf simple.

Ce que les concepteurs UX ont tout au long

Ce défi n'est pas unique aux événements. Les professionnels de l'UX travaillent sur des problèmes similaires depuis des années, créant des expériences sans couture sur les téléphones, les tablettes, les ordinateurs portables et au-delà.

Leur principe directeur est simple. Une expérience, livrée à travers plusieurs formats.

Cet état d'esprit s'applique magnifiquement aux événements hybrides. Plutôt que de construire deux programmes distincts, l'objectif devrait être de créer une expérience unifiée qui s'adapte à chaque public. C'est à cela que sert la conception des événements adaptatifs. La livraison peut varier, mais le voyage émotionnel et cognitif devrait rester intact.

Commencez par la scission, puis trouvez le fil

Les événements hybrides réussis ne prétendent pas que tout le monde a la même expérience. Ils commencent par respecter les différences, puis conçoivent délibérément pour relier les deux côtés.

Tout d'abord, servez chaque groupe selon ses propres conditions
Les clients sur place veulent l'énergie des interactions réelles. Donnez-leur la possibilité de réseauter en face à face, d'explorer des environnements physiques et de participer à des moments impromptus. Pendant ce temps, vos participants virtuels méritent plus qu'un flux passif. Pensez au contenu exclusif en ligne uniquement, à l'accès dans les coulisses et aux outils intuitifs qui les permettent de participer à leurs termes.

Ensuite, créez des moments partagés
Encouragez le sondage en direct sur les deux publics. Diffuser simultanément des keynotes. Configurez des salles d'évasion ou des discussions de groupe où les gens peuvent interagir, quelle que soit la façon dont ils assistent.

Cisco Live 2023 a bien compris. Leur piste numérique dédiée n'était pas seulement une rediffusion de la scène principale qu'il a été soigneusement organisé pour les téléspectateurs en ligne. Le résultat? Une augmentation de 30% de l'engagement à distance.

Les outils sont prêts. La pensée doit rattraper

Il est facile de blâmer les expériences hybrides terne sur la technologie. Mais le vrai problème n'est pas les plateformes, c'est la mentalité derrière la planification.

Les outils d'événements d'aujourd'hui comme Hopin, Cvent, Bizzabo et VFairs sont plus que capables. Ils offrent des fonctionnalités interactives, un chat en direct, des capacités d'évasion, des expériences gamifiées et un suivi riche en données.

Ce qui manque souvent, c'est la volonté de concevoir avec les deux publics dès le départ. Trop d'événements sont toujours structurés comme si c'était en 2019, ce qui enroule simplement les éléments numériques sur un plan en direct.

Mesurer ce qui compte réellement

Si vous voulez savoir si votre événement hybride a réussi, il est temps de regarder les effectifs et les enquêtes en face sourio.

Commencez à suivre des choses comme:

Durée de l'engagement virtuel
Les téléspectateurs distants restent-ils après le lien d'ouverture d'ouverture?

Interaction croisée
Les gens contribuent-ils à toutes les plateformes ou un groupe regarde-t-il juste à la touche?

Performances de contenu par format
Quelles séances brillent en ligne et lesquelles ne se terminent bien en personne?

Inclusivité de la participation
Tout le monde peut-il poser des questions, rejoindre des conversations et influencer la forme de l'événement?

Des plates-formes telles que Spotme et Brella facilitent la collecte de ces informations en temps réel, vous pouvez donc affiner votre approche à la volée.

Hybride bien fait est inclusif, évolutif et plus vert

Lorsqu'il est soigneusement exécuté, Hybrid n'est pas seulement un compromis, c'est un bond en avant.

Pensez aux avantages. Pas de vols pour réserver. Pas d'hôtels à remplir. Aucune demande de visa pour souligner. Quelqu'un à Édimbourg peut désormais s'engager aussi facilement que quelqu'un à Bruxelles. Ce n'est pas seulement pratique. C'est plus juste, plus rentable et beaucoup plus durable.

Selon un rapport de 2023 du Virtual Events Institute, le passage aux formats virtuels d'abord peut réduire les émissions jusqu'à 80% par participant.

Il y a également une victoire majeure en termes d'accessibilité. Le sous-titrage, la traduction linguistique et la compatibilité des lecteurs d'écran sont plus faciles à mettre en œuvre en ligne, donnant à plus de gens la possibilité de participer pleinement.

Il ne s'agit pas de deux événements. C'est une expérience avec deux perspectives.

L'avenir de l'hybride ne consiste pas à choisir entre le public. Il s'agit de concevoir avec clarté.

Vous n'organisez pas deux événements. Vous réalisez une expérience cohérente, livrée de deux manières différentes. Ce n'est pas un compromis, c'est un changement d'esprit. Et cela met l'accent exactement à l'orientation de votre public, pas à votre lieu.

Les événements qui embrassent ce changement n'élargiront pas leur portée. Ils approfondiront leur impact en ligne, en personne et partout entre les deux.