Hibrit Etkinliklerin Geleceği: Gerçekten iki kitle tasarlıyor muyuz?

Hybrid kalmak için burada

Hibrit olaylar artık geçici bir düzeltme değil. Acil bir müdahale olarak başlayan şey, yüz yüze deneyimlerin dolaysızlığını dijitalin erişimi ve esnekliği ile birleştiren kalıcı bir formata dönüşmüştür.

İlk başta, hibrit dalgalanma durum tarafından yönlendirildi. Ancak devam eden şey, geleneksel kurulumların genellikle sunamayacağı daha güçlü erişilebilirlik, rahatlık ve veri odaklı bilgilerdir.

Artık hibrit olaylar standart haline geldiğine göre, daha karmaşık bir soru ortaya çıkıyor. Her iki katılımcı türü de akılda tutarak mı tasarım yapıyor muyuz, yoksa bilinçsizce diğerine öncelik veriyor muyuz?

Bu teknoloji seçimlerinin ötesine geçer. Stratejik bir değişim. Ve nasıl tepki verdiğimiz tüm etkinlik endüstrisinin geleceğini şekillendirebilir. Manchester'daki bukalemun ajansı etkinlik tasarımcısı, etkinlik profesyonellerinin kafa kafaya meydan okumasına yardımcı olmak için bu kılavuzu bir araya getirdi.

Bir etkinlik, iki çok farklı deneyim

Dürüst olalım. Hibrit olaylar doğal olarak kitlenizi bölün.

Odada katılımcılarınız var, alanın enerjisini besliyor, kendiliğinden sohbetlerle bağlantılar inşa ediyor ve dokunsal, anında deneyimler bekliyor.

Sonra evden veya hareket halinde olan sanal katılımcılar var. İkinci sınıf seyirciler gibi hissetmeden cilalı, ilgi çekici ve etkileşimli bir şey istiyorlar.

Bunlar sadece farklı tercihler değil. Bunlar temelde farklı katılım biçimleri. Ve çoğu zaman, organizatörlerin fantastik bir yüz yüze deneyim sunduğunu görüyoruz, çevrimiçi taraf pasif bir sonradan düşünme gibi hissediyor.

Deneyim eşitliği kavramının gerekli olduğu yerdir. Her katılımcı anlamlı bir değere sahip olduklarını hissetmelidir. Ancak bu adalet duygusunu yaratmak basit bir şey değildir.

UX Tasarımcılarının Boyundu

Bu zorluk olaylara özgü değildir. UX uzmanları yıllardır benzer sorunlar üzerinde çalışıyorlar, telefonlar, tabletler, dizüstü bilgisayarlar ve ötesinde kesintisiz deneyimler hazırlıyorlar.

Onların yol gösterici ilkesi basittir. Bir deneyim, birden fazla formattan teslim edilir.

Bu zihniyet hibrit olaylar için güzel bir şekilde geçerlidir. İki ayrı program oluşturmak yerine, amaç her kitleye uyum sağlayan bir birleşik deneyim yaratmak olmalıdır. Uyarlanabilir etkinlik tasarımı bununla ilgilidir. Teslimat değişebilir, ancak duygusal ve bilişsel yolculuk sağlam kalmalıdır.

Bölünme ile başlayın, sonra ipliği bulun

Başarılı hibrit etkinlikler herkesin aynı deneyime sahip olduğunu iddia etmez. Farklılıklara saygı duyarak başlarlar ve daha sonra iki tarafı bağlamak için kasıtlı olarak tasarlarlar.

İlk olarak, her gruba kendi şartlarına göre hizmet edin
Yerinde konuklar gerçek dünya etkileşimlerinin enerjisini istiyor. Onlara yüz yüze ağ oluşturma, fiziksel ortamları keşfetme ve doğaçlama anlara katılma şansı verin. Bu arada, sanal katılımcılarınız pasif bir akarsudan daha fazlasını hak ediyor. Sadece çevrimiçi içerik, sahne arkası erişimini ve şartlarına katılmalarını sağlayan sezgisel araçları düşünün.

Ardından, paylaşılan anlar oluşturun
Her iki izleyicide canlı yoklamayı teşvik edin. Aynı anda açılan anahtar notları yayınlayın. İnsanların nasıl katıldıklarına bakılmaksızın etkileşime girebilecekleri koparma odaları veya panel tartışmaları kurun.

Cisco Live 2023 bunu doğru yaptı. Onların özel dijital parçaları, çevrimiçi izleyiciler için düşünceli bir şekilde küratörlüğüne sahip olduğu ana aşamanın bir tekrarını değildi. Sonuç? Uzaktan katılımda yüzde 30'luk bir artış.

Araçlar hazır. Düşüncenin yetişmesi gerekiyor

Teknoloji hakkındaki cansız hibrit deneyimleri suçlamak kolaydır. Ancak asıl mesele, planlamanın arkasındaki zihniyet olan platformlar değil.

Hopin, Cvent, Bizzabo ve Vfairs gibi bugünün etkinlik araçları yetenekli. Etkileşimli özellikler, canlı sohbet, koparma özellikleri, oyunlaştırılmış deneyimler ve zengin veri izleme sunarlar.

Sıklıkla eksik olan şey, her iki kitleyi de en başından beri göz önünde bulundurarak tasarlama isteğidir. Çok fazla etkinlik hala 2019 gibi yapılandırılmış, dijital unsurları canlı bir plana cıvatalıyor.

Gerçekte neyin önemli olduğunu ölçmek

Hibrit etkinliğinizin başarılı olup olmadığını bilmek istiyorsanız, başlık sayılarına ve gülen yüz araştırmalarına bakmanın zamanı geldi.

Şöyle şeyleri izlemeye başlayın:

Sanal katılım süresi
Uzak izleyiciler açılış açılışını geçiyor mu?

Çapraz Masif Etkileşim
İnsanlar platformlara katkıda bulunuyor mu yoksa bir grup sadece kenarlardan mı izliyor?

Formata göre içerik performansı
Hangi oturumlar çevrimiçi olarak parlıyor ve hangisi sadece şahsen iyi geliyor?

Katılımın kapsayıcılığı
Herkes soru sorabilir, konuşmalara katılabilir ve etkinliğin şeklini etkileyebilir mi?

Spotme ve Brella gibi platformlar bu bilgileri gerçek zamanlı olarak toplamayı kolaylaştırır, böylece yaklaşımınızı anında ince ayarlayabilirsiniz.

Doğru yapılan hibrit kapsayıcı, ölçeklenebilir ve daha yeşildir

Düşünceyle yürütüldüğünde, Hybrid sadece bir uzlaşma değil, ileri bir adımdır.

Faydaları düşünün. Kitap için uçuş yok. Dolduracak otel yok. Stres için vize uygulaması yok. Edinburgh'daki biri artık Brüksel'deki biri kadar kolay etkileşime geçebilir. Bu sadece uygun değil. Daha adil, daha uygun maliyetli ve önemli ölçüde daha sürdürülebilir.

Sanal Etkinlikler Enstitüsü'nden 2023 raporuna göre, sanal birinci formatlara kaymak, emisyonları katılımcı başına yüzde 80'e kadar azaltabilir.

Erişilebilirlik açısından da büyük bir kazanç var. Altyazı, dil çevirisi ve ekran okuyucu uyumluluğunun çevrimiçi olarak uygulanması daha kolaydır ve daha fazla kişiye tam olarak katılma şansı verir.

İki olayla ilgili değil. İki perspektifle bir deneyim.

Hibrid'in geleceği izleyiciler arasında seçim yapmakla ilgili değil. Bu netlikle tasarlamakla ilgilidir.

İki etkinliğe ev sahipliği yapmıyorsunuz. İki farklı şekilde teslim edilen bir uyumlu deneyim hazırlıyorsunuz. Bu bir uzlaşma değil, zihniyet değişimi. Ve odağı tam olarak kitlenize ait olduğu yere yerleştirir, mekanınıza değil.

Bu değişimi kucaklayan olaylar sadece erişimini genişletmeyecek. Etkilerini çevrimiçi, şahsen ve aradaki her yerde derinleştirecekler.