Il futuro degli eventi ibridi: stiamo davvero progettando per due pubblici?

Hybrid è qui per restare

Gli eventi ibridi non sono più una soluzione temporanea. Ciò che è iniziato come una risposta di emergenza si è evoluto in un formato duraturo che combina l'immediatezza delle esperienze di persona con la portata e la flessibilità del digitale.

Inizialmente, l'ondata ibrida era guidata dalle circostanze. Ma ciò che lo ha fatto andare avanti è qualcosa di più potente accessibilità, convenienza e approfondimenti basati sui dati che le configurazioni tradizionali spesso non possono fornire.

Ora che gli eventi ibridi stanno diventando lo standard, sta emergendo una domanda più complessa. Stiamo davvero progettando con entrambi i tipi di partecipanti o stiamo inconsciamente dando la priorità all'uno sull'altro?

Questo va oltre le scelte tecnologiche. È un cambiamento strategico. E il modo in cui rispondiamo potrebbe modellare il futuro dell'intero settore degli eventi. Il designer di eventi di Chameleon Agency a Manchester ha messo insieme questa guida per aiutare i professionisti degli eventi ad affrontare questa sfida frontale.

Un evento, due esperienze molto diverse

Siamo onesti. Gli eventi ibridi dividono naturalmente il tuo pubblico.

Hai partecipanti nella stanza, alimentare l'energia dello spazio, costruire connessioni attraverso chat spontanee e aspettarti esperienze tattili e nel momento.

Poi ci sono i partecipanti virtuali, che si sintonizzano da casa o in movimento. Vogliono qualcosa di lucido, coinvolgente e interattivo, senza sentersi come spettatori di seconda classe.

Queste non sono solo preferenze diverse. Sono fondamentalmente diversi modalità di coinvolgimento. E il più delle volte, vediamo gli organizzatori offrire una fantastica esperienza di persona mentre il lato online sembra un ripensamento passivo.

Ecco dove il concetto di esperienza equità diventa essenziale. Ogni partecipante dovrebbe sentire di avere un valore significativo. Ma creare quel senso di equità è tutt'altro che semplice.

Ciò che i designer UX hanno sempre saputo

Questa sfida non è unica per gli eventi. I professionisti della UX hanno lavorato attraverso problemi simili per anni, creando esperienze senza soluzione di continuità su telefoni, tablet, laptop e oltre.

Il loro principio guida è semplice. Un'esperienza, consegnata attraverso più formati.

Quella mentalità si applica magnificamente agli eventi ibridi. Piuttosto che costruire due programmi separati, l'obiettivo dovrebbe essere quello di creare un'esperienza unificata che si adatta a ciascun pubblico. Questo è tutto ciò che riguarda il design degli eventi adattivi. La consegna potrebbe variare, ma il viaggio emotivo e cognitivo dovrebbe rimanere intatto.

Inizia con la divisione, quindi trova il thread

Gli eventi ibridi di successo non fingono che tutti abbiano la stessa esperienza. Iniziano rispettando le differenze e quindi progettano deliberatamente per collegare i due lati.

Innanzitutto, servire ogni gruppo alle proprie condizioni
Gli ospiti in loco vogliono l'energia delle interazioni del mondo reale. Dai loro la possibilità di fare rete faccia a faccia, esplorare ambienti fisici e prendere parte a momenti improvvisati. Nel frattempo, i tuoi partecipanti virtuali meritano più di un flusso passivo. Pensa a contenuti esclusivi solo online, accesso al backstage e strumenti intuitivi che consentono loro di partecipare ai loro termini.

Quindi, crea momenti condivisi
Incoraggia il sondaggio dal vivo in entrambi i pubblici. Keynotes di trasmissione contemporaneamente. Imposta sale breakout o discussioni di panel in cui le persone possono interagire indipendentemente da come frequentano.

Cisco Live 2023 ha capito bene. La loro traccia digitale dedicata non era solo un replay del palco principale che era curato per gli spettatori online. Il risultato? Un aumento del 30 % del coinvolgimento remoto.

Gli strumenti sono pronti. Il pensiero deve recuperare

È facile incolpare le esperienze ibride poco brillanti sulla tecnologia. Ma il vero problema non sono le piattaforme che è la mentalità dietro la pianificazione.

Gli strumenti di eventi di oggi come Hopin, Cvent, Bizzabo e VFAIR sono più che capaci. Offrono funzionalità interattive, chat dal vivo, funzionalità di breakout, esperienze gamificate e monitoraggio dei dati ricchi.

Ciò che spesso manca è la volontà di progettare con entrambi i pubblici in mente fin dall'inizio. Troppi eventi sono ancora strutturati come il 2019, semplicemente bullando elementi digitali su un piano dal vivo.

Misurare ciò che in realtà conta

Se vuoi sapere se il tuo evento ibrido è riuscito, è tempo di guardare oltre i counti e sondaggi faccini.

Inizia a monitorare le cose come:

Durata del coinvolgimento virtuale
Gli spettatori remoti si attaccano oltre il keynote di apertura?

Interazione incrociata
Le persone contribuiscono attraverso le piattaforme o un gruppo sta solo guardando da bordo campo?

Performance del contenuto per formato
Quali sessioni brillano online e quali vanno bene solo di persona?

Inclusività della partecipazione
Tutti possono fare domande, unirsi alle conversazioni e influenzare la forma dell'evento?

Piattaforme come Spotme e Brella rendono più facile raccogliere queste intuizioni in tempo reale, in modo da poter perfezionare il tuo approccio al volo.

Ibrido fatto a destra è inclusivo, scalabile e più verde

Quando viene eseguito con cura, Hybrid non è solo un compromesso, è un salto in avanti.

Pensa ai benefici. Nessun volo per prenotare. Nessun hotel da riempire. Nessuna applicazione Visa da stress. Qualcuno a Edimburgo ora può impegnarsi con la stessa facilità di qualcuno a Bruxelles. Non è solo conveniente. È più giusto, più conveniente e significativamente più sostenibile.

Secondo un rapporto del 2023 del Virtual Events Institute, il passaggio a formato virtuali può ridurre le emissioni fino all'80 % per partecipante.

C'è anche una grande vittoria in termini di accessibilità. Le didascalie, la traduzione delle lingue e la compatibilità dei lettore dello schermo sono più facili da implementare online, offrendo a più persone la possibilità di partecipare completamente.

Non si tratta di due eventi. È un'esperienza con due prospettive.

Il futuro di Hybrid riguarda la scelta tra il pubblico. Si tratta di progettare con chiarezza.

Non stai ospitando due eventi. Stai realizzando un'esperienza coesa, consegnata in due modi diversi. Non è un compromesso, è uno spostamento della mentalità. E pone l'attenzione esattamente dove appartiene al tuo pubblico, non al tuo locale.

Gli eventi che abbracciano questo turno non ampliano la loro portata. Afmergeranno il loro impatto online, di persona e ovunque nel mezzo.