جعل تقارير IFTA الخاصة بك أسهل من خلال تتبع الأصول

تم وضع الاتفاقية الدولية لضرائب الوقود (IFTA) لتسهيل إعداد تقارير ضريبة الوقود. عندما يتعين على شركات النقل تقديم نماذج منفصلة لضريبة الوقود لكل ولاية تعمل فيها ، يتعين عليهم الآن فقط إعداد نموذج ضريبي واحد موحد.

في حين أن IFTA قد اتخذت خطوات واسعة لتبسيط العملية ، فإن إعداد التقارير الدورية لضرائب الوقود يمكن أن يكون بمثابة ضريبة مرهقة للعديد من شركات النقل. مع اقتراب الموعد النهائي ربع السنوي ، يتعين على مديري الأساطيل عادةً تشغيل سجلات الوقود والأميال لبضعة أشهر لتجنيب الشركة العقوبات والمراجعات الخارجية الأسوأ.

لمساعدتك في تجنب الغرامات وعمليات التدقيق ، إليك بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند استخدام أدوات تتبع الأصول لمعالجة ضريبة IFTA التالية:

ملخص سريع لمتطلبات IFTA:

تبدأ العملية بتقديم طلبك من الولاية القضائية الأساسية ، وهي الولاية التي يعمل فيها أسطولك بشكل أساسي. بعد التسجيل ، يتم تسليم ملصقات IFTA ويجب أن تكون على شاحنتك في جميع الأوقات

بالنسبة للتقارير ربع السنوية ، من المهم أن تحتفظ شركات النقل التجارية بسجل كامل للوقود الذي تم شراؤه بالإضافة إلى الأميال التي قطعتها كل مركبة. تعتبر فواتير ضريبة الوقود المدفوعة في كل ولاية مهمة أيضًا ، مثلها مثل تفاصيل الوقود والأميال لكل حالة مرت بها مركباتك.

استخدام تتبع الأصول لإعداد تقارير أسهل

بالنسبة لشركات النقل التي تتطلع إلى تقييم أفضل حلول تتبع الأصول ، يتم طرح كلمة تقنيات المعلومات كثيرًا. إنه يشير ببساطة إلى الدراسة والتطبيقات العملية لنقل البيانات عبر مسافات طويلة. في الأساس ، يمكن لشركات النقل الآن تحديد الموقع الدقيق لشاحناتهم ومراقبتها أثناء انتقالهم من وإلى وجهاتهم. على المدى الطويل ، يمكن لمديري الأساطيل استخدام هذه البيانات لتحسين المسارات وتقليل تكاليف الوقود والعمالة ومراقبة سلامة المنتج والموظفين.

اليوم ، تم تحسين أدوات تتبع الأصول هذه لتقديم مجموعة واسعة من التطبيقات والصناعات. مع هذه ، من الممكن حتى مراقبة درجة الحرارة داخل المركبات المبردة وحتى إبلاغ مديري الأسطول إذا انخفضت درجات الحرارة هذه إلى ما دون نقاط معينة.

كحل شامل لشركات النقل ، يمكن أن يؤدي استخدام حل الاتصالات عن بُعد المناسب إلى تسهيل تقرير IFTA المخيف. بالنسبة لمديري الأسطول ، فإن استخدام أنظمة الاتصالات عن بُعد سيوفر لهم معلومات حيوية مثل بيانات السائق والمركبة مثل الموقع المقابل لتاريخ ووقت محددين. علاوة على ذلك ، تقدم بعض الحلول مراقبة للوقود المستهلك.

على المدى الطويل ، يمكن للمديرين مقارنة هذه البيانات لمراقبة حركة أسعار الوقود وحتى إجراء دراسات مقارنة بناءً على البيانات المتاحة مثل الأميال المقطوعة والوقود المستهلك وحتى المسار الذي تم اتخاذه.

من نهاية السائق ، لم يعد عليهم ملء النماذج بعد النماذج المتعلقة بالأميال واستهلاك الوقود ، وعادةً لكل حالة يقودونها. باستخدام تقنية المعلومات عن بُعد ، تصبح العملية سهلة مثل تسجيل الدخول ، ثم يمكنهم تنزيل التقارير أو إعادة توجيهها إلى مشرفي الورديات أو مديري الأساطيل. بصرف النظر عن الراحة ، فإنه يقلل أيضًا من وقت المعالجة ويزيد من دقتها في إعداد التقارير ، مع هذه العمليات الآلية ، يتم التخلص من العيوب الناتجة عن الخطأ البشري مثل الإبلاغ الخاطئ وصعوبة الكتابة اليدوية.

من خلال زيادة أتمتة مهام إدارة الأسطول ، فإن بعض حلول تتبع الأصول قادرة على توصيلك بمزود الوقود الخاص بك. نظرًا لأن معظم شركات النقل تستخدم الآن بطاقة الأسطول الأنيقة لشراء الوقود على الطرق ، فقد بدأ مقدمو الحلول في تقديم ترتيبات تكامل بطاقة الوقود. بنقرة زر واحدة ، يمكنك الآن رسم بيانات مثل موقع الفرع ، وإجمالي الحجم الذي تم تحميله ، وتوزيع التكلفة ، وبالطبع الطابع الزمني لكل معاملة.

الأجزاء الأساسية لحلول تتبع الأصول

في الوقت الحاضر ، تمتلك معظم شركات النقل الكبيرة شاحنات مزودة بأجهزة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ومعدات الاتصالات الأخرى. بعض أكثر القطع التقنية شيوعًا التي ستجدها في الوقت الحاضر هي أجهزة التسجيل الإلكتروني أو ELDs لتتوافق مع المهمة المتزايدة لتتبع الأميال.

بالطبع ، يجب أن تكون جميع هذه البيانات التي يرسلها أسطولك من مواقع متعددة في جميع أنحاء البلاد متاحة بسهولة في الوقت الفعلي. عادةً ما تأتي عمليات النقل هذه إلى المنزل ويتم تقديمها لك عبر برنامج تتبع الأسطول. كجزء من إجمالي حلول الاتصالات عن بُعد ، عادةً ما يتيح برنامج تتبع الأصول عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) البيانات في أي وقت وفي أي مكان ويمكن عرضها من كمبيوتر المكتب إلى الهاتف المحمول للمدير.

تُظهر أدوات البرامج الصحيحة البيانات الصحيحة ، بالإضافة إلى الميزة الملائمة المتمثلة في تقسيم الأميال واستهلاك الوقود حسب الولاية. يمكن لمديري الأسطول تنظيم هذه البيانات بسرعة ، إما عن طريق نظام تحديد السيارة المحدد مسبقًا أو حتى عن طريق إجمالي الأميال أو استهلاك الوقود حسب الولاية.

نقطة مهمة عند تقييم الحل الإجمالي التالي لتقنيات المعلومات: تحقق من فترة الاحتفاظ بالبيانات. سيعرض بعض موفري الحلول الاحتفاظ ببياناتك لمدة ثلاثة إلى ستة أشهر فقط ، والتي قد تضطر خلالها إلى سحب هذه الملفات يدويًا ونسخها احتياطيًا في مكان آخر. في حين أن هذا في حد ذاته جيد بما يكفي للحفاظ على تقارير IFTA ربع السنوية الخاصة بك ، لاحظ أن IFTA يتطلب الاحتفاظ بالسجلات "لمدة أربع سنوات من تاريخ استحقاق الإقرار الضريبي أو تقديمه ، أيهما يأتي لاحقًا".

خاتمة

حتى في أعمال النقل والشحن ، فإنه يوضح أن الضرورة هي حقًا أم الاختراع. أدت الحاجة إلى الموافقة على طريقة منظمة لتقديم الضرائب إلى إحياء اتفاقية IFTA. سمح التقدم التكنولوجي لمديري الأساطيل بمراقبة كل من سياراتهم ، كما لو كانوا بجانب سائقي الشاحنات الموثوق بهم في كل مكان.

في النقل ، يتم احتساب كل ثانية حرفيًا وكل لحظة تضيع هي أموال ضائعة. تخيل الوقت والتكاليف إذا نجا السائقون من السجلات الورقية التقليدية في كل مرة يدخلون فيها إلى حالة جديدة. تخيل ما إذا كان بإمكان السائقين الخاصين بك تهيئة أنفسهم والحصول على إجازة للراحة بدلاً من تقديم تقارير وأوراق إضافية.

قد يبدو استخدام حلول تتبع الأصول من خلال الاتصالات عن بُعد خطوة كبيرة لسائقي الشاحنات الآخرين ، ولكن التقييم الدقيق والدراسة يجب أن يزود المديرين بإجاباتهم الخاصة. هل مخاطر الاستثمار في حلول الاتصالات عن بُعد كافية للتغلب على مخاطر تقارير IFTA ربع السنوية المتأخرة أو غير الدقيقة؟

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• يكشف تقرير الاتجاهات الإبداعية لعام 2020 من Shutterstock عن الحلوى المرئية التي سنمضغها طوال العام
• يخبرنا تقرير جديد أن أقل من 10٪ من الأمريكيين يشترون هواتف ذكية تزيد قيمتها عن 1000 دولار
• تقرير صادم يوضح استخدام الرضع والأطفال الصغار للشاشات "بكميات كبيرة"
• تقارير المستهلك إلى تسلا: نحن رائعون ، مرة أخرى (في الوقت الحالي)