Facilitando sus informes IFTA con el seguimiento de activos

El Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA) se concibió para facilitar la declaración de impuestos sobre el combustible. Donde los transportistas tenían que presentar formularios de impuestos sobre el combustible por separado para cada estado en el que operan, ahora solo tienen que preparar un único formulario de impuestos consolidado.

Si bien IFTA ha tomado medidas para agilizar el proceso, la preparación de los informes periódicos de impuestos sobre el combustible aún puede ser un impuesto bastante desalentador para muchos transportistas. A medida que se acerca la fecha límite trimestral, los administradores de flotas generalmente tienen que revisar los registros de combustible y millaje de algunos meses para evitar que la empresa sufra multas y, lo que es peor, auditorías externas.

Para ayudarlo a evitar multas y auditorías, aquí hay algunos puntos a considerar al usar herramientas de seguimiento de activos para su próximo procesamiento de impuestos IFTA:

Un resumen rápido de los requisitos de IFTA:

El proceso comienza con la presentación de su solicitud desde su jurisdicción base, el estado donde opera principalmente su flota. Después de la presentación, se entregan las calcomanías IFTA y deben estar en su camión en todo momento

Para los informes trimestrales, es importante que los transportistas comerciales lleven un registro completo del combustible comprado, así como del kilometraje recorrido por cada vehículo. Las facturas del impuesto sobre el combustible pagado en cada estado también son importantes, al igual que el desglose del combustible y el millaje para cada estado por el que han pasado sus vehículos.

Uso del seguimiento de activos para generar informes más fácilmente

Para las empresas operadoras que buscan evaluar las mejores soluciones de seguimiento de activos, la palabra telemática se usa mucho. Simplemente se refiere al estudio y las aplicaciones prácticas de la transmisión de datos a largas distancias. Básicamente, los transportistas ahora pueden identificar y monitorear la ubicación exacta de sus camiones a medida que se mueven hacia y desde sus destinos. A largo plazo, los administradores de flotas pueden usar estos datos para optimizar las rutas, reducir los costos de combustible y mano de obra, y monitorear la seguridad del producto y del personal.

Hoy, estas herramientas de seguimiento de activos han mejorado para ofrecer a una amplia gama de aplicaciones e industrias. Con estos, incluso es posible monitorear la temperatura dentro de los vehículos frigoríficos e incluso informar a los administradores de flotas si estas temperaturas descienden por debajo de ciertos puntos.

Como solución holística para las empresas de transporte, el uso de la solución telemática adecuada puede facilitar incluso el temido informe IFTA. Para los administradores de flotas, el uso de sistemas telemáticos les proporcionará información vital, como datos del conductor y del vehículo, como la ubicación correspondiente a una fecha y hora específicas. Además, algunas soluciones incluso ofrecen un seguimiento del combustible consumido.

A largo plazo, los gerentes pueden comparar estos datos para monitorear el movimiento de los precios del combustible e incluso realizar estudios comparativos basados ​​en los datos disponibles, como el kilometraje, el combustible consumido e incluso la ruta tomada.

Desde el punto de vista del conductor, ya no tienen que completar formularios tras formularios sobre su millaje y consumo de combustible, generalmente para cada estado por el que conducen. Con la telemática, el proceso se vuelve tan fácil como iniciar sesión, luego pueden descargar o enviar los informes a sus supervisores de turno o gerentes de flota. Además de la comodidad, también reduce el tiempo de procesamiento y aumenta la precisión de los informes. Con estos procesos automatizados, se eliminan los inconvenientes del error humano, como informes defectuosos y escritura difícil.

Llevando la automatización de las tareas de gestión de flotas más allá, algunas soluciones de seguimiento de activos son incluso capaces de conectarlo con su proveedor de combustible. Dado que la mayoría de los transportistas ahora usan la ingeniosa tarjeta de flota para sus compras de combustible en carretera, los proveedores de soluciones han comenzado a ofrecer arreglos de integración de tarjetas de combustible. Con solo hacer clic en un botón, ahora puede extraer datos como la ubicación de la sucursal, el volumen total cargado, el desglose de costos y, por supuesto, la marca de tiempo para cada transacción.

Partes básicas de las soluciones de seguimiento de activos

Hoy en día, la mayoría de los grandes transportistas poseen camiones equipados con rastreadores GPS y otros equipos telemáticos. Algunas de las piezas de tecnología más comunes que encontrará hoy en día son los dispositivos de registro electrónico o ELD para corresponder a la creciente tarea de rastrear el kilometraje.

Por supuesto, todos estos datos transmitidos por su flota desde múltiples ubicaciones en todo el país deben estar disponibles en tiempo real. Estas transmisiones generalmente llegan a casa y se le presentan a través del software de seguimiento de flotas. Como parte de las soluciones telemáticas totales, el software de seguimiento de activos por GPS generalmente hace que los datos estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar y se pueden ver desde la computadora de la oficina hasta el teléfono móvil del gerente.

Las herramientas de software correctas muestran los datos correctos, así como la característica conveniente de desglosar su millaje y consumo de combustible por estado. Los administradores de flotas pueden organizar rápidamente estos datos, ya sea mediante un sistema de identificación de vehículos predeterminado o incluso por kilometraje total o consumo de combustible por estado.

Un punto importante al evaluar su próxima solución telemática total: verifique el período de retención de datos. Algunos proveedores de soluciones solo ofrecerán conservar sus datos durante tres a seis meses, durante los cuales es posible que deba extraer manualmente esos archivos y hacer una copia de seguridad en otro lugar. Si bien esto en sí mismo es lo suficientemente bueno para mantener a raya sus informes trimestrales de IFTA, tenga en cuenta que IFTA requiere que los registros se "mantengan durante cuatro años a partir de la fecha de vencimiento o presentación de la declaración de impuestos, lo que ocurra más tarde".

Conclusión

Incluso en el negocio de transporte y envío, demuestra que la necesidad es realmente la madre de la invención. La necesidad de acordar una manera ordenada de declarar impuestos dio vida al IFTA. Los avances tecnológicos han permitido a los administradores de flotas monitorear cada uno de sus vehículos, casi como si estuvieran al lado de sus confiables camioneros en todo momento.

En el transporte, literalmente, cada segundo cuenta y cada momento desperdiciado es dinero desperdiciado. Imagínese el tiempo y los costos si los conductores se libraran de los tradicionales registros en papel cada vez que ingresan a un nuevo estado. Imagínese si sus conductores pueden acondicionarse y tomarse un tiempo libre para descansar en lugar de presentar informes y papeleo adicionales.

El uso de soluciones de seguimiento de activos a través de la telemática puede parecer un gran paso para otros camioneros, pero una evaluación y un estudio cuidadosos deberían proporcionar a los gerentes sus propias respuestas. ¿El riesgo de invertir en una solución telemática es suficiente para compensar los riesgos de informes IFTA trimestrales tardíos o inexactos?

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