Membuat laporan IFTA Anda lebih mudah dengan pelacakan aset

Perjanjian Pajak Bahan Bakar Internasional (IFTA) disusun untuk mempermudah pelaporan pajak bahan bakar. Di mana operator harus mengajukan formulir pajak bahan bakar terpisah untuk setiap negara bagian tempat mereka beroperasi, sekarang mereka hanya perlu menyiapkan satu formulir pajak gabungan.

Sementara IFTA telah mengambil langkah-langkah untuk merampingkan proses, menyiapkan laporan pajak bahan bakar berkala masih bisa menjadi pajak yang menakutkan bagi banyak operator. Saat tenggat waktu triwulan semakin dekat, manajer armada biasanya harus memeriksa catatan bahan bakar dan jarak tempuh selama beberapa bulan untuk menyelamatkan perusahaan dari hukuman dan lebih buruk lagi, audit eksternal.

Untuk membantu Anda menghindari denda dan audit, berikut adalah beberapa poin yang perlu dipertimbangkan dalam menggunakan alat pelacakan aset untuk pemrosesan pajak IFTA Anda berikutnya:

Ringkasan Persyaratan IFTA:

Prosesnya dimulai dengan pengajuan aplikasi Anda dari yurisdiksi dasar Anda, negara bagian di mana armada Anda terutama beroperasi. Setelah pengarsipan, stiker IFTA dibagikan dan harus ada di truk Anda setiap saat

Untuk laporan triwulanan, penting bahwa operator komersial menyimpan catatan lengkap bahan bakar yang dibeli serta jarak tempuh untuk setiap kendaraan telah berjalan. Faktur untuk pajak bahan bakar yang dibayarkan di setiap negara bagian juga penting, seperti rincian bahan bakar dan jarak tempuh untuk setiap negara bagian yang dilalui kendaraan Anda.

Menggunakan Pelacakan Aset untuk Pelaporan yang Lebih Mudah

Untuk perusahaan operator yang ingin mengevaluasi solusi pelacakan aset terbaik di luar sana, kata telematika sering dilontarkan. Ini hanya mengacu pada studi, dan aplikasi praktis, transmisi data jarak jauh. Pada dasarnya, operator sekarang dapat menunjukkan dengan tepat dan memantau lokasi yang tepat dari truk mereka saat mereka bergerak ke dan dari tujuan mereka. Dalam jangka panjang, manajer armada dapat menggunakan data ini untuk mengoptimalkan rute, mengurangi biaya bahan bakar dan tenaga kerja, serta memantau keamanan produk dan personel.

Saat ini, alat pelacak aset ini telah ditingkatkan untuk dikirimkan ke berbagai aplikasi dan industri. Dengan ini, bahkan dimungkinkan untuk memantau suhu di dalam kendaraan berpendingin dan bahkan memberi tahu manajer armada jika suhu ini turun di bawah titik-titik tertentu.

Sebagai solusi holistik untuk perusahaan operator, penggunaan solusi telematika yang tepat bahkan dapat membuat laporan IFTA yang ditakuti menjadi lebih mudah. Untuk manajer armada, penggunaan sistem telematika akan memberi mereka informasi penting seperti data pengemudi dan kendaraan seperti lokasi yang sesuai dengan tanggal dan waktu tertentu. Terlebih lagi, beberapa solusi bahkan menawarkan pemantauan bahan bakar yang dikonsumsi.

Dalam jangka panjang, pengelola dapat membandingkan data tersebut untuk memantau pergerakan harga BBM bahkan melakukan studi banding berdasarkan data yang tersedia seperti jarak tempuh, konsumsi BBM, bahkan rute yang ditempuh.

Dari sisi pengemudi, mereka tidak lagi harus mengisi formulir setelah formulir tentang jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar, biasanya untuk setiap negara bagian yang mereka lalui. Dengan telematika, prosesnya menjadi semudah login, kemudian mereka dapat mengunduh atau meneruskan laporan ke supervisor shift atau manajer armada mereka. Selain kenyamanan, juga menghemat waktu pemrosesan dan meningkatkan akurasi mereka dalam pelaporan. Dengan proses otomatis ini, kelemahan dari kesalahan manusia seperti pelaporan yang salah dan tulisan tangan yang sulit dihilangkan.

Mengambil otomatisasi tugas manajemen armada lebih jauh, beberapa solusi pelacakan aset bahkan mampu menghubungkan Anda dengan penyedia bahan bakar Anda. Karena sebagian besar operator sekarang menggunakan kartu armada yang bagus untuk pembelian bahan bakar di jalan, penyedia solusi mulai menawarkan pengaturan integrasi kartu bahan bakar. Dengan mengklik tombol, Anda sekarang dapat menggambar data seperti lokasi cabang, total volume yang dimuat, rincian biaya, dan tentu saja stempel waktu untuk setiap transaksi.

Bagian Dasar dari Solusi Pelacakan Aset

Saat ini, sebagian besar operator besar memiliki truk yang dilengkapi dengan pelacak GPS dan peralatan telematika lainnya. Beberapa teknologi paling umum yang akan Anda temukan saat ini adalah Perangkat Pencatatan Elektronik atau ELD untuk menyesuaikan dengan tugas pelacakan jarak tempuh yang semakin meningkat.

Tentu saja, semua data yang dikirimkan oleh armada Anda dari berbagai lokasi di seluruh negeri ini harus tersedia secara real-time. Transmisi ini biasanya pulang dan disajikan kepada Anda melalui perangkat lunak pelacakan armada. Sebagai bagian dari solusi total telematika, perangkat lunak pelacakan aset GPS biasanya membuat data tersedia kapan saja, di mana saja dan dapat dilihat dari komputer kantor hingga ponsel manajer.

Alat perangkat lunak yang tepat menunjukkan data yang benar, serta fitur yang nyaman untuk membagi jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar Anda berdasarkan negara bagian. Manajer armada dapat dengan cepat mengatur data ini, baik dengan sistem identifikasi kendaraan yang telah ditentukan sebelumnya atau bahkan dengan total jarak tempuh atau konsumsi bahan bakar menurut negara bagian.

Poin penting saat mengevaluasi solusi total telematika Anda berikutnya: periksa periode penyimpanan data. Beberapa penyedia solusi hanya akan menawarkan untuk menyimpan data Anda selama tiga hingga enam bulan, di mana Anda mungkin harus secara manual menarik file tersebut dan mencadangkannya di tempat lain. Meskipun ini sendiri sudah cukup baik untuk menjaga laporan triwulanan IFTA Anda, perhatikan bahwa IFTA mengharuskan catatan untuk "disimpan selama empat tahun sejak tanggal pengembalian pajak jatuh tempo atau diajukan, mana yang lebih lambat."

Kesimpulan

Bahkan dalam bisnis pengangkut dan penerusan, ini menunjukkan bahwa kebutuhan benar-benar merupakan ibu dari penemuan. Kebutuhan untuk menyetujui tata cara pengajuan pajak yang tertib membawa IFTA menjadi hidup. Kemajuan teknologi telah memungkinkan manajer armada untuk memantau setiap kendaraan mereka, hampir seolah-olah mereka berada di samping pengemudi truk terpercaya mereka di mana-mana.

Dalam transportasi, secara harfiah setiap detik berarti dan setiap saat yang terbuang adalah uang yang terbuang sia-sia. Bayangkan waktu dan biaya jika pengemudi terhindar dari log berbasis kertas tradisional setiap kali mereka memasuki keadaan baru. Bayangkan jika pengemudi Anda dapat mengkondisikan diri dan mengambil cuti untuk beristirahat daripada membuat laporan dan dokumen tambahan.

Penggunaan solusi pelacakan aset melalui telematika mungkin tampak sebagai langkah besar bagi pengemudi truk lain, tetapi penilaian dan studi yang cermat harus memberikan jawaban mereka sendiri kepada manajer. Apakah risiko berinvestasi dalam solusi telematika cukup untuk mengatasi risiko keterlambatan atau ketidakakuratan laporan triwulan IFTA?

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Laporan Tren Kreatif 2020 Shutterstock mengungkapkan gula-gula visual yang akan kami kunyah sepanjang tahun
• Sebuah laporan baru memberi tahu kita bahwa kurang dari 10% orang Amerika membeli smartphone seharga $1.000+
• Laporan mengejutkan menunjukkan bayi dan balita menggunakan layar dalam "jumlah tinggi"
• Laporan Konsumen ke Tesla: Kami keren, lagi (untuk saat ini)