Łatwiejsze tworzenie raportów IFTA dzięki śledzeniu zasobów

Międzynarodowa umowa o podatku od paliw (IFTA) została stworzona, aby ułatwić raportowanie podatku paliwowego. Tam, gdzie przewoźnicy musieli składać osobne formularze podatku paliwowego dla każdego kraju, w którym prowadzą działalność, teraz muszą tylko sporządzić jeden, skonsolidowany formularz podatkowy.

Chociaż IFTA poczyniła kroki w celu usprawnienia tego procesu, przygotowywanie okresowych raportów dotyczących podatku paliwowego może nadal być dość zniechęcającym podatkiem dla wielu przewoźników. W miarę zbliżania się kwartalnego terminu, menedżerowie floty zwykle muszą przejrzeć kilkumiesięczne rejestry paliwa i przebiegu, aby oszczędzić firmie kar i, co gorsza, zewnętrznych audytów.

Aby pomóc Ci uniknąć kar i audytów, oto kilka punktów, które należy wziąć pod uwagę przy korzystaniu z narzędzi do śledzenia aktywów podczas kolejnego przetwarzania podatku IFTA:

Krótki przegląd wymagań IFTA:

Proces rozpoczyna się od złożenia wniosku z jurysdykcji podstawowej, stanu, w którym Twoja flota działa głównie. Po złożeniu wniosku naklejki IFTA są rozdawane i muszą zawsze znajdować się na ciężarówce

W przypadku raportów kwartalnych ważne jest, aby przewoźnicy komercyjni prowadzili pełną ewidencję zakupionego paliwa oraz przebiegu każdego przejechanego pojazdu. Faktury za podatek paliwowy zapłacony w każdym stanie są również ważne, podobnie jak podział paliwa i przebieg dla każdego stanu, przez który przejechały Twoje pojazdy.

Korzystanie ze śledzenia zasobów w celu łatwiejszego raportowania

W przypadku firm przewozowych, które chcą ocenić najlepsze rozwiązania do śledzenia zasobów, słowo „telematyka” jest często rzucane. Odnosi się po prostu do nauki i praktycznych zastosowań transmisji danych na duże odległości. Zasadniczo przewoźnicy mogą teraz wskazywać i monitorować dokładną lokalizację swoich ciężarówek, gdy przemieszczają się do miejsc docelowych i z powrotem. W dłuższej perspektywie menedżerowie floty mogą wykorzystywać te dane do optymalizacji tras, redukcji kosztów paliwa i pracy oraz monitorowania bezpieczeństwa produktów i personelu.

Obecnie te narzędzia do śledzenia zasobów zostały ulepszone, aby dostarczać je do szerokiej gamy aplikacji i branż. Dzięki nim możliwe jest nawet monitorowanie temperatury wewnątrz pojazdów chłodni, a nawet informowanie menedżerów floty, jeśli temperatura ta spadnie poniżej określonych punktów.

Jako całościowe rozwiązanie dla firm przewozowych, zastosowanie odpowiedniego rozwiązania telematycznego może ułatwić nawet przerażający raport IFTA. Dla menedżerów floty wykorzystanie systemów telematycznych zapewni im istotne informacje, takie jak dane kierowcy i pojazdu, takie jak lokalizacja odpowiadająca konkretnej dacie i godzinie. Co więcej, niektóre rozwiązania oferują nawet monitoring zużycia paliwa.

W dłuższej perspektywie menedżerowie mogą porównywać te dane, aby monitorować zmiany cen paliw, a nawet przeprowadzać badania porównawcze na podstawie dostępnych danych, takich jak przebieg, zużycie paliwa, a nawet przebyta trasa.

Od strony kierowcy nie muszą już wypełniać formularzy po formularzach dotyczących przebiegu i zużycia paliwa, zwykle dla każdego stanu, przez który przejeżdżają. Dzięki telematyce proces staje się tak prosty, jak zalogowanie się, a następnie mogą oni pobrać lub przekazać raporty swoim przełożonym zmianowym lub menedżerom floty. Oprócz wygody skraca to również czas przetwarzania i zwiększa dokładność raportowania. Dzięki tym zautomatyzowanym procesom eliminowane są wady spowodowane błędami ludzkimi, takie jak błędne raportowanie i trudne pismo ręczne.

Przechodząc dalej automatyzację zadań związanych z zarządzaniem flotą, niektóre rozwiązania do śledzenia zasobów są nawet w stanie połączyć Cię z dostawcą paliwa. Ponieważ większość przewoźników używa teraz sprytnej karty flotowej do zakupów paliwa na drogach, dostawcy rozwiązań zaczęli oferować rozwiązania dotyczące integracji kart paliwowych. Jednym kliknięciem możesz teraz narysować dane, takie jak lokalizacja oddziału, całkowity załadowany wolumen, podział kosztów i oczywiście znacznik czasu dla każdej transakcji.

Podstawowe części rozwiązań do śledzenia zasobów

Obecnie większość dużych przewoźników posiada ciężarówki wyposażone w lokalizatory GPS i inny sprzęt telematyczny. Niektóre z najczęstszych elementów technologii, jakie można znaleźć obecnie, to elektroniczne urządzenia rejestrujące lub ELD, które odpowiadają rosnącemu zadaniu śledzenia przebiegu.

Oczywiście wszystkie te dane przesyłane przez Twoją flotę z wielu lokalizacji w całym kraju muszą być łatwo dostępne w czasie rzeczywistym. Transmisje te zwykle wracają do domu i są prezentowane za pośrednictwem oprogramowania do śledzenia floty. Jako część kompleksowych rozwiązań telematycznych, oprogramowanie do śledzenia zasobów GPS zwykle udostępnia dane w dowolnym miejscu i czasie oraz można je przeglądać z komputera biurowego na telefon komórkowy kierownika.

Odpowiednie narzędzia programowe pokazują właściwe dane, a także wygodną funkcję podziału przebiegu i zużycia paliwa według stanu. Menedżerowie floty mogą szybko porządkować te dane, korzystając z wcześniej ustalonego systemu identyfikacji pojazdów, a nawet według całkowitego przebiegu lub zużycia paliwa według stanu.

Ważny punkt podczas oceny kolejnego kompleksowego rozwiązania telematycznego: sprawdź okres przechowywania danych. Niektórzy dostawcy rozwiązań oferują tylko przechowywanie danych przez trzy do sześciu miesięcy, podczas których może być konieczne ręczne wyciągnięcie tych plików i utworzenie ich kopii zapasowej w innym miejscu. Chociaż to samo w sobie jest wystarczająco dobre, aby utrzymać kwartalne raporty IFTA na dystans, należy pamiętać, że IFTA wymaga, aby dokumenty były „przechowywane przez cztery lata od daty wymagalności lub złożenia zeznania podatkowego, w zależności od tego, co nastąpi później”.

Wniosek

Nawet w branży transportowo-spedycyjnej pokazuje, że potrzeba naprawdę jest matką wynalazków. Konieczność zgody na uporządkowany sposób rozliczania podatków powołała do życia IFTA. Postęp technologiczny pozwolił menedżerom flot monitorować każdy z ich pojazdów, prawie tak, jakby przez cały czas byli obok swoich zaufanych kierowców ciężarówek.

W transporcie liczy się dosłownie każda sekunda, a każda zmarnowana chwila to zmarnowane pieniądze. Wyobraź sobie czas i koszty, gdyby kierowcy byli oszczędzeni z tradycyjnych dzienników papierowych za każdym razem, gdy wjeżdżają w nowy stan. Wyobraź sobie, że Twoi kierowcy mogą się przygotować i wziąć czas wolny na odpoczynek zamiast wypełniać dodatkowe raporty i papierkową robotę.

Korzystanie z rozwiązań do śledzenia zasobów za pomocą telematyki może wydawać się ogromnym krokiem dla innych kierowców ciężarówek, ale uważna ocena i badanie powinny dostarczyć menedżerom własnych odpowiedzi. Czy ryzyko inwestycji w rozwiązanie telematyczne jest wystarczające, aby przewyższyć ryzyko opóźnionych lub niedokładnych raportów kwartalnych IFTA?

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Raport Shutterstock na temat kreatywnych trendów na rok 2020 ujawnia, jakie wizualne rzeczy będziemy żuć przez cały rok
• Z nowego raportu wynika, że ​​mniej niż 10% Amerykanów kupuje smartfony o wartości ponad 1000 USD
• Szokujący raport pokazuje niemowlęta i małe dzieci używające ekranów w „dużych ilościach”
• Raporty konsumenckie do Tesli: znów jesteśmy fajni (na razie)