Ușurarea rapoartelor IFTA cu urmărirea activelor

Acordul Internațional pentru Taxa pe Combustibil (IFTA) a fost conceput pentru a facilita raportarea taxelor pe combustibil. Acolo unde transportatorii au fost nevoiți să depună formulare separate de taxă pe combustibil pentru fiecare stat în care își desfășoară activitatea, acum nu mai trebuie decât să pregătească un singur formular fiscal consolidat.

În timp ce IFTA a făcut pași pentru a simplifica procesul, pregătirea rapoartelor periodice privind taxele pe combustibil poate fi încă o taxă descurajantă pentru mulți transportatori. Pe măsură ce termenul limită trimestrial se apropie, managerii de flote trebuie de obicei să parcurgă înregistrări de câteva luni de combustibil și kilometraj pentru a scuti compania de penalități și, mai rău, de audituri externe.

Pentru a vă ajuta să evitați amenzile și auditurile, iată câteva puncte de luat în considerare atunci când utilizați instrumente de urmărire a activelor pentru următoarea dvs. procesare fiscală IFTA:

O scurtă prezentare a cerințelor IFTA:

Procesul începe cu depunerea cererii dvs. din jurisdicția de bază, statul în care funcționează în principal flota dumneavoastră. După depunere, autocolantele IFTA sunt înmânate și trebuie să fie pe camionul dvs. în orice moment

Pentru rapoartele trimestriale, este important ca transportatorii comerciali să țină o evidență completă a combustibilului achiziționat, precum și a kilometrajului pentru fiecare vehicul parcurs. Facturile pentru taxa pe combustibil plătită în fiecare stat sunt, de asemenea, importante, la fel ca și defalcarea combustibilului și a kilometrajului pentru fiecare stat prin care au trecut vehiculele dumneavoastră.

Utilizarea urmăririi activelor pentru o raportare mai ușoară

Pentru companiile de transport care doresc să evalueze cele mai bune soluții de urmărire a activelor, cuvântul telematică este aruncat foarte mult. Se referă pur și simplu la studiul și aplicațiile practice ale transmisiei de date pe distanțe lungi. Practic, transportatorii pot acum identifica și monitoriza locația exactă a camioanelor pe măsură ce se deplasează către și dinspre destinații. Pe termen lung, managerii de flote pot folosi aceste date pentru a optimiza rutele, a reduce costurile cu combustibilul și forța de muncă și pentru a monitoriza siguranța produselor și a personalului.

Astăzi, aceste instrumente de urmărire a activelor s-au îmbunătățit pentru a fi livrate într-o gamă largă de aplicații și industrii. Cu acestea, este chiar posibilă monitorizarea temperaturii din interiorul vehiculelor frigorifice și chiar informarea managerilor de flotă dacă aceste temperaturi scad sub anumite puncte.

Ca soluție holistică pentru companiile de transport, utilizarea soluției telematice potrivite poate face chiar și temutul raport IFTA mai ușor. Pentru administratorii de flote, utilizarea sistemelor telematice le va oferi informații vitale, cum ar fi datele șoferului și ale vehiculului, cum ar fi locația corespunzătoare unei anumite date și ore. Mai mult, unele soluții oferă chiar și monitorizarea combustibilului consumat.

Pe termen lung, managerii pot compara aceste date pentru a monitoriza mișcarea prețurilor la combustibil și chiar pot realiza studii comparative pe baza datelor disponibile, cum ar fi kilometrajul, combustibilul consumat și chiar traseul parcurs.

Din partea șoferului, aceștia nu mai trebuie să completeze formulare după formulare privind kilometrajul și consumul de combustibil, de obicei pentru fiecare stare prin care circulă. Cu ajutorul telematicii, procesul devine la fel de ușor ca autentificarea, apoi ei pot descărca sau transmite rapoartele către supervizorii de ture sau managerii de flotă. Pe lângă comoditate, reduce, de asemenea, timpul de procesare și crește acuratețea acestora în raportare. Cu aceste procese automate, dezavantajele erorii umane, cum ar fi raportarea defectuoasă și scrierea de mână dificilă, sunt eliminate.

Ducând mai departe automatizarea sarcinilor de gestionare a flotei, unele soluții de urmărire a activelor sunt chiar capabile să vă conecteze cu furnizorul dvs. de combustibil. Deoarece majoritatea transportatorilor folosesc acum cardul de flotă ingenios pentru achizițiile de combustibil pe drum, furnizorii de soluții au început să ofere aranjamente de integrare a cardului de combustibil. Cu un clic pe un buton, acum puteți desena date precum locația sucursalei, volumul total încărcat, defalcarea costurilor și, desigur, marcajul de timp pentru fiecare tranzacție.

Părți de bază ale soluțiilor de urmărire a activelor

În prezent, majoritatea transportatorilor mari dețin camioane echipate cu trackere GPS și alte echipamente telematice. Unele dintre cele mai comune piese de tehnologie pe care le veți găsi în prezent sunt dispozitivele de înregistrare electronică sau ELD-urile care corespund sarcinii în creștere de urmărire a kilometrajului.

Desigur, toate aceste date transmise de flota dumneavoastră din mai multe locații din țară trebuie să fie ușor disponibile în timp real. Aceste transmisii vin de obicei acasă și vă sunt prezentate prin intermediul software-ului de urmărire a flotei. Ca parte a soluțiilor telematice totale, software-ul de urmărire a activelor prin GPS face de obicei datele disponibile oricând și oriunde și pot fi vizualizate de la computerul de la birou pe telefonul mobil al managerului.

Instrumentele software potrivite afișează datele potrivite, precum și caracteristica convenabilă de defalcare a kilometrajului și a consumului de combustibil în funcție de stat. Administratorii de flote pot organiza rapid aceste date, fie printr-un sistem de identificare a vehiculului predeterminat, fie chiar prin kilometrajul total sau consumul de combustibil pe stat.

Un punct important atunci când vă evaluați următoarea soluție telematică totală: verificați perioada de păstrare a datelor. Unii furnizori de soluții vă vor oferi doar să vă păstrați datele timp de trei până la șase luni, timp în care ar putea fi necesar să scoateți manual acele fișiere și să le faceți copii de rezervă în altă parte. Deși acest lucru în sine este suficient de bun pentru a vă ține la distanță rapoartele trimestriale IFTA, rețineți că IFTA cere ca evidențele să fie „păstrate timp de patru ani de la data la care declarația fiscală a fost scadentă sau depusă, oricare dintre acestea este mai târziu”.

Concluzie

Chiar și în afacerile de transport și expediere, aceasta arată că necesitatea este cu adevărat mama invenției. Necesitatea de a fi de acord cu o modalitate ordonată de declarare a impozitelor a adus la viață IFTA. Progresele tehnologice au permis managerilor de flote să-și monitorizeze fiecare vehicul, aproape ca și cum ar fi fost alături de camionerii lor de încredere pe tot parcursul.

În transport, literalmente fiecare secundă contează și fiecare moment irosit este bani irosiți. Imaginează-ți timpul și costurile dacă șoferii sunt scutiți de jurnalele tradiționale pe hârtie de fiecare dată când intră într-o nouă stare. Imaginați-vă dacă șoferii dvs. se pot condiționa singuri și își pot lua timp liber pentru a se odihni în loc să depună rapoarte și documente suplimentare.

Utilizarea soluțiilor de urmărire a activelor prin telematică ar putea părea un pas uriaș pentru alți camionieri, dar evaluarea și studiul atent ar trebui să ofere managerilor propriile răspunsuri. Este riscul investiției în soluții telematice suficient pentru a depăși riscurile rapoartelor IFTA trimestriale întârziate sau inexacte?

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Raportul Shutterstock în 2020 Tendințele creative dezvăluie bufanul vizual pe care îl vom mesteca tot anul
• Un nou raport ne spune că mai puțin de 10% dintre americani cumpără smartphone-uri de peste 1.000 USD
• Un raport șocant arată sugari și copii mici care folosesc ecrane în „cantități mari”
• Rapoartele consumatorilor către Tesla: Suntem cool, din nou (deocamdată)