ทำให้รายงาน IFTA ของคุณง่ายขึ้นด้วยการติดตามทรัพย์สิน

ข้อตกลงภาษีเชื้อเพลิงระหว่างประเทศ (IFTA) มีขึ้นเพื่อให้การรายงานภาษีน้ำมันเชื้อเพลิงง่ายขึ้น ในกรณีที่ผู้ให้บริการขนส่งต้องยื่นแบบฟอร์มภาษีน้ำมันเชื้อเพลิงแยกต่างหากสำหรับแต่ละรัฐที่ดำเนินการอยู่ ตอนนี้พวกเขาต้องเตรียมแบบฟอร์มภาษีรวมเพียงแบบฟอร์มเดียว

ในขณะที่ IFTA ได้ดำเนินการปรับปรุงขั้นตอนต่างๆ ให้คล่องตัว การเตรียมรายงานภาษีน้ำมันเชื้อเพลิงตามงวดยังคงเป็นเรื่องที่น่ากังวลสำหรับผู้ให้บริการหลายราย เมื่อเส้นตายรายไตรมาสใกล้เข้ามา ผู้จัดการกองเรือมักจะต้องดำเนินการบันทึกค่าเชื้อเพลิงและระยะทางหลายเดือนเพื่อช่วยเหลือบริษัทจากบทลงโทษและที่แย่กว่านั้นคือการตรวจสอบจากภายนอก

เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค่าปรับและการตรวจสอบ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาในการใช้เครื่องมือติดตามทรัพย์สินสำหรับการประมวลผลภาษี IFTA ครั้งต่อไปของคุณ:

สรุปข้อกำหนดของ IFTA อย่างรวดเร็ว:

กระบวนการเริ่มต้นด้วยการยื่นใบสมัครของคุณจากเขตอำนาจศาลหลักของคุณ ซึ่งเป็นรัฐที่กองเรือของคุณดำเนินการเป็นหลัก หลังจากยื่นแล้ว สติ๊กเกอร์ IFTA จะถูกแจกและต้องอยู่บนรถบรรทุกของคุณตลอดเวลา

สำหรับรายงานรายไตรมาส ผู้ให้บริการเชิงพาณิชย์ต้องเก็บบันทึกที่สมบูรณ์ของน้ำมันเชื้อเพลิงที่ซื้อตลอดจนระยะทางของรถแต่ละคันที่วิ่งไป ใบแจ้งหนี้สำหรับภาษีน้ำมันที่จ่ายในแต่ละรัฐก็มีความสำคัญเช่นกัน เช่นเดียวกับการแจกแจงน้ำมันเชื้อเพลิงและระยะทางสำหรับทุกรัฐที่ยานพาหนะของคุณผ่านไป

การใช้การติดตามสินทรัพย์เพื่อการรายงานที่ง่ายขึ้น

สำหรับบริษัทผู้ให้บริการเครือข่ายที่ต้องการประเมินโซลูชันการติดตามทรัพย์สินที่ดีที่สุด คำว่า telematics มักถูกมองข้ามไป มันหมายถึงการศึกษาและการใช้งานจริงของการส่งข้อมูลในระยะทางไกล โดยพื้นฐานแล้ว ผู้ให้บริการสามารถระบุและตรวจสอบตำแหน่งที่แน่นอนของรถบรรทุกของตนได้ขณะเคลื่อนเข้าและออกจากจุดหมายปลายทาง ในระยะยาว ผู้จัดการกองเรือสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทาง ลดต้นทุนเชื้อเพลิงและแรงงาน ตลอดจนตรวจสอบความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์และบุคลากร

วันนี้ เครื่องมือติดตามทรัพย์สินเหล่านี้ได้รับการปรับปรุงเพื่อส่งมอบให้กับแอปพลิเคชันและอุตสาหกรรมที่หลากหลาย ด้วยเหตุนี้ จึงสามารถตรวจสอบอุณหภูมิภายในรถยนต์ที่แช่เย็น และแม้กระทั่งแจ้งให้ผู้จัดการกองยานพาหนะทราบหากอุณหภูมิเหล่านี้ลดลงต่ำกว่าจุดที่กำหนด

ในฐานะที่เป็นโซลูชันแบบองค์รวมสำหรับบริษัทผู้ให้บริการขนส่ง การใช้โซลูชันเทเลเมติกส์ที่เหมาะสมสามารถทำให้รายงาน IFTA ที่น่ากลัวได้ง่ายขึ้น สำหรับผู้จัดการกองยานพาหนะ การใช้ระบบเทเลเมติกส์จะให้ข้อมูลที่สำคัญแก่พวกเขา เช่น ข้อมูลผู้ขับขี่และยานพาหนะ เช่น ตำแหน่งที่สอดคล้องกับวันที่และเวลาที่ระบุ ยิ่งไปกว่านั้น โซลูชันบางอย่างยังมีการตรวจสอบการใช้เชื้อเพลิงอีกด้วย

ในระยะยาว ผู้จัดการสามารถเปรียบเทียบข้อมูลเหล่านี้เพื่อติดตามความเคลื่อนไหวของราคาน้ำมัน และแม้กระทั่งทำการศึกษาเปรียบเทียบโดยอิงจากข้อมูลที่มีอยู่ เช่น ระยะทาง การใช้เชื้อเพลิง และแม้แต่เส้นทางที่ใช้

จากจุดสิ้นสุดของคนขับ พวกเขาไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มหลังจากแบบฟอร์มเกี่ยวกับระยะทางและการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิง โดยปกติแล้วสำหรับแต่ละรัฐที่ขับผ่าน ด้วยเทเลเมติกส์ กระบวนการจะง่ายพอๆ กับการเข้าสู่ระบบ จากนั้นพวกเขาสามารถดาวน์โหลดหรือส่งต่อรายงานไปยังหัวหน้ากะหรือผู้จัดการฟลีท นอกจากความสะดวกแล้ว ยังลดเวลาในการดำเนินการและเพิ่มความแม่นยำในการรายงาน ด้วยกระบวนการอัตโนมัติเหล่านี้ ข้อบกพร่องจากความผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การรายงานที่ผิดพลาดและการเขียนด้วยลายมือที่ยากจะขจัดออกไป

การนำระบบอัตโนมัติของงานการจัดการยานพาหนะไปอีกขั้น โซลูชันการติดตามทรัพย์สินบางอย่างสามารถเชื่อมต่อคุณกับผู้ให้บริการเชื้อเพลิงของคุณได้ เนื่องจากปัจจุบันผู้ให้บริการขนส่งส่วนใหญ่ใช้บัตรฟลีทที่ดีในการซื้อเชื้อเพลิงบนท้องถนน ผู้ให้บริการโซลูชั่นจึงได้เริ่มเสนอการจัดเตรียมการรวมบัตรน้ำมันเชื้อเพลิง เพียงคลิกปุ่มเดียว ตอนนี้คุณสามารถวาดข้อมูล เช่น ที่ตั้งสาขา ปริมาณรวมที่โหลด การแบ่งต้นทุน และแน่นอนการประทับเวลาสำหรับแต่ละธุรกรรม

ส่วนพื้นฐานของโซลูชันการติดตามทรัพย์สิน

ปัจจุบันผู้ให้บริการรายใหญ่ส่วนใหญ่มีรถบรรทุกที่ติดตั้งเครื่องติดตาม GPS และอุปกรณ์เทเลเมติกส์อื่นๆ เทคโนโลยีทั่วไปบางส่วนที่คุณพบในปัจจุบันคือ Electronic Logging Devices หรือ ELD เพื่อให้สอดคล้องกับงานที่เพิ่มขึ้นในการติดตามระยะทาง

แน่นอน ข้อมูลทั้งหมดเหล่านี้ส่งโดยกองเรือของคุณจากสถานที่ต่างๆ ทั่วประเทศจะต้องพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ การส่งสัญญาณเหล่านี้มักจะมาที่บ้านและนำเสนอให้คุณผ่านซอฟต์แวร์ติดตามยานพาหนะ ซอฟต์แวร์การติดตามทรัพย์สิน GPS เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันเทเลเมติกส์โดยรวมทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานทุกที่ทุกเวลาและสามารถดูได้จากคอมพิวเตอร์ในสำนักงานไปยังโทรศัพท์มือถือของผู้จัดการ

เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง ตลอดจนคุณสมบัติที่สะดวกในการแบ่งระยะและอัตราการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิงตามรัฐ ผู้จัดการกลุ่มยานพาหนะสามารถจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว ทั้งโดยระบบระบุตัวรถที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือแม้แต่ตามระยะทางรวมหรือปริมาณการใช้เชื้อเพลิงตามรัฐ

จุดสำคัญในการประเมินโซลูชัน telematics ทั้งหมดถัดไปของคุณ: ตรวจสอบระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล ผู้ให้บริการโซลูชันบางรายเสนอให้เก็บข้อมูลของคุณไว้เป็นเวลาสามถึงหกเดือนเท่านั้น ในระหว่างนั้นคุณอาจต้องดึงไฟล์เหล่านั้นออกและสำรองข้อมูลไว้ที่อื่นด้วยตนเอง แม้ว่าสิ่งนี้จะดีเพียงพอสำหรับการรักษารายงานประจำไตรมาส IFTA ของคุณ แต่โปรดทราบว่า IFTA กำหนดให้ต้องมีการบันทึก "เก็บไว้เป็นเวลาสี่ปีนับจากวันที่ครบกำหนดหรือยื่นแบบแสดงรายการภาษี แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดภายหลัง"

บทสรุป

แม้แต่ในธุรกิจขนส่งและส่งต่อก็แสดงให้เห็นว่าความจำเป็นเป็นต้นกำเนิดของการประดิษฐ์จริงๆ ความจำเป็นในการยอมรับวิธีการยื่นภาษีอย่างเป็นระเบียบทำให้ IFTA มีชีวิต ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้ผู้จัดการกองยานพาหนะสามารถตรวจสอบยานพาหนะแต่ละคันได้ ราวกับว่าพวกเขาอยู่เคียงข้างนักขับรถบรรทุกที่ไว้ใจได้ตลอดมา

ในการขนส่งอย่างแท้จริงทุกวินาทีนับและทุกช่วงเวลาที่เสียไปคือเงินที่สูญเปล่า ลองนึกภาพเวลาและค่าใช้จ่าย หากคนขับรอดพ้นจากบันทึกที่เป็นกระดาษแบบเดิมๆ ทุกครั้งที่พวกเขาเข้าสู่สถานะใหม่ ลองนึกภาพว่าคนขับรถของคุณสามารถปรับสภาพตัวเองและใช้เวลาพักผ่อนแทนการยื่นรายงานและเอกสารเพิ่มเติม

การใช้โซลูชันการติดตามทรัพย์สินผ่านระบบเทเลเมติกส์อาจเป็นขั้นตอนใหญ่สำหรับนักขับรถบรรทุกรายอื่นๆ แต่การประเมินและการศึกษาอย่างรอบคอบควรให้คำตอบแก่ผู้จัดการด้วย ความเสี่ยงในการลงทุนในโซลูชันเทเลเมติกส์มากพอที่จะเกินดุลความเสี่ยงของรายงาน IFTA รายไตรมาสที่ล่าช้าหรือไม่ถูกต้องหรือไม่

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• รายงานเทรนด์สร้างสรรค์ปี 2020 ของ Shutterstock เผยให้เห็นภาพทอฟฟี่ที่เราจะเคี้ยวได้ตลอดทั้งปี
• รายงานใหม่บอกเราว่าน้อยกว่า 10% ของคนอเมริกันกำลังซื้อสมาร์ทโฟนมูลค่า 1,000 ดอลลาร์ขึ้นไป
• รายงานที่น่าตกใจแสดงให้เห็นทารกและเด็กวัยหัดเดินใช้หน้าจอใน "ปริมาณสูง"
• รายงานผู้บริโภคถึงเทสลา: เราเจ๋งอีกแล้ว (สำหรับตอนนี้)