Vereinfachen Sie Ihre IFTA-Berichte mit Asset-Tracking

Das Internationale Kraftstoffsteuerabkommen (IFTA) wurde konzipiert, um die Kraftstoffsteuererklärung zu vereinfachen. Wo Transportunternehmen für jeden Staat, in dem sie tätig sind, separate Kraftstoffsteuerformulare einreichen mussten, müssen sie jetzt nur noch ein einziges, konsolidiertes Steuerformular erstellen.

Während die IFTA Anstrengungen unternommen hat, um den Prozess zu rationalisieren, kann die Erstellung der regelmäßigen Kraftstoffsteuerberichte für viele Fluggesellschaften immer noch eine ziemlich entmutigende Steuer sein. Da die vierteljährliche Frist immer näher rückt, müssen Fuhrparkmanager in der Regel die Kraftstoff- und Kilometerstandsaufzeichnungen einiger Monate durchgehen, um dem Unternehmen Strafen und schlimmer noch externe Audits zu ersparen.

Um Ihnen dabei zu helfen, Bußgelder und Audits zu vermeiden, sind hier einige Punkte, die Sie bei der Verwendung von Asset-Tracking-Tools für Ihre nächste IFTA-Steuerbearbeitung beachten sollten:

Ein kurzer Überblick über die IFTA-Anforderungen:

Der Prozess beginnt mit der Einreichung Ihres Antrags in Ihrer Basisgerichtsbarkeit, dem Staat, in dem Ihre Flotte hauptsächlich betrieben wird. Nach der Einreichung werden IFTA-Aufkleber ausgehändigt und müssen jederzeit auf Ihrem LKW sein

Für die vierteljährlichen Berichte ist es wichtig, dass kommerzielle Spediteure vollständige Aufzeichnungen über den gekauften Kraftstoff sowie die gefahrenen Kilometer für jedes Fahrzeug führen. Rechnungen für die in jedem Bundesstaat gezahlte Kraftstoffsteuer sind ebenfalls wichtig, ebenso wie die Aufschlüsselung des Kraftstoff- und Kilometerstands für jeden Bundesstaat, den Ihre Fahrzeuge durchfahren haben.

Verwenden von Asset-Tracking für eine einfachere Berichterstellung

Für Spediteure, die die besten Asset-Tracking-Lösungen auf dem Markt evaluieren möchten, wird das Wort Telematik häufig verwendet. Es bezieht sich einfach auf das Studium und praktische Anwendungen der Datenübertragung über große Entfernungen. Spediteure können nun im Grunde genommen den genauen Standort ihrer Lastwagen lokalisieren und überwachen, während sie sich zu und von ihren Zielen bewegen. Langfristig können Flottenmanager diese Daten nutzen, um Routen zu optimieren, Kraftstoff- und Arbeitskosten zu senken und die Produkt- und Personalsicherheit zu überwachen.

Heute haben sich diese Asset-Tracking-Tools verbessert, um sie für ein breites Spektrum von Anwendungen und Branchen bereitzustellen. Damit ist es sogar möglich, die Temperatur im Inneren von Kühlfahrzeugen zu überwachen und sogar Flottenmanager zu informieren, wenn diese Temperaturen unter bestimmte Werte fallen.

Als ganzheitliche Lösung für Spediteure kann der Einsatz der richtigen Telematiklösung sogar die gefürchtete IFTA-Meldung erleichtern. Flottenmanager erhalten durch den Einsatz von Telematiksystemen lebenswichtige Informationen wie Fahrer- und Fahrzeugdaten, wie z. B. den Standort zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit. Darüber hinaus bieten einige Lösungen sogar eine Überwachung des Kraftstoffverbrauchs.

Langfristig können Manager diese Daten vergleichen, um die Entwicklung der Kraftstoffpreise zu überwachen, und sogar Vergleichsstudien auf der Grundlage verfügbarer Daten wie Kilometerstand, Kraftstoffverbrauch und sogar der zurückgelegten Route durchführen.

Auf der Fahrerseite müssen sie nicht mehr Formulare über ihren Kilometerstand und Kraftstoffverbrauch ausfüllen, normalerweise für jedes Bundesland, das sie durchfahren. Mit Telematik wird der Prozess so einfach wie das Einloggen, dann können sie die Berichte herunterladen oder an ihre Schichtleiter oder Flottenmanager weiterleiten. Abgesehen von der Bequemlichkeit verkürzt es auch die Verarbeitungszeit und erhöht die Genauigkeit der Berichterstattung. Mit diesen automatisierten Prozessen werden die Nachteile menschlicher Fehler wie fehlerhafte Berichterstattung und schwierige Handschrift beseitigt.

Um die Automatisierung von Flottenmanagementaufgaben weiter voranzutreiben, sind einige Asset-Tracking-Lösungen sogar in der Lage, Sie mit Ihrem Kraftstoffanbieter zu verbinden. Da die meisten Spediteure mittlerweile die raffinierte Flottenkarte für ihre Kraftstoffeinkäufe auf der Straße verwenden, haben Lösungsanbieter damit begonnen, Vereinbarungen zur Integration von Tankkarten anzubieten. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Sie jetzt Daten wie den Standort der Filiale, das geladene Gesamtvolumen, die Kostenaufschlüsselung und natürlich den Zeitstempel für jede Transaktion abrufen.

Grundlegende Teile von Asset-Tracking-Lösungen

Heutzutage besitzen die meisten großen Spediteure Lastwagen, die mit GPS-Trackern und anderen Telematikgeräten ausgestattet sind. Einige der gebräuchlichsten technischen Geräte, die Sie heutzutage finden, sind elektronische Protokollierungsgeräte oder ELDs, um der wachsenden Aufgabe der Kilometerverfolgung gerecht zu werden.

Natürlich müssen all diese Daten, die von Ihrer Flotte von mehreren Standorten im ganzen Land übermittelt werden, in Echtzeit verfügbar sein. Diese Übertragungen kommen normalerweise nach Hause und werden Ihnen über eine Flottenverfolgungssoftware präsentiert. Als Teil der gesamten Telematiklösungen stellt die GPS-Asset-Tracking-Software Daten normalerweise jederzeit und überall zur Verfügung und kann vom Bürocomputer bis zum Mobiltelefon des Managers eingesehen werden.

Die richtigen Software-Tools zeigen die richtigen Daten sowie die praktische Funktion, Ihren Kilometerstand und Kraftstoffverbrauch nach Bundesländern aufzuschlüsseln. Flottenmanager können diese Daten schnell organisieren, entweder nach einem vorgegebenen Fahrzeugidentifikationssystem oder sogar nach Gesamtkilometerstand oder Kraftstoffverbrauch nach Bundesland.

Ein wichtiger Punkt bei der Bewertung Ihrer nächsten Telematik-Gesamtlösung: Überprüfen Sie die Datenaufbewahrungsfrist. Einige Lösungsanbieter bieten nur an, Ihre Daten drei bis sechs Monate aufzubewahren, in denen Sie diese Dateien möglicherweise manuell herausziehen und an anderer Stelle sichern müssen. Während dies an sich gut genug ist, um Ihre IFTA-Quartalsberichte in Schach zu halten, beachten Sie, dass die IFTA verlangt, dass Aufzeichnungen „vier Jahre lang ab dem Datum aufbewahrt werden, an dem die Steuererklärung fällig oder eingereicht wurde, je nachdem, was später eintritt“.

Fazit

Auch im Transport- und Speditionsgeschäft zeigt sich, dass Not erfinderisch macht. Die Notwendigkeit, einer geordneten Art der Steuererklärung zuzustimmen, erweckte die IFTA zum Leben. Fortschritte in der Technologie haben es Flottenmanagern ermöglicht, jedes ihrer Fahrzeuge zu überwachen, fast so, als ob sie die ganze Zeit neben ihren treuen Truckern wären.

Im Transportwesen zählt buchstäblich jede Sekunde und jeder verschwendete Moment ist verschwendetes Geld. Stellen Sie sich den Zeit- und Kostenaufwand vor, wenn die Fahrer jedes Mal, wenn sie in einen neuen Staat eintreten, von den traditionellen papierbasierten Protokollen verschont bleiben. Stellen Sie sich vor, Ihre Fahrer könnten sich selbst konditionieren und sich die Zeit nehmen, sich auszuruhen, anstatt zusätzliche Berichte und Papierkram einzureichen.

Der Einsatz von Asset-Tracking-Lösungen durch Telematik mag für andere Trucker ein großer Schritt sein, aber eine sorgfältige Bewertung und Untersuchung sollte den Managern ihre eigenen Antworten liefern. Ist das Risiko einer Investition in eine Telematiklösung ausreichend, um die Risiken verspäteter oder ungenauer vierteljährlicher IFTA-Berichte zu überwiegen?

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