Упрощение отчетов IFTA благодаря отслеживанию активов

Международное соглашение о налоге на топливо (IFTA) было разработано для упрощения отчетности по налогу на топливо. Если перевозчики должны были подавать отдельные формы налога на топливо для каждого штата, в котором они работают, то теперь им нужно подготовить только единую сводную налоговую форму.

Несмотря на то, что IFTA предприняла шаги по оптимизации процесса, подготовка периодических отчетов по налогу на топливо по-прежнему может быть довольно сложной задачей для многих перевозчиков. По мере приближения квартального срока руководителям автопарков обычно приходится просматривать записи о топливе и пробеге за несколько месяцев, чтобы уберечь компанию от штрафов и, что еще хуже, от внешних проверок.

Чтобы помочь вам избежать штрафов и проверок, вот несколько моментов, которые следует учитывать при использовании инструментов отслеживания активов для вашей следующей налоговой обработки IFTA:

Краткое изложение требований IFTA:

Процесс начинается с подачи заявки из вашей базовой юрисдикции, штата, в котором в основном работает ваш флот. После подачи заявки выдаются наклейки IFTA, которые должны постоянно находиться на вашем грузовике.

Для ежеквартальных отчетов важно, чтобы коммерческие перевозчики вели полный учет приобретенного топлива, а также пробега каждого транспортного средства. Счета-фактуры за налог на топливо, уплаченный в каждом штате, также важны, как и разбивка топлива и пробега для каждого штата, через который проехали ваши автомобили.

Использование отслеживания активов для упрощения отчетности

Для компаний-перевозчиков, которые хотят оценить лучшие решения для отслеживания активов, слово «телематика» часто используется. Это просто относится к изучению и практическому применению передачи данных на большие расстояния. По сути, перевозчики теперь могут определять и отслеживать точное местоположение своих грузовиков по мере их движения к месту назначения и обратно. В долгосрочной перспективе руководители автопарков могут использовать эти данные для оптимизации маршрутов, сокращения расходов на топливо и рабочую силу, а также для контроля безопасности продукции и персонала.

Сегодня эти инструменты отслеживания активов усовершенствованы, чтобы их можно было использовать в широком диапазоне приложений и отраслей. С их помощью можно даже контролировать температуру внутри рефрижераторов и даже информировать менеджеров автопарка, если эта температура падает ниже определенных значений.

В качестве комплексного решения для компаний-перевозчиков использование правильного телематического решения может упростить даже страшную отчетность IFTA. Для менеджеров автопарка использование телематических систем предоставит им важную информацию, такую ​​как данные о водителе и транспортном средстве, такие как местоположение, соответствующее определенной дате и времени. Более того, некоторые решения даже предлагают мониторинг израсходованного топлива.

В долгосрочной перспективе менеджеры могут сравнивать эти данные, чтобы отслеживать движение цен на топливо и даже проводить сравнительные исследования на основе доступных данных, таких как пробег, израсходованное топливо и даже пройденный маршрут.

Со стороны водителя им больше не нужно заполнять формы за формами о пробеге и расходе топлива, обычно для каждого штата, через который они проезжают. С помощью телематики этот процесс становится таким же простым, как вход в систему, после чего они могут загружать или пересылать отчеты своим начальникам смен или менеджерам автопарка. Помимо удобства, это также сокращает время обработки и повышает точность отчетов. Благодаря этим автоматизированным процессам устраняются недостатки, связанные с человеческими ошибками, такие как ошибочные отчеты и сложный почерк.

Продолжая автоматизацию задач управления автопарком, некоторые решения для отслеживания активов даже способны связать вас с вашим поставщиком топлива. Поскольку большинство перевозчиков в настоящее время используют изящную карту автопарка для покупки топлива на дорогах, поставщики решений начали предлагать механизмы интеграции топливных карт. Одним нажатием кнопки теперь вы можете отображать такие данные, как местоположение филиала, общий загруженный объем, разбивку затрат и, конечно же, отметку времени для каждой транзакции.

Основные части решений для отслеживания активов

В настоящее время большинство крупных перевозчиков владеют грузовыми автомобилями, оснащенными GPS-трекерами и другим телематическим оборудованием. Некоторые из наиболее распространенных технологий, которые вы найдете в настоящее время, — это электронные устройства регистрации или ELD, соответствующие растущей задаче отслеживания пробега.

Конечно, все эти данные, передаваемые вашим автопарком из разных мест по всей стране, должны быть легко доступны в режиме реального времени. Эти передачи обычно приходят домой и представляются вам через программное обеспечение для отслеживания автопарка. Являясь частью комплексных телематических решений, программное обеспечение GPS для отслеживания активов обычно делает данные доступными в любое время и в любом месте, и их можно просматривать с офисного компьютера на мобильный телефон менеджера.

Правильные программные инструменты показывают правильные данные, а также удобную функцию разбивки пробега и расхода топлива по штатам. Менеджеры автопарка могут быстро упорядочить эти данные либо с помощью заранее определенной системы идентификации транспортных средств, либо даже по общему пробегу или расходу топлива по штатам.

Важный момент при оценке вашего следующего комплексного телематического решения: проверьте срок хранения данных. Некоторые поставщики решений предлагают хранить ваши данные только в течение трех-шести месяцев, в течение которых вам, возможно, придется вручную извлекать эти файлы и создавать их резервные копии в другом месте. Хотя этого само по себе достаточно для хранения ваших квартальных отчетов IFTA, обратите внимание, что IFTA требует, чтобы записи «хранились в течение четырех лет с даты подачи или подачи налоговой декларации, в зависимости от того, что наступит позже».

Заключение

Даже в сфере перевозчиков и экспедиторов это показывает, что необходимость действительно является матерью изобретения. Необходимость договориться об упорядоченном порядке подачи налогов привела к жизни IFTA. Достижения в области технологий позволили менеджерам автопарков контролировать каждый из своих автомобилей, как если бы они все время находились рядом со своими верными дальнобойщиками.

В транспорте буквально каждая секунда на счету и каждое потраченное мгновение – это выброшенные деньги. Представьте себе время и затраты, если водители будут избавлены от традиционных бумажных журналов каждый раз, когда они переходят в новое состояние. Представьте, если бы ваши водители могли привести себя в форму и взять отпуск, чтобы отдохнуть, вместо того, чтобы подавать дополнительные отчеты и документы.

Использование решений для отслеживания активов с помощью телематики может показаться огромным шагом для других дальнобойщиков, но тщательная оценка и изучение должны дать менеджерам собственные ответы. Достаточно ли рисков инвестирования в телематические решения, чтобы перевесить риски несвоевременных или неточных ежеквартальных отчетов IFTA?

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.

Рекомендации редакции:

• В отчете Shutterstock Creative Trends 2020 раскрывается визуальная ириска, которую мы будем жевать весь год.
• В новом отчете говорится, что менее 10% американцев покупают смартфоны стоимостью более 1000 долларов.
• Шокирующий отчет показывает, что младенцы и дети младшего возраста используют экраны в «больших количествах»
• Потребительские отчеты для Tesla: мы снова круты (пока)