Simplifiez vos rapports IFTA avec le suivi des actifs

L'Accord international relatif à la taxe sur les carburants (IFTA) a été conçu pour faciliter la déclaration des taxes sur les carburants. Alors que les transporteurs devaient déposer des formulaires de taxe sur le carburant distincts pour chaque État dans lequel ils opèrent, ils n'ont plus qu'à préparer un seul formulaire fiscal consolidé.

Bien que l'IFTA ait fait des progrès pour rationaliser le processus, la préparation des rapports périodiques sur la taxe sur le carburant peut encore être une taxe assez décourageante pour de nombreux transporteurs. À mesure que l'échéance trimestrielle se rapproche, les gestionnaires de flotte doivent généralement parcourir plusieurs mois de relevés de carburant et de kilométrage pour épargner à l'entreprise des pénalités et, pire encore, des audits externes.

Pour vous aider à éviter les amendes et les audits, voici quelques points à considérer lors de l'utilisation des outils de suivi des actifs pour votre prochain traitement fiscal IFTA :

Un aperçu rapide des exigences de l'IFTA :

Le processus commence par le dépôt de votre demande à partir de votre juridiction de base, l'État où votre flotte opère principalement. Après le dépôt, les décalcomanies IFTA sont remises et doivent être sur votre camion en tout temps

Pour les rapports trimestriels, il est important que les transporteurs commerciaux conservent un dossier complet du carburant acheté ainsi que du kilométrage parcouru pour chaque véhicule. Les factures pour la taxe sur le carburant payée dans chaque État sont également importantes, tout comme la ventilation du carburant et du kilométrage pour chaque État que vos véhicules ont traversé.

Utiliser le suivi des actifs pour faciliter la création de rapports

Pour les entreprises de transport qui cherchent à évaluer les meilleures solutions de suivi des actifs, le mot télématique est souvent utilisé. Il se réfère simplement à l'étude et aux applications pratiques de la transmission de données sur de longues distances. Fondamentalement, les transporteurs peuvent désormais localiser et surveiller l'emplacement exact de leurs camions lorsqu'ils se déplacent vers et depuis leurs destinations. À long terme, les gestionnaires de flotte peuvent utiliser ces données pour optimiser les itinéraires, réduire les coûts de carburant et de main-d'œuvre et surveiller la sécurité des produits et du personnel.

Aujourd'hui, ces outils de suivi des actifs se sont améliorés pour répondre à un large éventail d'applications et d'industries. Avec ceux-ci, il est même possible de surveiller la température à l'intérieur des véhicules réfrigérés et même d'informer les gestionnaires de flotte si ces températures descendent en dessous de certains points.

En tant que solution holistique pour les entreprises de transport, l'utilisation de la bonne solution télématique peut même faciliter le redoutable rapport IFTA. Pour les gestionnaires de flotte, l'utilisation de systèmes télématiques leur fournira des informations vitales telles que les données du conducteur et du véhicule telles que l'emplacement correspondant à une date et une heure spécifiques. De plus, certaines solutions proposent même un suivi du carburant consommé.

À long terme, les gestionnaires peuvent comparer ces données pour suivre l'évolution des prix du carburant et même mener des études comparatives sur la base des données disponibles telles que le kilométrage, le carburant consommé et même l'itinéraire emprunté.

Du côté du conducteur, ils n'ont plus à remplir formulaires après formulaires sur leur kilométrage et leur consommation de carburant, généralement pour chaque état qu'ils traversent. Avec la télématique, le processus devient aussi simple que de se connecter, puis ils peuvent télécharger ou transmettre les rapports à leurs superviseurs de quart ou gestionnaires de flotte. Outre la commodité, cela réduit également le temps de traitement et augmente leur précision dans les rapports. Grâce à ces processus automatisés, les inconvénients de l'erreur humaine tels que les rapports défectueux et l'écriture manuscrite difficile sont éliminés.

Pour aller plus loin dans l'automatisation des tâches de gestion de flotte, certaines solutions de suivi des actifs sont même capables de vous connecter à votre fournisseur de carburant. Étant donné que la plupart des transporteurs utilisent désormais la carte de flotte astucieuse pour leurs achats de carburant sur route, les fournisseurs de solutions ont commencé à proposer des arrangements d'intégration de carte de carburant. D'un simple clic sur un bouton, vous pouvez désormais afficher des données telles que l'emplacement de la succursale, le volume total chargé, la répartition des coûts et, bien sûr, l'horodatage de chaque transaction.

Éléments de base des solutions de suivi des actifs

De nos jours, la plupart des grands transporteurs possèdent des camions équipés de traceurs GPS et d'autres équipements télématiques. Certaines des technologies les plus courantes que vous trouverez de nos jours sont les dispositifs de journalisation électronique ou ELD pour correspondre à la tâche croissante de suivi du kilométrage.

Bien sûr, toutes ces données transmises par votre flotte à partir de plusieurs emplacements à travers le pays doivent être facilement disponibles en temps réel. Ces transmissions arrivent généralement à la maison et vous sont présentées via un logiciel de suivi de flotte. Dans le cadre des solutions télématiques globales, le logiciel de suivi des actifs par GPS rend généralement les données disponibles à tout moment, n'importe où et peut être visualisée de l'ordinateur de bureau au téléphone mobile du gestionnaire.

Les bons outils logiciels affichent les bonnes données, ainsi que la fonction pratique de ventiler votre kilométrage et votre consommation de carburant par état. Les gestionnaires de flotte peuvent rapidement organiser ces données, soit par un système d'identification de véhicule prédéterminé, soit même par kilométrage total ou consommation de carburant par état.

Un point important lors de l'évaluation de votre prochaine solution télématique totale : vérifiez la durée de conservation des données. Certains fournisseurs de solutions ne proposeront de conserver vos données que pendant trois à six mois, au cours desquels vous devrez peut-être extraire manuellement ces fichiers et les sauvegarder ailleurs. Bien que cela soit suffisant en soi pour garder vos rapports trimestriels IFTA à distance, notez que l'IFTA exige que les registres soient "conservés pendant quatre ans à compter de la date à laquelle la déclaration de revenus était due ou déposée, selon la date la plus tardive".

Conclusion

Même dans le secteur du transport et de l'expédition, cela montre que la nécessité est vraiment la mère de l'invention. La nécessité de convenir d'une manière ordonnée de déclarer les impôts a donné vie à l'IFTA. Les progrès technologiques ont permis aux gestionnaires de flotte de surveiller chacun de leurs véhicules, presque comme s'ils étaient aux côtés de leurs fidèles camionneurs tout au long.

Dans les transports, chaque seconde compte littéralement et chaque instant perdu est de l'argent gaspillé. Imaginez le temps et les coûts si les conducteurs sont épargnés par les journaux traditionnels sur papier chaque fois qu'ils entrent dans un nouvel état. Imaginez si vos chauffeurs pouvaient se conditionner et prendre le temps de se reposer au lieu de remplir des rapports et des documents supplémentaires.

L'utilisation de solutions de suivi des actifs par télématique peut sembler un pas énorme pour d'autres camionneurs, mais une évaluation et une étude minutieuses devraient fournir aux gestionnaires leurs propres réponses. Le risque d'investir dans une solution télématique est-il suffisant pour compenser les risques de rapports IFTA trimestriels en retard ou inexacts ?

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