Varlık takibi ile IFTA raporlarınızı kolaylaştırın

Uluslararası Yakıt Vergisi Anlaşması (IFTA), akaryakıt vergisi raporlamasını kolaylaştırmak için tasarlandı. Taşıyıcıların faaliyet gösterdikleri her eyalet için ayrı akaryakıt vergisi formu doldurmaları gerektiğinde, artık yalnızca tek bir konsolide vergi formu hazırlamaları gerekiyor.

IFTA, süreci kolaylaştırmak için adımlar atmış olsa da, periyodik akaryakıt vergisi raporlarının hazırlanması birçok taşıyıcı için hala oldukça göz korkutucu bir vergi olabilir. Üç aylık son teslim tarihi yaklaştıkça, filo yöneticileri genellikle şirketi cezalardan ve daha da kötüsü dış denetimlerden kurtarmak için birkaç aylık yakıt ve kilometre kayıtlarını gözden geçirmek zorunda kalıyor.

Para cezalarından ve denetimlerden kaçınmanıza yardımcı olmak için, bir sonraki IFTA vergi işlemleriniz için varlık izleme araçlarını kullanırken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta:

IFTA Gereksinimlerinin Hızlı Özeti:

Süreç, filonuzun esas olarak faaliyet gösterdiği eyalet olan temel yargı bölgenizden başvurunuzu yapmanızla başlar. Dosyalamadan sonra IFTA çıkartmaları dağıtılır ve her zaman kamyonunuzda bulunmalıdır.

Üç aylık raporlar için, ticari taşıyıcıların, satın alınan yakıtın yanı sıra her aracın kat ettiği kilometrenin eksiksiz bir kaydını tutması önemlidir. Araçlarınızın geçtiği her eyalet için yakıt ve kilometre dökümü gibi, her eyalette ödenen yakıt vergisi faturaları da önemlidir.

Daha Kolay Raporlama için Varlık İzlemeyi Kullanma

En iyi varlık izleme çözümlerini değerlendirmek isteyen taşıyıcı şirketler için telematik kelimesi çok fazla atılıyor. Sadece uzun mesafelerde veri iletiminin incelenmesini ve pratik uygulamalarını ifade eder. Temel olarak, taşıyıcılar artık varış noktalarına gidip gelirken kamyonlarının tam konumunu belirleyebiliyor ve izleyebiliyor. Uzun vadede filo yöneticileri bu verileri rotaları optimize etmek, yakıt ve işçilik maliyetlerini azaltmak ve ürün ve personel güvenliğini izlemek için kullanabilir.

Bugün, bu varlık izleme araçları, çok çeşitli uygulamalara ve sektörlere hizmet verecek şekilde geliştirildi. Bunlarla, frigorifik araçların içindeki sıcaklığı izlemek ve hatta bu sıcaklıklar belirli noktaların altına düştüğünde filo yöneticilerini bilgilendirmek bile mümkün.

Taşıyıcı şirketler için bütünsel bir çözüm olarak, doğru telematik çözümünün kullanılması, korkunç IFTA raporunu bile kolaylaştırabilir. Filo yöneticileri için telematik sistemlerinin kullanımı, onlara belirli tarih ve saate karşılık gelen konum gibi sürücü ve araç verileri gibi hayati bilgiler sağlayacaktır. Dahası, bazı çözümler tüketilen yakıtın izlenmesini bile sağlar.

Uzun vadede yöneticiler, yakıt fiyatlarının hareketini izlemek için bu verileri karşılaştırabilir ve hatta kilometre, tüketilen yakıt ve hatta alınan rota gibi mevcut verilere dayalı karşılaştırmalı çalışmalar yapabilir.

Sürücü tarafından, genellikle gittikleri her eyalet için kilometre ve yakıt tüketimine ilişkin formlardan sonra form doldurmaları gerekmez. Telematik ile süreç, oturum açmak kadar kolay hale gelir, ardından raporları indirebilir veya vardiya amirlerine veya filo yöneticilerine iletebilirler. Kolaylığın yanı sıra işlem süresini de kısaltır ve raporlamada doğruluklarını artırır. Otomatikleştirilmiş bu süreçlerle hatalı raporlama ve zor el yazısı gibi insan hatasından kaynaklanan sakıncalar ortadan kalkar.

Filo yönetimi görevlerinin otomasyonunu daha da ileri götüren bazı varlık izleme çözümleri, sizi yakıt sağlayıcınıza bağlayabilir. Çoğu taşıyıcı artık karayolu yakıt alımları için şık filo kartını kullandığından, çözüm sağlayıcılar yakıt kartı entegrasyon düzenlemeleri sunmaya başladı. Artık tek tuşla şube konumu, yüklenen toplam hacim, maliyet dökümü ve tabii ki her işlem için zaman damgası gibi verileri çizebilirsiniz.

Varlık İzleme Çözümlerinin Temel Parçaları

Günümüzde, büyük taşıyıcıların çoğu, GPS takip cihazları ve diğer telematik ekipmanları ile donatılmış kamyonlara sahiptir. Günümüzde bulacağınız en yaygın teknoloji parçalarından bazıları, artan kilometre izleme görevine karşılık gelen Elektronik Kayıt Cihazları veya ELD'lerdir.

Tabii ki, filonuz tarafından ülke genelinde birden fazla konumdan iletilen tüm bu veriler, gerçek zamanlı olarak hazır olmalıdır. Bu aktarımlar genellikle eve gelir ve filo takip yazılımı aracılığıyla size sunulur. Toplam telematik çözümlerinin bir parçası olarak, GPS varlık izleme yazılımı genellikle verileri her zaman, her yerde kullanılabilir hale getirir ve ofis bilgisayarından yöneticinin cep telefonuna kadar görüntülenebilir.

Doğru yazılım araçları, doğru verileri ve ayrıca kilometre ve yakıt tüketiminizi eyaletlere göre ayırmanın kullanışlı özelliğini gösterir. Filo yöneticileri, bu verileri ya önceden belirlenmiş bir araç tanımlama sistemi ile ya da eyalet bazında toplam kilometre veya yakıt tüketimi ile hızlı bir şekilde düzenleyebilir.

Bir sonraki toplam telematik çözümünüzü değerlendirirken önemli bir nokta: veri saklama süresini kontrol edin. Bazı çözüm sağlayıcılar, verilerinizi yalnızca üç ila altı ay arasında saklamayı teklif eder; bu süre boyunca bu dosyaları manuel olarak çekip başka bir yere yedeklemeniz gerekebilir. Bu, kendi başına IFTA üç aylık raporlarınızı uzak tutmak için yeterince iyi olsa da, IFTA'nın kayıtların “hangisi daha sonra olursa olsun, vergi beyannamesinin vadesi geldiği veya verildiği tarihten itibaren dört yıl boyunca saklanmasını” gerektirdiğini unutmayın.

Çözüm

Nakliye ve nakliye işinde bile, gerekliliğin gerçekten buluşun anası olduğunu gösteriyor. Vergilerin düzenli bir şekilde verilmesini kabul etme ihtiyacı, IFTA'yı hayata geçirdi. Teknolojideki ilerlemeler, filo yöneticilerinin neredeyse her zaman güvenilir kamyoncularının yanındaymış gibi her bir aracını izlemelerine olanak sağladı.

Taşımacılıkta, kelimenin tam anlamıyla her saniye önemlidir ve boşa geçen her an, boşa giden paradır. Sürücüler her yeni duruma girdiklerinde geleneksel kağıt tabanlı günlüklerden kurtulurlarsa, zaman ve maliyetleri bir düşünün. Sürücülerinizin ek raporlar ve evraklar doldurmak yerine kendilerini şartlandırıp dinlenmeye zaman ayırabileceklerini hayal edin.

Telematik aracılığıyla varlık izleme çözümlerinin kullanılması, diğer kamyoncular için büyük bir adım gibi görünebilir, ancak dikkatli değerlendirme ve inceleme, yöneticilere kendi yanıtlarını sağlamalıdır. Telematik çözümüne yatırım yapma riski, geç veya hatalı üç aylık IFTA raporlarının risklerinden daha ağır basmaya yetiyor mu?

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.

Editörün Önerileri:

• Shutterstock'un 2020 Yaratıcı Eğilimler raporu, tüm yıl boyunca çiğneyeceğimiz görsel şekerlemeyi ortaya koyuyor
• Yeni bir rapor, Amerikalıların %10'undan daha azının 1000 doların üzerinde akıllı telefon satın aldığını söylüyor
• Şok edici rapor, bebeklerin ve küçük çocukların ekranları "yüksek miktarlarda" kullandığını gösteriyor
• Tesla'ya Tüketici Raporları: Yine iyiyiz (şimdilik)