Facilitando seus relatórios IFTA com rastreamento de ativos

O Acordo Internacional sobre Impostos sobre Combustíveis (IFTA) foi concebido para facilitar a declaração de impostos sobre combustíveis. Onde as transportadoras tinham que apresentar formulários de imposto de combustível separados para cada estado em que operavam, agora eles só precisam preparar um único formulário de imposto consolidado.

Embora a IFTA tenha dado passos largos para agilizar o processo, preparar os relatórios periódicos de impostos sobre combustíveis ainda pode ser um imposto bastante assustador para muitas transportadoras. À medida que o prazo trimestral se aproxima, os gerentes de frota geralmente precisam analisar os registros de combustível e quilometragem de alguns meses para poupar a empresa de penalidades e, pior ainda, de auditorias externas.

Para ajudá-lo a evitar multas e auditorias, aqui estão alguns pontos a serem considerados ao usar ferramentas de rastreamento de ativos para o seu próximo processamento de impostos da IFTA:

Um rápido resumo dos requisitos da IFTA:

O processo começa com a apresentação do seu pedido na sua jurisdição base, o estado onde a sua frota opera principalmente. Após o arquivamento, os decalques da IFTA são distribuídos e devem estar em seu caminhão o tempo todo

Para os relatórios trimestrais, é importante que as transportadoras comerciais mantenham um registro completo do combustível adquirido, bem como da quilometragem percorrida por cada veículo. As faturas de imposto de combustível pagas em cada estado também são importantes, assim como o detalhamento de combustível e quilometragem para cada estado pelo qual seus veículos passaram.

Como usar o rastreamento de ativos para relatórios mais fáceis

Para as operadoras que procuram avaliar as melhores soluções de rastreamento de ativos, a palavra telemática é muito usada. Refere-se simplesmente ao estudo e às aplicações práticas da transmissão de dados a longas distâncias. Basicamente, as transportadoras agora podem identificar e monitorar a localização exata de seus caminhões à medida que se deslocam de e para seus destinos. A longo prazo, os gerentes de frota podem usar esses dados para otimizar rotas, reduzir custos com combustível e mão de obra e monitorar a segurança do produto e do pessoal.

Hoje, essas ferramentas de rastreamento de ativos foram aprimoradas para atender a uma ampla variedade de aplicações e indústrias. Com eles, é ainda possível monitorar a temperatura no interior dos veículos refrigerados e até informar os gestores de frota se essas temperaturas ficarem abaixo de determinados pontos.

Como uma solução holística para operadoras, o uso da solução de telemática correta pode facilitar até mesmo o temido relatório IFTA. Para os gestores de frota, o uso de sistemas telemáticos fornecerá informações vitais, como dados do motorista e do veículo, como localização correspondente a data e hora específicas. Além disso, algumas soluções oferecem até monitoramento do combustível consumido.

No longo prazo, os gestores podem comparar esses dados para acompanhar a movimentação dos preços dos combustíveis e até mesmo realizar estudos comparativos com base nos dados disponíveis, como quilometragem, combustível consumido e até mesmo o trajeto percorrido.

Do lado do motorista, eles não precisam mais preencher formulários após formulários sobre sua quilometragem e consumo de combustível, geralmente para cada estado por onde passam. Com a telemática, o processo se torna tão fácil quanto fazer o login, então eles podem baixar ou encaminhar os relatórios para seus supervisores de turno ou gerentes de frota. Além da conveniência, também reduz o tempo de processamento e aumenta a precisão dos relatórios. Com esses processos automatizados, as desvantagens do erro humano, como relatórios defeituosos e caligrafia difícil, são eliminadas.

Levando ainda mais longe a automação das tarefas de gerenciamento de frota, algumas soluções de rastreamento de ativos são capazes de conectá-lo ao seu fornecedor de combustível. Como a maioria das operadoras agora usa o cartão de frota bacana para suas compras de combustível na estrada, os provedores de soluções começaram a oferecer acordos de integração de cartão de combustível. Com o clique de um botão, agora você pode extrair dados como localização da filial, volume total carregado, detalhamento de custos e, claro, o registro de data e hora de cada transação.

Partes básicas das soluções de rastreamento de ativos

Atualmente, a maioria das grandes transportadoras possui caminhões equipados com rastreadores GPS e outros equipamentos telemáticos. Algumas das peças de tecnologia mais comuns que você encontrará hoje em dia são Dispositivos de Registro Eletrônico ou ELDs para corresponder à crescente tarefa de rastrear quilometragem.

Obviamente, todos esses dados transmitidos por sua frota de vários locais em todo o país devem estar prontamente disponíveis em tempo real. Essas transmissões geralmente chegam em casa e são apresentadas a você por meio de um software de rastreamento de frota. Como parte das soluções de telemática total, o software de rastreamento de ativos por GPS geralmente disponibiliza os dados a qualquer hora, em qualquer lugar e podem ser visualizados do computador do escritório ao celular do gerente.

As ferramentas de software certas mostram os dados certos, bem como o recurso conveniente de dividir sua quilometragem e consumo de combustível por estado. Os gestores de frota podem organizar rapidamente esses dados, seja por um sistema de identificação de veículos pré-determinado ou até mesmo por quilometragem total ou consumo de combustível por estado.

Um ponto importante ao avaliar sua próxima solução de telemática total: verifique o período de retenção de dados. Alguns provedores de soluções oferecerão apenas manter seus dados por três a seis meses, durante os quais você pode ter que retirar manualmente esses arquivos e fazer backup deles em outro lugar. Embora isso por si só seja bom o suficiente para manter seus relatórios trimestrais da IFTA sob controle, observe que a IFTA exige que os registros sejam “mantidos por quatro anos a partir da data em que a declaração de imposto foi devida ou arquivada, o que ocorrer mais tarde”.

Conclusão

Mesmo nos negócios de transporte e expedição, isso mostra que a necessidade é realmente a mãe da invenção. A necessidade de concordar com uma forma ordenada de apresentação de impostos deu vida à IFTA. Os avanços na tecnologia permitiram que os gerentes de frota monitorassem cada um de seus veículos, quase como se estivessem ao lado de seus confiáveis ​​caminhoneiros o tempo todo.

No transporte, literalmente, cada segundo conta e cada momento desperdiçado é dinheiro desperdiçado. Imagine o tempo e os custos se os motoristas forem poupados dos tradicionais registros em papel toda vez que entrarem em um novo estado. Imagine se seus motoristas pudessem se condicionar e tirar um tempo para descansar em vez de preencher relatórios e documentos adicionais.

O uso de soluções de rastreamento de ativos por meio da telemática pode parecer um grande passo para outros caminhoneiros, mas uma avaliação e estudo cuidadosos devem fornecer aos gerentes suas próprias respostas. O risco de investir em solução de telemática é suficiente para superar os riscos de relatórios trimestrais atrasados ​​ou imprecisos da IFTA?

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