Semplifica i tuoi rapporti IFTA con il monitoraggio delle risorse

L'International Fuel Tax Agreement (IFTA) è stato concepito per semplificare la dichiarazione delle tasse sui carburanti. Laddove i vettori dovevano presentare moduli fiscali separati per ogni stato in cui operano, ora devono solo preparare un unico modulo fiscale consolidato.

Sebbene l'IFTA abbia fatto passi da gigante per semplificare il processo, la preparazione dei rapporti periodici sulle tasse sul carburante può ancora essere una tassa piuttosto scoraggiante per molti vettori. Man mano che la scadenza trimestrale si avvicina, i gestori di flotte di solito devono controllare i record di carburante e chilometraggio di alcuni mesi per risparmiare all'azienda sanzioni e, peggio ancora, audit esterni.

Per aiutarti a evitare multe e controlli, ecco alcuni punti da considerare nell'utilizzo degli strumenti di monitoraggio delle risorse per la tua prossima elaborazione fiscale IFTA:

Una rapida carrellata dei requisiti IFTA:

Il processo inizia con la presentazione della domanda dalla giurisdizione di base, lo stato in cui opera principalmente la flotta. Dopo il deposito, le decalcomanie IFTA vengono distribuite e devono essere sempre sul tuo camion

Per i rapporti trimestrali, è importante che i vettori commerciali tengano un registro completo del carburante acquistato e del chilometraggio percorso per ciascun veicolo. Anche le fatture per l'imposta sul carburante pagate in ogni stato sono importanti, così come la ripartizione del carburante e del chilometraggio per ogni stato attraversato dai tuoi veicoli.

Utilizzo del monitoraggio delle risorse per una reportistica più semplice

Per le compagnie di trasporto che cercano di valutare le migliori soluzioni di tracciamento delle risorse disponibili, la parola telematica viene spesso lanciata. Si riferisce semplicemente allo studio e alle applicazioni pratiche della trasmissione di dati su lunghe distanze. Fondamentalmente, i vettori possono ora individuare e monitorare la posizione esatta dei loro camion mentre si spostano da e verso le loro destinazioni. A lungo termine, i gestori di flotte possono utilizzare questi dati per ottimizzare i percorsi, ridurre i costi di carburante e manodopera e monitorare la sicurezza dei prodotti e del personale.

Oggi, questi strumenti di tracciamento delle risorse sono migliorati per essere forniti a un'ampia gamma di applicazioni e settori. Con questi, è persino possibile monitorare la temperatura all'interno dei veicoli refrigerati e persino informare i gestori della flotta se queste temperature scendono al di sotto di determinati punti.

Come soluzione olistica per le compagnie di trasporto, l'uso della giusta soluzione telematica può rendere più facile anche il temuto rapporto IFTA. Per i gestori di flotte, l'uso di sistemi telematici fornirà loro informazioni vitali come i dati del conducente e del veicolo come la posizione corrispondente a una data e un'ora specifiche. Inoltre, alcune soluzioni offrono anche il monitoraggio del carburante consumato.

A lungo termine, i gestori possono confrontare questi dati per monitorare l'andamento dei prezzi del carburante e persino condurre studi comparativi basati sui dati disponibili come il chilometraggio, il carburante consumato e persino il percorso intrapreso.

Dal lato guida, non devono più compilare moduli dopo i moduli sul chilometraggio e sul consumo di carburante, di solito per ogni stato in cui guidano. Con la telematica, il processo diventa facile come effettuare il login, quindi possono scaricare o inoltrare i report ai loro supervisori di turno o ai gestori della flotta. Oltre alla comodità, riduce anche i tempi di elaborazione e aumenta la loro accuratezza nei rapporti. Con questi processi automatizzati, vengono eliminati gli inconvenienti dell'errore umano come i rapporti errati e la scrittura difficile.

Portando ulteriormente l'automazione delle attività di gestione della flotta, alcune soluzioni di tracciamento delle risorse sono persino in grado di metterti in contatto con il tuo fornitore di carburante. Poiché la maggior parte dei vettori ora utilizza l'elegante carta della flotta per i propri acquisti di carburante su strada, i fornitori di soluzioni hanno iniziato a offrire accordi di integrazione della carta carburante. Con un clic di un pulsante, ora puoi disegnare dati come l'ubicazione della filiale, il volume totale caricato, la ripartizione dei costi e, naturalmente, il timestamp per ogni transazione.

Parti di base delle soluzioni di monitoraggio delle risorse

Al giorno d'oggi, la maggior parte dei grandi vettori possiede camion dotati di localizzatori GPS e altre apparecchiature telematiche. Alcuni dei pezzi tecnologici più comuni che troverai al giorno d'oggi sono i dispositivi di registrazione elettronica o ELD per corrispondere al crescente compito di tracciare il chilometraggio.

Naturalmente, tutti questi dati trasmessi dalla tua flotta da più località in tutto il paese devono essere prontamente disponibili in tempo reale. Queste trasmissioni di solito arrivano a casa e ti vengono presentate tramite un software di monitoraggio della flotta. Come parte delle soluzioni telematiche totali, il software di localizzazione delle risorse GPS di solito rende i dati disponibili sempre e ovunque e possono essere visualizzati dal computer dell'ufficio al telefono cellulare del gestore.

Gli strumenti software giusti mostrano i dati giusti, oltre alla comoda funzione di suddividere il chilometraggio e il consumo di carburante per stato. I gestori di flotte possono organizzare rapidamente questi dati, tramite un sistema di identificazione del veicolo predeterminato o anche in base al chilometraggio totale o al consumo di carburante per stato.

Un punto importante nella valutazione della tua prossima soluzione telematica totale: verifica il periodo di conservazione dei dati. Alcuni fornitori di soluzioni offriranno di conservare i tuoi dati solo per tre o sei mesi, durante i quali potresti dover estrarre manualmente quei file ed eseguirne il backup da qualche altra parte. Anche se questo di per sé è abbastanza buono per tenere a bada i tuoi rapporti trimestrali IFTA, tieni presente che l'IFTA richiede che i registri siano "conservati per quattro anni dalla data di scadenza o deposito della dichiarazione dei redditi, a seconda di quale sia successiva".

Conclusione

Anche nel settore dei trasporti e delle spedizioni, ciò dimostra che la necessità è davvero la madre dell'invenzione. La necessità di accettare un modo ordinato di presentare le tasse ha dato vita all'IFTA. I progressi tecnologici hanno consentito ai gestori di flotte di monitorare ciascuno dei loro veicoli, quasi come se fossero sempre accanto ai loro fidati camionisti.

Nei trasporti, letteralmente ogni secondo conta e ogni momento sprecato è denaro sprecato. Immagina il tempo e i costi se i conducenti vengono risparmiati dai tradizionali registri cartacei ogni volta che entrano in un nuovo stato. Immagina se i tuoi conducenti potessero allenarsi e prendersi del tempo libero per riposare invece di presentare rapporti e scartoffie aggiuntivi.

L'uso di soluzioni di tracciamento delle risorse attraverso la telematica potrebbe sembrare un enorme passo avanti per altri camionisti, ma un'attenta valutazione e studio dovrebbero fornire ai gestori le proprie risposte. Il rischio di investire in soluzioni telematiche è sufficiente a superare i rischi di rapporti IFTA trimestrali tardivi o imprecisi?

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