PDF a PDF/A Conversión: garantizar el archivo de documentos seguro y estandarizado

Si trabaja para una firma legal, el gobierno o en una configuración de atención médica, sabe lo importante que es la preservación de documentos. Muchas empresas e instituciones desean un archivo a largo plazo de documentos electrónicos para el cumplimiento regulatorio y también sirven como prueba legal para auditorías, disputas o incluso casos judiciales.

PDF es el formato más popular que muchas compañías siguen para preservar documentos, ya que ofrece numerosos beneficios en comparación con otros formatos. Los PDF son universalmente compatibles y se pueden abrir y ver en cualquier dispositivo. Además de esto, también pueden admitir múltiples medios, incluidos videos, enlaces y formularios, y también son fáciles de compartir y listos para imprimir. Sin embargo, PDF viene con limitaciones, especialmente si desea almacenar sus archivos durante mucho tiempo.

Dado que los PDF estándar dependen de archivos, enlaces y medios externos, con el tiempo, si estas referencias no están disponibles en el archivo, a menudo pueden no obtener, lo que lleva a la pérdida de datos. Además, los PDF se pueden editar y manipular que a menudo no se pueden usar como evidencia legal y no son flexibles para el almacenamiento de archivo.

Aquí es donde entra en juego el formato PDF/A. La conversión de PDF a PDF/A le permite proteger el diseño, las fuentes, el tamaño y el formato de un documento, y puede permanecer reutilizable durante décadas e incluso cumplir con los estándares legales.

Ya sea que sea un oficial de cumplimiento en una firma legal, un gerente financiero de una empresa de TI o una persona que busque almacenar sus documentos en formato PDF, esta guía responderá todas las preguntas, incluida la importancia de los PDF, el cumplimiento de archivos, las diferentes versiones de PDF/A y la herramienta correcta para la conversión PDF/A y más. Si está listo, comencemos.

Comprender PDF a PDF/A Conversión

PDF significa formato de documento portátil, y el "A" en PDF/A significa Archivo. PDF/A es un formato ISO estandarizado de PDF diseñado para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. El objetivo es garantizar la accesibilidad y reproducción del archivo a largo plazo.

A diferencia de los PDF estándar que cambian en función del espectador, los archivos PDF/A son completamente autorreferenciantes y autónomos. Esto garantiza la estabilidad y el acceso del archivo, independientemente de los cambios futuros de software y otros cambios técnicos.

Además, PDF/A cumple con los estándares ISO con requisitos estrictos para garantizar que el documento se vea igual incluso cuando se abre en el futuro. Esta es una de las razones por las que PDF/A es el estándar de la industria. Además, PDF/A tiene más ventajas que otros formatos de archivo.

Importancia de PDF/A

Aquí hay seis razones por las cuales PDF/A es importante:

Cumplimiento de los estándares legales e industriales

Para que sus documentos cumplan con los estándares de archivo, asegúrese de convertirlos en formato PDF/A. Los gobiernos, las empresas e instituciones legales requieren PDF/A para sus registros oficiales porque asegura que permanezcan sin cambios con el tiempo, manteniendo su autenticidad.

Dado que es legal y estandarizado, muchos países aceptan archivos PDF/A como estándar, incluido el estándar ISO 19005, reconocido localmente para la preservación a largo plazo y también para la retención de metadatos. Se requiere que los archivos nacionales de EE. UU. Y el TR-resiscano alemán para almacenar los documentos en el formato PDF/A para garantizar la validez legal.

PDF/A es ideal para la preservación a largo plazo de documentos

Como se señaló anteriormente, PDF/A está diseñado para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. Esto asegura que los archivos que cree permanezcan accesibles y legibles con el tiempo sin perder los datos y el formato. Dado que los archivos PDF/A no requieren ninguna fuente externas para que represente, se puede almacenar y acceder durante años, incluso durante 100 años.

PDF/A le permite mantener el formato original

Esto quiere decir que, incluso después de décadas, el formato original de sus documentos se mantendrá exactamente igual para el uso a largo plazo. Más importante aún, siguen siendo fácilmente accesibles y uniformes en diferentes dispositivos.

Es ideal para documentos que requieren una firma digital

PDF/A es una excelente opción cuando se trata con documentos que necesitan firmas digitales porque le permite incrustar firmas electrónicas. Estos documentos firmados digitalmente se pueden acceder legalmente durante años.

PDF/A facilita la integración global

Con PDF/A, puede almacenar información en cualquier idioma. Eso significa que los textos se pueden mostrar fácilmente en cualquier dispositivo, incluidos los de cirrílico, árabe y japonés.

PDF/A le permite reutilizar contenido

PDF/A le permite preservar texto, imágenes y metadatos en un formato estructurado y accesible. Y debido a que ayuda a retener el texto real, también puede usar el contenido en esos documentos para copiar pasta en otros documentos y aplicaciones.

Diferentes versiones PDF/A y sus aplicaciones

PDF/A tiene varias variantes posibles, que se crean mediante la mezcla de diferentes estándares PDF/A y niveles de conformidad. A continuación hay 3 versiones PDF/A, sus características y sus aplicaciones:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 se basa en PDF 1.4. La versión se centra más en la integridad visual y la preservación del contenido. Prohibe características que pueden obstaculizar la preservación a largo plazo, lo que lo hace ideal para archivar documentos que deben ser visualmente precisos para la legibilidad a largo plazo.

PDF/A-1 admite los niveles de conformidad A y B. Sus solicitudes incluyen registros gubernamentales y documentos legales.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Esta versión se basa en PDF 1.7. Es adecuado para documentos que requieren más flexibilidad mientras se mantiene la calidad de archivo. Esto incluye documentos corporativos, documentos científicos y archivos de libros digitales.

PDF/A-2 admite la compresión JPEG 2000 y JBIG2 para una mejor calidad de imagen. Además, le permite comprimir los archivos adjuntos siempre que los archivos adjuntos en cuestión estén en formato PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Esta variante conserva todas las características de PDF/A-2. La única diferencia entre las dos versiones es que PDF/A-3 permite la incrustación de cualquier tipo de archivo como archivo adjunto, incluidos Excel y XML. Sus aplicaciones incluyen informes financieros, facturas electrónicas y registros comerciales.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 es la última versión del estándar PDF/A. Simplifica el cumplimiento al eliminar múltiples niveles de cumplimiento. Sus subtipos incluyen PDF/A-4F y PDF/A-4E. El primero admite archivos no PDF/A integrados, mientras que el segundo admite medios ricos como modelos 3D. Es aplicable en dibujos de ingeniería y CAD, documentos de IA y legibles a máquina y archivos digitales modernos.

Palabra final

Hay varios beneficios que puede obtener de un archivo PDF/A, pero la mayor ventaja de usar este formato es el archivo a largo plazo, el accesibilidad y el cumplimiento legal durante años. Además, PDF/A es el estándar de la industria a nivel mundial aceptado como una forma legal de almacenar documentos a largo plazo.

Si es un negocio, puede usar cualquier herramienta de plataforma SDK confiable, luego elija el formato PDF/ A adecuado para su negocio en función de sus necesidades. Esto incluye la longevidad del documento, la accesibilidad y si necesitará incrustar otros archivos.