PDF到PDF/A轉換：確保安全和標準化的文檔歸檔

已發表: 2025-05-08

如果您在一家法律公司，政府或醫療保健設置中工作，則知道保存文檔的重要性。許多公司和機構都希望長期歸檔電子文件以符合監管合規性，並作為審計，糾紛甚至法院案件的法律證明。

pdf to pdf-a conversion

PDF是許多公司遵循的最受歡迎的格式，以保存文檔，因為與其他格式相比，它提供了許多好處。 PDF是普遍兼容的，可以在任何設備上打開和查看。除此之外，他們還可以支持多個媒體，包括視頻，鏈接和表格，並且也易於共享並準備好打印。但是，PDF具有限制，特別是如果您要長時間存儲文件。

由於標準PDF隨著時間的流逝依賴於外部文件，鏈接和媒體，如果這些涉及這些裁判在文件中不可用，則通常可能無法渲染，從而導致數據丟失。同樣，可以對PDF進行編輯和篡改，這些PDF通常不能用作法律證據，並且不能靈活地存儲檔案。

這是PDF/A格式發揮作用的地方。將PDF轉換為PDF/A，您可以保護文檔的佈局，字體，大小和格式，並且可以保留數十年，甚至可以遵守法律標準。

無論您是法律公司的合規官，IT公司的財務經理，還是希望以PDF格式存儲您的文檔的個人，本指南將回答所有問題，包括PDF的重要性，文件合規性，PDF/A的不同版本以及PDF/A轉換的正確工具等。如果準備好，讓我們開始。

了解PDF到PDF/A轉換

PDF代表便攜式文檔格式，PDF/A中的“ A”代表存檔。 PDF/A是一種用於長期歸檔電子文檔的PDF的ISO標準化格式。目標是確保長期的文件可訪問性和復制。

與基於查看器更改的標準PDF不同，PDF/A文件是完全自我引用和獨立的。無論將來的軟件更改和其他技術更改如何，這都可以確保文件穩定性和訪問權限。

此外，PDF/A符合具有嚴格要求的ISO標準，以確保即使將來打開文檔，該文檔看起來相同。這是PDF/A是行業標準的原因之一。此外，PDF/A比其他歸檔格式具有更多的優勢。

PDF/A很重要的六個原因：

要符合歸檔標準的文檔，請確保將其轉換為PDF/A格式。政府，企業和法律機構需要PDF/A進行正式記錄，因為它可以確保他們隨著時間的推移保持不變，並保持真實性。

由於它是合法的和標準化的，因此許多國家接受PDF/A文件作為標準，包括ISO 19005標準，在當地確認用於長期保存以及元數據保留。我們必須以PDF/A格式存儲文件，以確保法律有效性。

如前所述，PDF/A設計用於電子文檔的長期存檔。這樣可以確保您創建的文件隨著時間的流逝而不會丟失數據和格式。由於PDF/A文件不需要任何外部資源渲染，因此即使在100年中，它們也可以存儲和訪問多年。

這就是說，即使經過幾十年，您的文檔的原始格式也將保持完全相同，以供長期使用。更重要的是，它們在不同設備上仍然很容易訪問和統一。

當處理需要數字簽名的文檔時，PDF/A是一個絕佳的選擇，因為它使您可以嵌入電子簽名。這些數字簽名的文件可以合法訪問多年。

使用PDF/A，您可以以任何語言存儲信息。這意味著可以輕鬆地在任何設備上顯示文本，包括壁畫，阿拉伯語和日語。

PDF/A可讓您以結構化且易於訪問的格式保留文本，圖像和元數據。而且由於它有助於保留實際文本，因此您也可以使用這些文檔中的內容將其複製到其他文檔和應用程序中。

PDF/A具有幾種可能的變體，這些變體是通過混合不同的PDF/A標準和一致性水平來創建的。以下是3個PDF/A版本，它們的功能和應用程序：

PDF/A-1基於PDF 1.4。該版本更多地關注視覺完整性和內容保存。它禁止可以阻礙長期保存的功能，使其非常適合歸檔文檔，這些文檔必須在視覺上精確以實現長期可讀性。

PDF/A-1支持A和B符合水平。它的申請包括政府記錄和法律文件。

此版本基於PDF 1.7。它適用於在保持檔案質量的同時需要更高靈活性的文檔。這包括公司文件，科學論文和數字圖書檔案。

PDF/A-2支持JPEG 2000和JBIG2壓縮，以提高圖像質量。此外，只要有問題的附件以PDF/A格式，它可以壓縮附件。

該變體保留了PDF/A-2的所有功能。這兩個版本之間的唯一區別是PDF/A-3允許將任何類型的文件作為附件嵌入，包括Excel和XML。它的申請包括財務報告，電子發票和業務記錄。

PDF/A-4是PDF/A標準的最新版本。它通過消除多個合規性水平來簡化遵守。它的子類型包括PDF/A-4F和PDF/A-4E。前者支持嵌入式非PDF/A文件，而後者則支持3D型號等豐富的媒體。它適用於工程和CAD圖，AI和機器可讀文檔以及現代數字檔案。

您可以從PDF/A文件中獲得幾種好處，但是使用這種格式的最大優勢是長期存檔，可訪問性和法律合規性多年。此外，PDF/A是全球行業標準，被視為存儲長期文件的合法方式。

如果您是一家企業，則可以使用任何可靠的SDK平台工具，然後根據您的需求選擇合適的PDF/ A格式。這包括文檔壽命，可訪問性以及是否需要嵌入其他文件。