Conversie PDF la PDF/A: Asigurarea arhivării documentelor sigure și standardizate

Dacă lucrați pentru o firmă juridică, guvernul sau într -o configurație de asistență medicală, știți cât de importantă este conservarea documentelor. Multe companii și instituții doresc arhivarea pe termen lung a documentelor electronice pentru respectarea reglementărilor și servesc, de asemenea, ca dovadă legală pentru audituri, litigii sau chiar cazuri judecătorești.

PDF este cel mai popular format pe care îl urmează multe companii pentru a păstra documentele, deoarece oferă numeroase beneficii în comparație cu alte formate. PDF -urile sunt compatibile universal și pot fi deschise și vizualizate pe orice dispozitiv. În plus, acestea pot suporta, de asemenea, mai multe medii, inclusiv video, link -uri și formulare și sunt, de asemenea, ușor de partajat și gata de imprimare. Cu toate acestea, PDF vine cu limitări, mai ales dacă doriți să vă stocați fișierele pentru o lungă perioadă de timp.

Deoarece PDF -urile standard se bazează pe fișiere externe, link -uri și media, în timp, dacă aceste arbitri nu sunt disponibile în fișier, acestea pot de multe ori să nu redăm, ceea ce duce la pierderea datelor. De asemenea, PDF -urile pot fi editate și modificate, care deseori nu pot fi utilizate ca dovezi legale și nu sunt flexibile pentru depozitarea arhivistică.

Aici intră în joc formatul PDF/A. Convertirea PDF în PDF/A vă permite să protejați aspectul, fonturile, dimensiunea și formatarea unui document și poate rămâne reutilizabil timp de zeci de ani și chiar să respectați standardele legale.

Indiferent dacă sunteți un ofițer de conformitate la o firmă juridică, un manager financiar la o companie IT sau o persoană care dorește să vă depoziteze documentele în format PDF, acest ghid va răspunde la toate întrebările, inclusiv importanța PDF -urilor, conformitatea fișierelor, diferite versiuni ale PDF/A și instrumentul potrivit pentru PDF/A Conversie și multe altele. Dacă sunteți gata, să începem.

Înțelegerea PDF în PDF/A conversie

PDF reprezintă formatul documentului portabil, iar „A” în PDF/A înseamnă arhivă. PDF/A este un format standardizat ISO al PDF conceput pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice. Scopul este de a asigura accesibilitatea și reproducerea fișierelor pe termen lung.

Spre deosebire de PDF-urile standard care se schimbă pe baza vizualizatorului, fișierele PDF/A sunt complet auto-referenționate și au fost conținute de sine. Acest lucru garantează stabilitatea fișierelor și accesul indiferent de modificările software viitoare și de alte modificări tehnice.

Mai mult decât atât, PDF/A respectă standardele ISO cu cerințe stricte pentru a se asigura că documentul arată la fel chiar și atunci când este deschis în viitor. Acesta este unul dintre motivele pentru care PDF/A este standardul industriei. Mai mult, PDF/A are mai multe avantaje decât alte formate de arhivare.

Importanța PDF/A.

Iată șase motive pentru care PDF/A este important:

Respectarea standardelor legale și industriale

Pentru ca documentele dvs. să îndeplinească standardele de arhivare, asigurați -vă că le convertiți în format PDF/A. Guvernele, întreprinderile și instituțiile juridice necesită PDF/A pentru înregistrările lor oficiale, deoarece se asigură că acestea rămân neschimbate în timp, menținându -și autenticitatea.

Deoarece este legal și standardizat, multe țări acceptă fișierele PDF/A ca standard, inclusiv standardul ISO 19005, recunoscut local pentru conservarea pe termen lung și, de asemenea, pentru păstrarea metadatelor. Arhivele naționale americane și TR-Resiscanul german trebuie să stocheze documentele în format PDF/A pentru a asigura validitatea legală.

PDF/A este ideal pentru conservarea pe termen lung a documentelor

După cum sa menționat anterior, PDF/A este proiectat pentru arhivarea pe termen lung a documentelor electronice. Acest lucru asigură că fișierele pe care le creați rămân accesibile și lizibile în timp, fără a pierde datele și formatul. Deoarece fișierele PDF/A nu necesită surse externe de redat, acestea pot fi stocate și accesate ani de zile, chiar și timp de 100 de ani.

PDF/A vă permite să păstrați formatul original

Asta înseamnă că, chiar și după zeci de ani, formatarea originală a documentelor dvs. va rămâne exact aceeași pentru utilizarea pe termen lung. Mai important, acestea rămân ușor accesibile și uniforme pe diferite dispozitive.

Este ideal pentru documentele care necesită o semnătură digitală

PDF/A este o opțiune excelentă atunci când aveți de -a face cu documente care au nevoie de semnături digitale, deoarece vă permite să încorporați semnături electronice. Aceste documente semnate digital pot fi accesate legal de ani buni.

PDF/A facilitează integrarea globală

Cu PDF/A, puteți stoca informații în orice limbă. Asta înseamnă că textele pot fi afișate cu ușurință pe orice dispozitiv, inclusiv pe cele din chyrrilic, arab și japonez.

PDF/A vă permite să reutilizați conținutul

PDF/A vă permite să păstrați textul, imaginile și metadatele într -un format structurat și accesibil. Și pentru că ajută la păstrarea textului propriu-zis, puteți utiliza, de asemenea, conținutul din aceste documente pentru a copia pastele în alte documente și aplicații.

Diferite versiuni PDF/A și aplicațiile lor

PDF/A are mai multe variante posibile, care sunt create prin amestecarea diferitelor standarde PDF/A și niveluri de conformitate. Mai jos sunt 3 versiuni PDF/A, caracteristicile lor și aplicațiile lor:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 se bazează pe PDF 1.4. Versiunea se concentrează mai mult pe integritatea vizuală și conservarea conținutului. Interzice caracteristicile care pot împiedica conservarea pe termen lung, ceea ce o face ideală pentru arhivarea documentelor care trebuie să fie exacte vizual pentru lizibilitate pe termen lung.

PDF/A-1 acceptă nivelurile de conformitate A și B. Cererile sale includ înregistrări guvernamentale și documente legale.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Această versiune se bazează pe PDF 1.7. Este potrivit pentru documentele care necesită mai multă flexibilitate, menținând în același timp calitatea arhivului. Aceasta include documente corporative, lucrări științifice și arhive de cărți digitale.

PDF/A-2 acceptă compresia JPEG 2000 și JBIG2 pentru o calitate mai bună a imaginii. În plus, vă permite să comprimați atașamentele atâta timp cât atașamentele în cauză sunt în format PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Această variantă păstrează toate caracteristicile PDF/A-2. Singura diferență între cele două versiuni este că PDF/A-3 permite încorporarea oricărui tip de fișier ca atașament, inclusiv Excel și XML. Aplicațiile sale includ rapoarte financiare, facturi electronice și înregistrări de afaceri.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 este cea mai recentă versiune a PDF/A Standard. Simplifică conformitatea prin eliminarea mai multor niveluri de conformitate. Subtipurile sale includ PDF/A-4F și PDF/A-4E. Primul acceptă fișierele încorporate non-PDF/A, în timp ce cel de-al doilea acceptă media bogate precum modelele 3D. Se aplică în desene de inginerie și CAD, AI și documente care pot fi citite de mașini și arhive digitale moderne.

Cuvântul final

Există mai multe beneficii pe care le puteți obține dintr-un fișier PDF/A, dar cel mai mare avantaj al utilizării acestui format este arhivarea pe termen lung, accesibilitatea și conformitatea legală de ani de zile. Mai mult, PDF/A este standardul industriei acceptat la nivel global ca o modalitate legală de a stoca documente pe termen lung.

Dacă sunteți o afacere, puteți utiliza orice instrument fiabil de platformă SDK, atunci alegeți formatul PDF/ A potrivit pentru afacerea dvs. în funcție de nevoile dvs. Aceasta include longevitatea documentelor, accesibilitatea și dacă va trebui să încorporați alte fișiere.