PDF - PDF/A Dönüşümü: Güvenli ve Standartlaştırılmış Belge Arşivlemesi Sağlama

Hukuk firması, hükümet veya bir sağlık kurulumunda çalışıyorsanız, belgenin korumasının ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. Birçok şirket ve kurum, düzenleyici uyum için uzun süreli elektronik belgelerin arşivlenmesini istiyor ve denetimler, anlaşmazlıklar ve hatta mahkeme davaları için yasal kanıt görevi görüyor.

PDF, birçok şirketin belgeleri korumak için izlediği en popüler formattır, çünkü diğer formatlara kıyasla çok sayıda fayda sağlar. PDF'ler evrensel olarak uyumludur ve herhangi bir cihazda açılabilir ve görüntülenebilir. Buna ek olarak, video, bağlantılar ve formlar da dahil olmak üzere birden fazla medyayı da destekleyebilirler ve paylaşımı kolaydır ve yazdırmaya hazırdır. Ancak, PDF, özellikle dosyalarınızı uzun süre saklamak istiyorsanız, sınırlamalarla birlikte gelir.

Standart PDF'ler harici dosyalara, bağlantılara ve medyaya dayandığından, zamanla, bu referanslar dosyada mevcut değilse, bunlar genellikle veri kaybına yol açarak başarısız olabilir. Ayrıca, PDF'ler genellikle yasal kanıt olarak kullanılamayan ve arşiv depolama için esnek olmayan düzenlenebilir ve kurcalanabilir.

PDF/A formatı devreye girer. PDF'yi PDF/A'ya dönüştürmek, bir belgenin düzenini, yazı tiplerini, boyutlarını ve biçimlendirmesini korumanızı sağlar ve onlarca yıl boyunca yeniden kullanılabilir kalabilir ve hatta yasal standartlara uyabilir.

İster hukuk firmasında uyum görevlisi, bir BT şirketinde finansal yönetici veya belgelerinizi PDF formatında saklamak isteyen bir kişi olun, bu kılavuz PDF'lerin önemi, dosya uyumluluğu, PDF/A'nın farklı sürümleri ve PDF/A dönüşüm ve daha fazlası için doğru araç dahil tüm soruları cevaplayacaktır. Eğer hazırsanız, başlayalım.

PDF'yi PDF/A dönüşümüne anlamak

PDF, taşınabilir belge formatı anlamına gelir ve PDF/A'daki “A” arşiv anlamına gelir. PDF/A, elektronik belgelerin uzun süreli arşivlenmesi için tasarlanmış izo standartlı bir PDF formatıdır. Amaç, uzun vadeli dosya erişilebilirliği ve çoğaltma sağlamaktır.

İzleyiciye göre değişen standart PDF'lerin aksine, PDF/A dosyaları tamamen kendi kendine referans ve bağımsızdır. Bu, gelecekteki yazılım değişikliklerinden ve diğer teknik değişikliklerden bağımsız olarak dosya stabilitesini ve erişimi garanti eder.

Ayrıca, PDF/A, gelecekte açıldığında bile belgenin aynı görünmesini sağlamak için katı gereksinimlere sahip ISO standartlarına uymaktadır. PDF/A'nın endüstri standardı olmasının nedenlerinden biri de budur. Ayrıca, PDF/A'nın diğer arşivleme formatlarından daha fazla avantajı vardır.

PDF/A'nın önemi

İşte PDF/A'nın önemli olmasının altı nedeni:

Yasal ve endüstri standartlarına uyum

Belgelerinizin arşivleme standartlarını karşılaması için, bunları PDF/A formatına dönüştürdüğünüzden emin olun. Hükümetler, işletmeler ve yasal kurumlar, resmi kayıtları için PDF/A'ya ihtiyaç duyarlar, çünkü zamanla değişmeden kalmalarını ve özgünlüklerini korumalarını sağlar.

Yasal ve standartlaştırıldığından, birçok ülke PDF/A dosyalarını ISO 19005 standardı da dahil olmak üzere, uzun süreli koruma ve meta veri tutma için yerel olarak tanınan bir standart olarak kabul etmektedir. ABD Ulusal Arşivleri ve Alman TR-Rescoman, yasal geçerliliği sağlamak için belgeleri PDF/A formatında saklamak zorundadır.

PDF/A, belgelerin uzun süreli korunması için idealdir

Daha önce belirtildiği gibi, PDF/A, elektronik belgelerin uzun süreli arşivlenmesi için tasarlanmıştır. Bu, oluşturduğunuz dosyaların veri ve biçimini kaybetmeden zaman içinde erişilebilir ve okunabilir kalmasını sağlar. PDF/A dosyaları oluşturmak için herhangi bir harici kaynak gerektirmediğinden, 100 yıl bile yıllarca depolanabilir ve erişilebilir.

PDF/A, orijinal formatı korumanızı sağlar

Bu, onlarca yıl sonra bile, belgelerinizin orijinal biçimlendirmesinin uzun vadeli kullanım için tamamen aynı kalacağı anlamına gelir. Daha da önemlisi, farklı cihazlarda kolayca erişilebilir ve tekdüze kalırlar.

Dijital imza gerektiren belgeler için idealdir

PDF/A, elektronik imzalar yerleştirmenize izin verdiği için dijital imzalara ihtiyaç duyan belgelerle uğraşırken mükemmel bir seçenektir. Bu dijital olarak imzalanan belgelere yasal olarak yıllarca erişilebilir.

PDF/A, küresel entegrasyonu kolaylaştırır

PDF/A ile bilgileri herhangi bir dilde saklayabilirsiniz. Bu, metinlerin Kyrrilic, Arapça ve Japonca da dahil olmak üzere herhangi bir cihazda kolayca görüntülenebileceği anlamına gelir.

PDF/A, içeriği yeniden kullanmanıza izin verir

PDF/A, metin, görüntü ve meta verileri yapılandırılmış ve erişilebilir bir biçimde korumanızı sağlar. Ve gerçek metnin korunmasına yardımcı olduğu için, bu belgelerdeki içeriği diğer belgelere ve uygulamalara kopyalamak için de kullanabilirsiniz.

Farklı PDF/A sürümleri ve uygulamaları

PDF/A, farklı PDF/A standartları ve uygunluk seviyeleri karıştırılarak oluşturulan birkaç olası varyant içerir. Aşağıda 3 PDF/A sürümü, özellikleri ve uygulamaları:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1, PDF 1.4'e dayanır. Sürüm daha çok görsel bütünlük ve içerik korumaya odaklanıyor. Uzun süreli korunmayı engelleyebilen özellikleri yasaklayarak, uzun vadeli okunabilirlik için görsel olarak doğru olması gereken belgeleri arşivlemek için ideal hale getirir.

PDF/A-1 A ve B uygunluk seviyelerini destekler. Başvuruları devlet kayıtları ve yasal belgeler dahildir.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Bu sürüm PDF 1.7'ye dayanmaktadır. Arşiv kalitesini korurken daha fazla esneklik gerektiren belgeler için uygundur. Buna kurumsal belgeler, bilimsel makaleler ve dijital kitap arşivleri dahildir.

PDF/A-2, daha iyi görüntü kalitesi için JPEG 2000 ve JBIG2 sıkıştırmasını destekler. Ayrıca, söz konusu ekler PDF/A formatında olduğu sürece ekleri sıkıştırmanıza izin verir.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Bu varyant, PDF/A-2'nin tüm özelliklerini korur. İki sürüm arasındaki tek fark, PDF/A-3'ün Excel ve XML dahil olmak üzere herhangi bir dosyanın ek olarak gömülmesine izin vermesidir. Uygulamaları arasında finansal raporlar, elektronik faturalar ve iş kayıtları bulunmaktadır.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4, PDF/A standardının en son sürümüdür. Birden çok uyumluluk seviyelerini ortadan kaldırarak uyumluluğu basitleştirir. Alt tipleri PDF/A-4F ve PDF/A-4E'dir. Birincisi gömülü PDF olmayan/A dosyalarını desteklerken, ikincisi 3D modeller gibi zengin medyayı destekler. Mühendislik ve CAD çizimleri, yapay zeka ve makine tarafından okunabilen belgeler ve modern dijital arşivlerde geçerlidir.

Son kelime

Bir PDF/A dosyasından alabileceğiniz çeşitli avantajlar vardır, ancak bu formatı kullanmanın en büyük avantajı yıllarca uzun vadeli arşivleme, erişilebilirlik ve yasal uyumluluktur. Ayrıca, PDF/A, küresel olarak uzun vadeli belgeleri saklamak için yasal bir yol olarak kabul edilen endüstri standardıdır.

Bir işletme iseniz, herhangi bir güvenilir SDK platformu aracı kullanabilirsiniz, ardından ihtiyaçlarınıza göre işletmeniz için doğru PDF/ A formatını seçin. Bu, belgenin uzun ömürlülüğünü, erişilebilirliğini ve diğer dosyaları yerleştirmeniz gerekip gerekmediğini de içerir.