PDF ke PDF/A Conversion: Memastikan pengarsipan dokumen yang aman dan standar

Jika Anda bekerja untuk firma hukum, pemerintah, atau dalam pengaturan perawatan kesehatan, Anda tahu betapa pentingnya pelestarian dokumen. Banyak perusahaan dan lembaga ingin pengarsipan jangka panjang dokumen elektronik untuk kepatuhan peraturan dan juga berfungsi sebagai bukti hukum untuk audit, perselisihan, atau bahkan kasus pengadilan.

PDF adalah format paling populer yang diikuti banyak perusahaan untuk melestarikan dokumen, karena menawarkan banyak manfaat dibandingkan dengan format lain. PDF secara universal kompatibel dan dapat dibuka dan dilihat pada perangkat apa pun. Selain itu, mereka juga dapat mendukung banyak media, termasuk video, tautan, dan formulir, dan juga mudah dibagikan dan siap dicetak. Namun, PDF hadir dengan keterbatasan, terutama jika Anda ingin menyimpan file Anda untuk waktu yang lama.

Karena PDF standar bergantung pada file eksternal, tautan, dan media, dari waktu ke waktu, jika referensi ini tidak tersedia dalam file, ini seringkali dapat gagal, yang mengarah pada kehilangan data. Juga, PDF dapat diedit dan dirusak yang sering tidak dapat digunakan sebagai bukti hukum dan tidak fleksibel untuk penyimpanan arsip.

Di sinilah format PDF/A berperan. Mengubah PDF ke PDF/A memungkinkan Anda untuk melindungi tata letak, font, ukuran, dan pemformatan dokumen, dan dapat tetap dapat digunakan kembali selama beberapa dekade dan bahkan mematuhi standar hukum.

Apakah Anda seorang petugas kepatuhan di firma hukum, manajer keuangan di perusahaan IT, atau individu yang ingin menyimpan dokumen Anda dalam format PDF, panduan ini akan menjawab semua pertanyaan termasuk pentingnya PDF, file kepatuhan, versi PDF/A yang berbeda dan alat yang tepat untuk PDF/A konversi dan banyak lagi. Jika Anda siap, mari kita mulai.

Memahami PDF ke PDF/A Conversion

PDF adalah singkatan dari format dokumen portabel, dan "A" di PDF/A adalah singkatan dari arsip. PDF/A adalah format standar PDF yang dirancang untuk pengarsipan dokumen elektronik jangka panjang. Tujuannya adalah untuk memastikan aksesibilitas dan reproduksi file jangka panjang.

Tidak seperti PDF standar yang berubah berdasarkan pemirsa, file PDF/A sepenuhnya referensi diri dan mandiri. Ini menjamin stabilitas file dan akses terlepas dari perubahan perangkat lunak di masa depan dan perubahan teknis lainnya.

Selain itu, PDF/A mematuhi standar ISO dengan persyaratan ketat untuk memastikan dokumen terlihat sama bahkan ketika dibuka di masa depan. Ini adalah salah satu alasan PDF/A adalah standar industri. Selain itu, PDF/A memiliki lebih banyak keunggulan daripada format pengarsipan lainnya.

Pentingnya pdf/a

Berikut adalah enam alasan mengapa PDF/A penting:

Kepatuhan dengan standar hukum dan industri

Agar dokumen Anda memenuhi standar pengarsipan, pastikan Anda mengubahnya menjadi PDF/A. Pemerintah, bisnis, dan lembaga hukum memerlukan PDF/A untuk catatan resmi mereka karena memastikan mereka tetap tidak berubah dari waktu ke waktu, mempertahankan keasliannya.

Karena legal dan standar, banyak negara menerima file PDF/A sebagai standar, termasuk standar ISO 19005, diakui secara lokal untuk pelestarian jangka panjang dan juga untuk retensi metadata. Arsip Nasional AS dan TR-Resiscan Jerman diharuskan menyimpan dokumen dalam format PDF/A untuk memastikan validitas hukum.

PDF/A sangat ideal untuk pelestarian dokumen jangka panjang

Seperti disebutkan sebelumnya, PDF/A dirancang untuk pengarsipan dokumen elektronik jangka panjang. Ini memastikan bahwa file yang Anda buat tetap dapat diakses dan dibaca dari waktu ke waktu tanpa kehilangan data dan format. Karena file PDF/A tidak memerlukan sumber eksternal untuk diterjemahkan, mereka dapat disimpan dan diakses selama bertahun -tahun, bahkan selama 100 tahun.

PDF/A memungkinkan Anda menyimpan format aslinya

Ini untuk mengatakan bahwa, bahkan setelah beberapa dekade, pemformatan asli dokumen Anda akan tetap sama untuk penggunaan jangka panjang. Lebih penting lagi, mereka tetap mudah diakses dan seragam di berbagai perangkat.

Ini sangat ideal untuk dokumen yang membutuhkan tanda tangan digital

PDF/A adalah pilihan yang sangat baik saat berurusan dengan dokumen yang membutuhkan tanda tangan digital karena memungkinkan Anda menyematkan tanda tangan elektronik. Dokumen -dokumen yang ditandatangani secara digital ini dapat diakses secara hukum selama bertahun -tahun.

PDF/A memfasilitasi integrasi global

Dengan PDF/A, Anda dapat menyimpan informasi dalam bahasa apa pun. Itu berarti teks dapat dengan mudah ditampilkan di perangkat apa pun, termasuk yang ada di Cyrrilic, Arab, dan Jepang.

PDF/A memungkinkan Anda menggunakan kembali konten

PDF/A memungkinkan Anda melestarikan teks, gambar, dan metadata dalam format yang terstruktur dan dapat diakses. Dan karena itu membantu mempertahankan teks yang sebenarnya, Anda juga dapat menggunakan konten dalam dokumen-dokumen tersebut untuk menyalin-pasta ke dokumen dan aplikasi lain.

Versi PDF/A yang berbeda dan aplikasinya

PDF/A memiliki beberapa varian yang mungkin, yang dibuat dengan mencampur berbagai standar PDF/A dan tingkat kesesuaian. Di bawah ini adalah 3 PDF/A versi, fitur mereka, dan aplikasinya:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 didasarkan pada PDF 1.4. Versi ini lebih berfokus pada integritas visual dan pelestarian konten. Ini melarang fitur yang dapat menghambat pelestarian jangka panjang, menjadikannya ideal untuk mengarsipkan dokumen yang harus secara visual akurat untuk keterbacaan jangka panjang.

PDF/A-1 mendukung tingkat kesesuaian A dan B. Aplikasinya termasuk catatan pemerintah dan dokumen hukum.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Versi ini didasarkan pada PDF 1.7. Ini cocok untuk dokumen yang membutuhkan lebih banyak fleksibilitas sambil mempertahankan kualitas arsip. Ini termasuk dokumen perusahaan, makalah ilmiah, dan arsip buku digital.

PDF/A-2 mendukung kompresi JPEG 2000 dan JBIG2 untuk kualitas gambar yang lebih baik. Selain itu, ini memungkinkan Anda mengompres lampiran selama lampiran yang dimaksud dalam format PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Varian ini mempertahankan semua fitur PDF/A-2. Satu-satunya perbedaan antara kedua versi adalah bahwa PDF/A-3 memungkinkan penyematan semua jenis file sebagai lampiran, termasuk Excel dan XML. Aplikasinya meliputi laporan keuangan, faktur elektronik, dan catatan bisnis.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 adalah versi terbaru dari PDF/A Standard. Ini menyederhanakan kepatuhan dengan menghilangkan beberapa tingkat kepatuhan. Subtipe termasuk PDF/A-4F dan PDF/A-4E. Yang pertama mendukung file non-PDF/A yang tertanam, sedangkan yang terakhir mendukung media kaya seperti model 3D. Ini berlaku dalam gambar rekayasa dan CAD, AI dan dokumen yang dapat dibaca mesin, dan arsip digital modern.

Kata terakhir

Ada beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dari file PDF/A, tetapi keuntungan terbesar menggunakan format ini adalah pengarsipan jangka panjang, aksesibilitas, dan kepatuhan hukum selama bertahun-tahun. Selain itu, PDF/A adalah standar industri yang diterima secara global sebagai cara hukum untuk menyimpan dokumen jangka panjang.

Jika Anda adalah bisnis, Anda dapat menggunakan alat platform SDK yang andal, maka pilih format PDF/ A yang tepat untuk bisnis Anda berdasarkan kebutuhan Anda. Ini termasuk umur panjang dokumen, aksesibilitas, dan apakah Anda perlu menyematkan file lain.