PDFからPDF/A変換：安全で標準化されたドキュメントアーカイブの確保
公開: 2025-05-08あなたが法律事務所、政府、または医療のセットアップで働いている場合、あなたは文書の保存がどれほど重要であるかを知っています。多くの企業や機関は、規制のコンプライアンスのための電子文書の長期的なアーカイブを求めており、監査、紛争、または裁判の法的証拠としても役立ちます。
PDFは、他の形式と比較して多くの利点を提供するため、多くの企業がドキュメントを保存するために従う最も人気のある形式です。 PDFは普遍的に互換性があり、任意のデバイスで開いて表示できます。これに加えて、ビデオ、リンク、フォームなどの複数のメディアをサポートすることもでき、共有しやすく印刷する準備もできます。ただし、PDFには制限があります。特に、ファイルを長期間保存する場合は、制限があります。
標準のPDFは、外部ファイル、リンク、メディアに依存しているため、時間の経過とともにこれらの参照がファイルで使用できない場合、これらはレンダリングに失敗することが多く、データ損失につながる可能性があります。また、PDFを編集および改ざんすることができますが、これはしばしば法的証拠として使用できず、アーカイブストレージに柔軟ではありません。
これは、PDF/A形式が作用する場所です。 PDFをPDF/Aに変換すると、ドキュメントのレイアウト、フォント、サイズ、フォーマットを保護でき、数十年にわたって再利用可能なままであり、法的基準に準拠することさえできます。
あなたが法律事務所のコンプライアンス担当官、IT会社の財務マネージャー、またはPDF形式でドキュメントを保存することを検討している個人であろうと、このガイドは、PDF、ファイルコンプライアンス、PDF/Aの異なるバージョン、PDF/Aの変換などの適切なツールなどのすべての質問に答えます。準備ができたら、始めましょう。
目次
PDFからPDF/A変換への理解
PDFはポータブルドキュメント形式の略で、PDF/Aの「A」はアーカイブの略です。 PDF/Aは、電子文書の長期アーカイブ用に設計されたPDFのISO標準化された形式です。目標は、長期的なファイルのアクセシビリティと複製を確保することです。
視聴者に基づいて変更される標準のPDFとは異なり、PDF/Aファイルは完全に自己参照され、自己完結型です。これにより、将来のソフトウェアの変更やその他の技術的な変更に関係なく、ファイルの安定性とアクセスが保証されます。
さらに、PDF/Aは、将来開いたとしてもドキュメントが同じように見えるようにするために、厳格な要件を備えたISO標準に準拠しています。これが、PDF/Aが業界標準である理由の1つです。さらに、PDF/Aには、他のアーカイブ形式よりも多くの利点があります。
PDF/Aの重要性
PDF/Aが重要である6つの理由を次に示します。
法律および業界の基準へのコンプライアンス
文書がアーカイブ基準を満たすために、それらをPDF/A形式に変換してください。政府、企業、および法律機関は、公式記録のためにPDF/Aを必要とします。なぜなら、彼らは時間の経過とともに変化しないようにし、信頼性を維持することを保証するからです。
合法で標準化されているため、多くの国は、ISO 19005基準を含むPDF/Aファイルを標準として受け入れ、長期保存およびメタデータ保持のために地元で認められています。米国国立公文書館とドイツのTR-Resiscanは、法的妥当性を確保するために、PDF/A形式にドキュメントを保存する必要があります。
PDF/Aは、ドキュメントの長期的な保存に最適です
前述のように、PDF/Aは、電子文書の長期アーカイブ用に設計されています。これにより、作成したファイルは、データや形式を失うことなく、時間の経過とともにアクセス可能で読みやすくなります。 PDF/Aファイルは、レンダリングするために外部ソースを必要としないため、100年も保存およびアクセスできます。
PDF/Aでは、元の形式を保持できます
これは、数十年後でも、ドキュメントの元のフォーマットは長期的な使用のためにまったく同じままであるということです。さらに重要なことは、それらはさまざまなデバイスで簡単にアクセスしやすく、均一なままです。
デジタル署名が必要なドキュメントに最適です
PDF/Aは、電子署名を埋め込むことができるため、デジタル署名を必要とするドキュメントを扱うときに優れたオプションです。これらのデジタル署名されたドキュメントは、何年も法的にアクセスできます。
PDF/Aグローバル統合を促進します
PDF/Aを使用すると、任意の言語で情報を保存できます。つまり、テキストは、キリリック、アラビア語、日本のデバイスを含む、あらゆるデバイスに簡単に表示できることを意味します。
PDF/Aを使用すると、コンテンツを再利用できます
PDF/Aでは、構造化されたアクセス可能な形式でテキスト、画像、メタデータを保存できます。また、実際のテキストを保持するのに役立つため、これらのドキュメントのコンテンツを使用して、他のドキュメントやアプリケーションにコピーパステを使用することもできます。
異なるPDF/Aバージョンとそのアプリケーション
PDF/Aには、さまざまなPDF/A標準と適合レベルを混合することによって作成されるいくつかの可能なバリアントがあります。以下は、3つのPDF/Aバージョン、それらの機能、およびそのアプリケーションです。
1。PDF/A-1（ISO 19005-1：2005）
PDF/A-1はPDF 1.4に基づいています。このバージョンは、視覚的な完全性とコンテンツの保存に重点を置いています。長期的な保存を妨げる可能性のある機能を禁止し、長期的に読みやすくするために視覚的に正確でなければならないドキュメントをアーカイブするのに理想的です。
PDF/A-1はAおよびBの適合レベルをサポートします。その申請には、政府の記録と法的文書が含まれます。
2。PDF/A-2（ISO 19005-2：2011）
このバージョンはPDF 1.7に基づいています。アーカイブの品質を維持しながら、より柔軟性を必要とするドキュメントに適しています。これには、企業文書、科学論文、デジタルブックアーカイブが含まれます。
PDF/A-2は、JPEG 2000とJBIG2圧縮をサポートし、画質を向上させます。また、問題の添付ファイルがPDF/A形式である限り、添付ファイルを圧縮できます。
3。PDF/A-3（ISO 19005-3：2012）
このバリアントは、PDF/A-2のすべての機能を保持します。 2つのバージョンの唯一の違いは、PDF/A-3がExcelやXMLを含む添付ファイルとしてあらゆるタイプのファイルを埋め込むことを許可することです。そのアプリケーションには、財務報告、電子請求書、およびビジネス記録が含まれます。
4。PDF/A-4（ISO 19005-4：2020）
PDF/A-4は、PDF/A標準の最新バージョンです。複数のコンプライアンスレベルを排除することにより、コンプライアンスを簡素化します。そのサブタイプには、PDF/A-4FおよびPDF/A-4Eが含まれます。前者は埋め込まれた非PDF/Aファイルをサポートし、後者は3Dモデルのようなリッチメディアをサポートしています。エンジニアリングおよびCADの図面、AIおよび機械可読ドキュメント、最新のデジタルアーカイブに適用されます。
最後の言葉
PDF/Aファイルから享受できるいくつかの利点がありますが、この形式を使用することの最大の利点は、長期的なアーカイブ、アクセシビリティ、および法的コンプライアンスです。さらに、PDF/Aは、長期文書を保存する法的方法としてグローバルに受け入れられている業界標準です。
あなたがビジネスである場合は、信頼できるSDKプラットフォームツールを使用して、ニーズに基づいてビジネスに適したPDF/ A形式を選択できます。これには、ドキュメントの寿命、アクセシビリティ、および他のファイルを埋め込む必要があるかどうかが含まれます。