PDF à PDF / A Conversion: assurer une archivage de documents sécurisé et standardisé

Si vous travaillez pour un cabinet de justice, le gouvernement ou dans une configuration de soins de santé, vous savez à quel point la préservation des documents est importante. De nombreuses entreprises et institutions souhaitent l'archivage à long terme de documents électroniques pour la conformité réglementaire et servent également de preuve légale pour les audits, les litiges ou même les affaires judiciaires.

Le PDF est le format le plus populaire que de nombreuses entreprises suivent pour préserver les documents, car il offre de nombreux avantages par rapport à d'autres formats. Les PDF sont universellement compatibles et peuvent être ouverts et affichés sur n'importe quel appareil. En plus de cela, ils peuvent également prendre en charge plusieurs médias, y compris des vidéos, des liens et des formulaires, et sont également faciles à partager et prêts à imprimer. Cependant, PDF est livré avec des limitations, surtout si vous souhaitez stocker vos fichiers pendant longtemps.

Étant donné que les PDF standard s'appuient sur des fichiers externes, des liens et des médias, au fil du temps, si ces arbitres ne sont pas disponibles dans le fichier, ceux-ci peuvent souvent ne pas rendre, entraînant une perte de données. En outre, les PDF peuvent être modifiés et falsifiés qui ne peuvent souvent pas être utilisés comme preuves juridiques et ne sont pas flexibles pour le stockage d'archives.

C'est là que le format PDF / A entre en jeu. La conversion du PDF en PDF / A vous permet de protéger la disposition, les polices, la taille et la mise en forme d'un document, et peut rester réutilisable pendant des décennies et même se conformer aux normes juridiques.

Que vous soyez un responsable de la conformité dans un cabinet juridique, un directeur financier d'une société informatique ou une personne qui cherche à stocker vos documents au format PDF, ce guide répondra à toutes les questions, notamment l'importance des PDF, la conformité des fichiers, différentes versions de PDF / A et le bon outil pour la conversion PDF / A et plus. Si vous êtes prêt, commençons.

Comprendre la conversion PDF à PDF / A

PDF signifie Format de document portable et le «A» dans PDF / A signifie Archive. PDF / A est un format ISO standardé de PDF conçu pour l'archivage à long terme de documents électroniques. L'objectif est d'assurer l'accessibilité et la reproduction des fichiers à long terme.

Contrairement aux PDF standard qui changent sur la base de la visionneuse, les fichiers PDF / A sont complètement auto-référencés et autonomes. Cela garantit la stabilité et l'accès de fichiers indépendamment des futurs changements de logiciels et d'autres modifications techniques.

De plus, PDF / A est conforme aux normes ISO avec des exigences strictes pour garantir que le document se ressemble même lors de l'ouverture à l'avenir. C'est l'une des raisons pour lesquelles PDF / A est la norme de l'industrie. De plus, PDF / A présente plus d'avantages que les autres formats d'archivage.

Importance du PDF / A

Voici six raisons pour lesquelles le PDF / A est important:

Conformité aux normes juridiques et de l'industrie

Pour que vos documents répondent aux normes d'archivage, assurez-vous de les convertir au format PDF / A. Les gouvernements, les entreprises et les institutions juridiques ont besoin de PDF / A pour leurs dossiers officiels car il garantit qu'ils restent inchangés au fil du temps, en maintenant leur authenticité.

Comme il est légal et standardisé, de nombreux pays acceptent les fichiers PDF / A en tant que norme, y compris la norme ISO 19005, reconnue localement pour la préservation à long terme et également pour la rétention des métadonnées. Les archives nationales américaines et le résid allemand TR sont tenus de stocker les documents au format PDF / A pour garantir la validité légale.

Le PDF / A est idéal pour la préservation à long terme des documents

Comme indiqué précédemment, PDF / A est conçu pour l'archivage à long terme des documents électroniques. Cela garantit que les fichiers que vous créez restent accessibles et lisibles au fil du temps sans perdre les données et le format. Étant donné que les fichiers PDF / A ne nécessitent aucune source externe pour rendre, ils peuvent être stockés et accessibles pendant des années, même pendant 100 ans.

PDF / A vous permet de garder le format d'origine

C'est-à-dire que, même après des décennies, le formatage original de vos documents restera exactement le même pour une utilisation à long terme. Plus important encore, ils restent facilement accessibles et uniformes sur différents appareils.

C'est idéal pour les documents qui nécessitent une signature numérique

PDF / A est une excellente option lorsqu'il s'agit de documents qui ont besoin de signatures numériques car il vous permet d'intégrer des signatures électroniques. Ces documents signés numériquement peuvent être légalement accessibles pendant des années.

PDF / A facilite l'intégration globale

Avec PDF / A, vous pouvez stocker des informations dans n'importe quelle langue. Cela signifie que les textes peuvent être facilement affichés sur n'importe quel appareil, y compris ceux en cyrrillique, arabe et japonais.

PDF / A vous permet de réutiliser le contenu

PDF / A vous permet de préserver le texte, les images et les métadonnées dans un format structuré et accessible. Et parce qu'il aide à conserver le texte réel, vous pouvez également utiliser le contenu dans ces documents pour copier-coller dans d'autres documents et applications.

Différentes versions PDF / A et leurs applications

PDF / A a plusieurs variantes possibles, qui sont créées en mélangeant différentes normes PDF / A et niveaux de conformité. Vous trouverez ci-dessous 3 versions PDF / A, leurs fonctionnalités et leurs applications:

1. PDF / A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF / A-1 est basé sur PDF 1.4. La version se concentre davantage sur l'intégrité visuelle et la préservation du contenu. Il interdit les fonctionnalités qui peuvent entraver la conservation à long terme, ce qui le rend idéal pour l'archivage des documents qui doivent être visuellement précis pour la lisibilité à long terme.

PDF / A-1 prend en charge les niveaux de conformité A et B. Ses demandes comprennent des dossiers gouvernementaux et des documents juridiques.

2. PDF / A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Cette version est basée sur PDF 1.7. Il convient aux documents nécessitant plus de flexibilité tout en maintenant la qualité d'archives. Cela comprend des documents d'entreprise, des articles scientifiques et des archives de livres numériques.

PDF / A-2 prend en charge la compression JPEG 2000 et JBIG2 pour une meilleure qualité d'image. En outre, il vous permet de compresser les pièces jointes tant que les pièces jointes en question sont au format PDF / A.

3. PDF / A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Cette variante conserve toutes les caractéristiques de PDF / A-2. La seule différence entre les deux versions est que PDF / A-3 permet d'intégrer tout type de fichier en tant que pièce jointe, y compris Excel et XML. Ses demandes comprennent des rapports financiers, des factures électroniques et des dossiers commerciaux.

4. PDF / A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF / A-4 est la dernière version de la norme PDF / A. Il simplifie la conformité en éliminant plusieurs niveaux de conformité. Ses sous-types incluent PDF / A-4F et PDF / A-4E. Le premier prend en charge les fichiers non PDF / A intégrés, tandis que le second prend en charge les médias riches comme les modèles 3D. Il est applicable dans les dessins d'ingénierie et de CAO, les documents d'IA et lisibles par machine et les archives numériques modernes.

Dernier mot

Il existe plusieurs avantages que vous pouvez profiter d'un fichier PDF / A, mais le plus grand avantage de l'utilisation de ce format est l'archivage, l'accessibilité et la conformité légaux à long terme pendant des années. De plus, PDF / A est la norme de l'industrie à l'échelle mondiale comme un moyen légal de stocker des documents à long terme.

Si vous êtes une entreprise, vous pouvez utiliser n'importe quel outil de plate-forme SDK fiable, alors choisissez le bon format PDF / A pour votre entreprise en fonction de vos besoins. Cela comprend la longévité, l'accessibilité des documents et si vous devrez intégrer d'autres fichiers.