การแปลง PDF เป็น PDF/A: สร้างความมั่นใจในการเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นมาตรฐาน

หากคุณทำงานให้กับ บริษัท กฎหมายรัฐบาลหรือในการตั้งค่าการดูแลสุขภาพคุณจะรู้ว่าการเก็บรักษาเอกสารสำคัญเป็นอย่างไร บริษัท และสถาบันหลายแห่งต้องการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระยะยาวเพื่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบและยังทำหน้าที่เป็นหลักฐานทางกฎหมายสำหรับการตรวจสอบข้อพิพาทหรือแม้แต่คดีในศาล

PDF เป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดที่หลาย ๆ บริษัท ติดตามเพื่อเก็บเอกสารเนื่องจากมีประโยชน์มากมายเมื่อเปรียบเทียบกับรูปแบบอื่น ๆ PDFs เข้ากันได้ในระดับสากลและสามารถเปิดและดูได้บนอุปกรณ์ใด ๆ นอกจากนี้พวกเขายังสามารถรองรับสื่อหลายรายการรวมถึงวิดีโอลิงก์และแบบฟอร์มและยังง่ายต่อการแบ่งปันและพร้อมที่จะพิมพ์ อย่างไรก็ตาม PDF มาพร้อมกับข้อ จำกัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการจัดเก็บไฟล์ของคุณเป็นเวลานาน

เนื่องจาก PDF มาตรฐานพึ่งพาไฟล์ภายนอกลิงก์และสื่อเมื่อเวลาผ่านไปหากการอ้างอิงเหล่านี้ไม่สามารถใช้ได้ในไฟล์สิ่งเหล่านี้มักจะล้มเหลวในการแสดงผลนำไปสู่การสูญเสียข้อมูล นอกจากนี้ PDF สามารถแก้ไขและดัดแปลงได้ซึ่งมักจะไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายและไม่ยืดหยุ่นสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

นี่คือที่ที่รูปแบบ PDF/A เข้ามาเล่น การแปลง PDF เป็น PDF/A ช่วยให้คุณสามารถปกป้องเค้าโครงของเอกสารขนาดและการจัดรูปแบบของเอกสารและสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้นานหลายทศวรรษและแม้กระทั่งสอดคล้องกับมาตรฐานทางกฎหมาย

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าหน้าที่กำกับดูแลที่ บริษัท กฎหมายผู้จัดการการเงินของ บริษัท ไอทีหรือบุคคลที่ต้องการจัดเก็บเอกสารของคุณในรูปแบบ PDF คู่มือนี้จะตอบคำถามทั้งหมดรวมถึงความสำคัญของ PDFS การปฏิบัติตามไฟล์ PDF/A ที่เหมาะสมและเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการแปลง PDF/A และอื่น ๆ หากคุณพร้อมให้เริ่มกันเถอะ

การทำความเข้าใจ PDF เป็น PDF/A Conversion

PDF ย่อมาจากรูปแบบเอกสารแบบพกพาและ“ A” ใน PDF/A ย่อมาจากการเก็บถาวร PDF/A เป็นรูปแบบมาตรฐาน ISO ของ PDF ที่ออกแบบมาสำหรับการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระยะยาว เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าถึงไฟล์ระยะยาวและการทำซ้ำ

ซึ่งแตกต่างจาก PDF มาตรฐานที่เปลี่ยนแปลงตามผู้ชมไฟล์ PDF/A นั้นเป็นการอ้างอิงตนเองอย่างสมบูรณ์และมีอยู่ในตัวเอง สิ่งนี้รับประกันความเสถียรของไฟล์และการเข้าถึงโดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ในอนาคตและการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคอื่น ๆ

ยิ่งไปกว่านั้น PDF/A เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ที่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะมีลักษณะเหมือนกันแม้ว่าจะเปิดในอนาคต นี่คือหนึ่งในเหตุผลที่ PDF/A เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรม ยิ่งไปกว่านั้น PDF/A มีข้อได้เปรียบมากกว่ารูปแบบการเก็บถาวรอื่น ๆ

ความสำคัญของ PDF/A

นี่คือเหตุผลหกประการที่ทำให้ PDF/A มีความสำคัญ:

การปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายและอุตสาหกรรม

สำหรับเอกสารของคุณเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการเก็บถาวรให้แน่ใจว่าคุณแปลงเป็นรูปแบบ PDF/A รัฐบาลธุรกิจและสถาบันกฎหมายจำเป็นต้องมี PDF/A สำหรับบันทึกอย่างเป็นทางการของพวกเขาเพราะมันทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขายังคงไม่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลารักษาความถูกต้องของพวกเขา

เนื่องจากเป็นเรื่องถูกกฎหมายและเป็นมาตรฐานหลายประเทศจึงยอมรับไฟล์ PDF/A เป็นมาตรฐานรวมถึงมาตรฐาน ISO 19005 ซึ่งได้รับการยอมรับในพื้นที่สำหรับการเก็บรักษาระยะยาวและการเก็บรักษาข้อมูลเมตา หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกาและ TR-Resiscan ของเยอรมันจะต้องจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ PDF/A เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมาย

PDF/A เหมาะสำหรับการเก็บรักษาเอกสารระยะยาว

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ PDF/A ได้รับการออกแบบมาเพื่อเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระยะยาว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ที่คุณสร้างยังคงเข้าถึงได้และสามารถอ่านได้เมื่อเวลาผ่านไปโดยไม่สูญเสียข้อมูลและรูปแบบ เนื่องจากไฟล์ PDF/A ไม่ต้องการแหล่งข้อมูลภายนอกใด ๆ ที่จะแสดงผลจึงสามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้เป็นเวลาหลายปีแม้กระทั่ง 100 ปี

PDF/A ช่วยให้คุณเก็บรูปแบบดั้งเดิม

นี่คือการบอกว่าแม้หลังจากหลายทศวรรษที่ผ่านมาการจัดรูปแบบดั้งเดิมของเอกสารของคุณจะยังคงเหมือนเดิมสำหรับการใช้งานระยะยาว ที่สำคัญกว่านั้นพวกเขายังคงเข้าถึงได้ง่ายและสม่ำเสมอในอุปกรณ์ต่าง ๆ

เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็นดิจิตอล

PDF/A เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมเมื่อจัดการกับเอกสารที่ต้องการลายเซ็นดิจิตอลเพราะช่วยให้คุณฝังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่ลงนามแบบดิจิทัลเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้อย่างถูกกฎหมายเป็นเวลาหลายปี

PDF/A อำนวยความสะดวกในการรวมทั่วโลก

ด้วย PDF/A คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในภาษาใดก็ได้ นั่นหมายความว่าข้อความสามารถแสดงได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์ใด ๆ รวมถึงใน cyrrilic, อาหรับและญี่ปุ่น

PDF/A ช่วยให้คุณสามารถนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ได้

PDF/A ช่วยให้คุณรักษาข้อความรูปภาพและข้อมูลเมตาในรูปแบบที่มีโครงสร้างและเข้าถึงได้ และเนื่องจากช่วยเก็บข้อความจริงคุณยังสามารถใช้เนื้อหาในเอกสารเหล่านั้นเพื่อคัดลอกวางลงในเอกสารและแอปพลิเคชันอื่น ๆ

PDF/A ที่แตกต่างกันและแอปพลิเคชันของพวกเขา

PDF/A มีหลายตัวแปรที่เป็นไปได้ซึ่งสร้างขึ้นโดยการผสมมาตรฐาน PDF/A ที่แตกต่างกันและระดับความสอดคล้อง ด้านล่างนี้เป็นรุ่น PDF/A 3 เวอร์ชันคุณสมบัติและแอปพลิเคชันของพวกเขา:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 ขึ้นอยู่กับ PDF 1.4 เวอร์ชันมุ่งเน้นไปที่ความสมบูรณ์ของภาพและการเก็บรักษาเนื้อหา มันห้ามคุณสมบัติที่สามารถขัดขวางการเก็บรักษาระยะยาวทำให้เหมาะสำหรับเอกสารการเก็บถาวรที่ต้องมีความแม่นยำทางสายตาสำหรับการอ่านระยะยาว

PDF/A-1 รองรับระดับความสอดคล้อง A และ B แอปพลิเคชันรวมถึงบันทึกของรัฐบาลและเอกสารทางกฎหมาย

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

รุ่นนี้ใช้ PDF 1.7 เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นในขณะที่รักษาคุณภาพการเก็บถาวร ซึ่งรวมถึงเอกสารขององค์กรเอกสารทางวิทยาศาสตร์และคลังเก็บหนังสือดิจิตอล

PDF/A-2 รองรับการบีบอัด JPEG 2000 และ JBIG2 เพื่อคุณภาพของภาพที่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถบีบอัดไฟล์แนบได้ตราบใดที่ไฟล์แนบที่เป็นปัญหาอยู่ในรูปแบบ PDF/A

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

ตัวแปรนี้ยังคงคุณสมบัติทั้งหมดของ PDF/A-2 ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างสองเวอร์ชันคือ PDF/A-3 อนุญาตให้ฝังไฟล์ทุกประเภทเป็นไฟล์แนบรวมถึง Excel และ XML แอปพลิเคชันรวมถึงรายงานทางการเงินใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และบันทึกทางธุรกิจ

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 เป็นเวอร์ชันล่าสุดของมาตรฐาน PDF/A มันทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบง่ายขึ้นโดยการกำจัดระดับการปฏิบัติตามหลายระดับ ชนิดย่อยของมันรวมถึง PDF/A-4F และ PDF/A-4E อดีตรองรับไฟล์ที่ไม่ใช่ PDF/A ในขณะที่หลังรองรับสื่อที่หลากหลายเช่นรุ่น 3D มันใช้ได้กับภาพวาดวิศวกรรมและ CAD เอกสาร AI และเอกสารที่อ่านได้และเครื่องจักรดิจิตอลที่ทันสมัย

คำสุดท้าย

มีประโยชน์หลายประการที่คุณสามารถเก็บเกี่ยวได้จากไฟล์ PDF/A แต่ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการใช้รูปแบบนี้คือการเก็บถาวรระยะยาวการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎหมายมานานหลายปี ยิ่งไปกว่านั้น PDF/A เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกว่าเป็นวิธีการทางกฎหมายในการจัดเก็บเอกสารระยะยาว

หากคุณเป็นธุรกิจคุณสามารถใช้เครื่องมือแพลตฟอร์ม SDK ที่เชื่อถือได้ใด ๆ ให้เลือกรูปแบบ PDF/ A ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณตามความต้องการของคุณ ซึ่งรวมถึงการยืนยาวของเอกสารการเข้าถึงและไม่ว่าคุณจะต้องฝังไฟล์อื่น ๆ หรือไม่