تحويل PDF إلى PDF/A: ضمان أرشفة وثيقة آمنة وموحدة

إذا كنت تعمل في شركة قانونية أو الحكومة أو في إعداد الرعاية الصحية ، فأنت تعرف مدى أهمية الحفاظ على المستندات. تريد العديد من الشركات والمؤسسات أرشفة طويلة الأجل للوثائق الإلكترونية للامتثال التنظيمي وأيضًا بمثابة دليل قانوني على عمليات التدقيق أو النزاعات أو حتى قضايا المحكمة.

PDF هو التنسيق الأكثر شعبية التي تتبعها العديد من الشركات للحفاظ على المستندات ، لأنها تقدم العديد من الفوائد بالمقارنة مع التنسيقات الأخرى. PDFs متوافقة عالميا ويمكن فتحها وعرضها على أي جهاز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم أيضًا دعم وسائط متعددة ، بما في ذلك الفيديو والروابط والنماذج ، كما يسهل مشاركتها وجاهزة للطباعة. ومع ذلك ، يأتي PDF مع قيود ، خاصة إذا كنت ترغب في تخزين ملفاتك لفترة طويلة.

نظرًا لأن PDFs القياسية تعتمد على الملفات الخارجية والروابط والوسائط ، بمرور الوقت ، إذا لم تكن هذه الحكام متوفرة في الملف ، فقد تفشل هذه في كثير من الأحيان ، مما يؤدي إلى فقدان البيانات. أيضًا ، يمكن تحرير PDFs ومعبأها والتي لا يمكن استخدامها كدليل قانوني وليست مرنة لتخزين الأرشيف.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه تنسيق PDF/A. يتيح لك تحويل PDF إلى PDF/A حماية تخطيط المستند وخطوطه وحجمه وتنسيقه ، ويمكن أن يظل قابلاً لإعادة الاستخدام لعقود وحتى الامتثال للمعايير القانونية.

سواء كنت موظفًا امتثالًا في شركة قانونية ، أو مدير مالي في شركة تكنولوجيا المعلومات ، أو شخص يتطلع إلى تخزين المستندات الخاصة بك بتنسيق PDF ، فإن هذا الدليل سيجيب على جميع الأسئلة بما في ذلك أهمية PDF ، والامتثال للملفات ، والإصدارات المختلفة من PDF/A والأداة المناسبة لتحويل PDF/A والمزيد. إذا كنت جاهزًا ، فلنبدأ.

فهم PDF إلى تحويل PDF/A

تعني PDF تنسيق المستند المحمول ، و "A" في PDF/A يرمز إلى الأرشيف. PDF/A عبارة عن تنسيق معايير من PDF مصمم للأرشفة على المدى الطويل للوثائق الإلكترونية. الهدف هو ضمان إمكانية الوصول إلى الملفات على المدى الطويل والتكاثر.

على عكس PDFs القياسية التي تتغير بناءً على المشاهد ، تكون ملفات PDF/A مرجعية ذاتية تمامًا ومكتبة بذاتها. هذا يضمن استقرار الملفات والوصول إليها بغض النظر عن تغييرات البرامج المستقبلية والتغييرات الفنية الأخرى.

علاوة على ذلك ، يتوافق PDF/A مع معايير ISO مع متطلبات صارمة لضمان أن المستند يبدو كما هو حتى عند فتحه في المستقبل. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل PDF/A هو معيار الصناعة. علاوة على ذلك ، لدى PDF/A مزايا أكثر من تنسيقات الأرشفة الأخرى.

أهمية pdf/a

فيما يلي ستة أسباب تجعل PDF/A مهمة:

الامتثال للمعايير القانونية والصناعة

لكي تلبي مستنداتك معايير الأرشفة ، تأكد من تحويلها إلى تنسيق PDF/A. تتطلب الحكومات والشركات والمؤسسات القانونية PDF/A لسجلاتها الرسمية لأنها تضمن أنها لم تتغير بمرور الوقت ، مع الحفاظ على أصالتها.

نظرًا لأنها قانونية وموحدة ، فإن العديد من البلدان تقبل ملفات PDF/A كمعيار ، بما في ذلك معيار ISO 19005 ، معترف به محليًا للحفاظ على المدى الطويل وأيضًا للاحتفاظ بالبيانات الوصفية. يتعين على المحفوظات الوطنية الأمريكية و TR-Resiscan الألمانية تخزين المستندات بتنسيق PDF/A لضمان الصلاحية القانونية.

PDF/A مثالي للحفاظ على الوثائق على المدى الطويل

كما ذكر سابقًا ، تم تصميم PDF/A للأرشفة طويلة الأجل للوثائق الإلكترونية. هذا يضمن أن تظل الملفات التي تنشئها يمكن الوصول إليها وقابلة للقراءة بمرور الوقت دون فقدان البيانات والتنسيق. نظرًا لأن ملفات PDF/A لا تتطلب أي مصادر خارجية لتقديمها ، يمكن تخزينها والوصول إليها لسنوات ، حتى لمدة 100 عام.

يتيح لك PDF/A الحفاظ على التنسيق الأصلي

هذا يعني أنه حتى بعد عقود ، فإن التنسيق الأصلي لمستنداتك سيبقى كما هو بالضبط للاستخدام على المدى الطويل. الأهم من ذلك ، أنها تظل متاحة بسهولة وموحدة عبر أجهزة مختلفة.

إنه مثالي للوثائق التي تتطلب توقيعًا رقميًا

يعد PDF/A خيارًا ممتازًا عند التعامل مع المستندات التي تحتاج إلى توقيعات رقمية لأنها تتيح لك تضمين التوقيعات الإلكترونية. يمكن الوصول إلى هذه المستندات الموقعة رقميًا لسنوات.

PDF/A يسهل التكامل العالمي

مع PDF/A ، يمكنك تخزين المعلومات بأي لغة. هذا يعني أنه يمكن عرض النصوص بسهولة على أي جهاز ، بما في ذلك تلك الموجودة في Cyrrilic والعربية واليابانية.

يتيح لك PDF/A إعادة استخدام المحتوى

يتيح لك PDF/A الحفاظ على النص والصور والبيانات الوصفية بتنسيق منظم ويمكن الوصول إليه. ولأنه يساعد في الاحتفاظ بالنص الفعلي ، يمكنك أيضًا استخدام المحتوى في تلك المستندات لنسخ الملصق إلى مستندات وتطبيقات أخرى.

إصدارات مختلفة PDF/A وتطبيقاتها

يحتوي PDF/A على العديد من المتغيرات المحتملة ، والتي يتم إنشاؤها عن طريق خلط معايير PDF/A المختلفة ومستويات المطابقة. فيما يلي 3 إصدارات PDF/A وميزاتها وتطبيقاتها:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

يعتمد PDF/A-1 على PDF 1.4. يركز الإصدار أكثر على النزاهة المرئية والحفاظ على المحتوى. يحظر الميزات التي يمكن أن تعيق الحفظ على المدى الطويل ، مما يجعلها مثالية لوثائق الأرشفة التي يجب أن تكون دقيقة بصريًا لقدرة على المدى الطويل.

يدعم PDF/A-1 مستويات المطابقة A و B. وتشمل طلباتها السجلات الحكومية والوثائق القانونية.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

يعتمد هذا الإصدار على PDF 1.7. إنه مناسب للوثائق التي تتطلب المزيد من المرونة مع الحفاظ على جودة الأرشيف. ويشمل ذلك وثائق الشركات والأوراق العلمية وأرشيفات الكتب الرقمية.

يدعم PDF/A-2 ضغط JPEG 2000 و JBIG2 لتحسين جودة الصورة. علاوة على ذلك ، يتيح لك ضغط المرفقات طالما أن المرفقات المعنية تكون بتنسيق PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

يحتفظ هذا البديل بجميع ميزات PDF/A-2. الفرق الوحيد بين الإصدارين هو أن PDF/A-3 يسمح بتضمين أي نوع من الملفات كمرفق ، بما في ذلك Excel و XML. تشمل تطبيقاتها التقارير المالية والفواتير الإلكترونية وسجلات الأعمال.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 هو أحدث إصدار من معيار PDF/A. إنه يبسط الامتثال عن طريق القضاء على مستويات الامتثال المتعددة. تشمل أنواعها الفرعية PDF/A-4F و PDF/A-4E. السابق يدعم ملفات مضمنة غير PDF/A ، بينما يدعم الأخير الوسائط الغنية مثل النماذج ثلاثية الأبعاد. إنه قابل للتطبيق في الرسومات الهندسية و CAD ، و AI والوثائق القابلة للقراءة الآلي ، والأرشيفات الرقمية الحديثة.

الكلمة الأخيرة

هناك العديد من الفوائد التي يمكنك جنيها من ملف PDF/A ، ولكن أكبر ميزة لاستخدام هذا التنسيق هي الأرشفة طويلة الأجل وإمكانية الوصول والامتثال القانوني لسنوات. علاوة على ذلك ، فإن PDF/A هو معيار الصناعة المقبول على مستوى العالم كوسيلة قانونية لتخزين المستندات طويلة الأجل.

إذا كنت شركة ، يمكنك استخدام أي أداة منصة SDK موثوقة ، ثم اختر تنسيق PDF/ A المناسب لعملك بناءً على احتياجاتك. يتضمن ذلك طول عمر المستند ، وسهولة الوصول ، وما إذا كنت ستحتاج إلى تضمين ملفات أخرى.