PDF para PDF/A Conversão: Garantir arquivamento de documentos seguros e padronizados

Se você trabalha para um escritório de advocacia, o governo ou em uma configuração de assistência médica, sabe o quão importante é a preservação do documento. Muitas empresas e instituições desejam arquivamento a longo prazo de documentos eletrônicos para conformidade regulatória e também servem como provas legais para auditorias, disputas ou até casos judiciais.

O PDF é o formato mais popular que muitas empresas seguem para preservar documentos, pois oferece inúmeros benefícios em comparação com outros formatos. Os PDFs são universalmente compatíveis e podem ser abertos e vistos em qualquer dispositivo. Além disso, eles também podem suportar vários meios de mídia, incluindo vídeo, links e formulários, e também são fáceis de compartilhar e prontos para imprimir. No entanto, o PDF vem com limitações, especialmente se você deseja armazenar seus arquivos por um longo tempo.

Como os PDFs padrão dependem de arquivos, links e mídia externos, com o tempo, se esses refs não estiverem disponíveis no arquivo, eles geralmente podem deixar de renderizar, levando à perda de dados. Além disso, os PDFs podem ser editados e adulterados, que geralmente não podem ser usados ​​como evidência legal e não são flexíveis para o armazenamento de arquivo.

É aqui que o formato PDF/A entra em jogo. A conversão de PDF em PDF/A permite proteger o layout, as fontes, o tamanho e a formatação de um documento, e pode permanecer reutilizável por décadas e até cumprir os padrões legais.

Seja você um oficial de conformidade em um escritório de jurídico, um gerente financeiro de uma empresa de TI ou um indivíduo que deseja armazenar seus documentos no formato PDF, este guia responderá a todas as perguntas, incluindo a importância do PDFs, conformidade de arquivos, diferentes versões de PDF/A e a ferramenta certa para o PDF/A conversão e mais. Se você estiver pronto, vamos começar.

Entendendo o PDF para PDF/A Conversão

O PDF significa formato de documento portátil, e o "A" no PDF/A significa Archive. O PDF/A é um formato de PDF de PDF, projetado para arquivamento a longo prazo de documentos eletrônicos. O objetivo é garantir a acessibilidade e a reprodução de arquivos de longo prazo.

Ao contrário dos PDFs padrão que mudam com base no visualizador, os arquivos PDF/A são completamente auto-referenciantes e independentes. Isso garante a estabilidade e o acesso ao arquivo, independentemente de futuras alterações de software e outras mudanças técnicas.

Além disso, o PDF/A está em conformidade com os padrões ISO com requisitos estritos para garantir que o documento pareça o mesmo, mesmo quando aberto no futuro. Essa é uma das razões pelas quais o PDF/A é o padrão da indústria. Além disso, o PDF/A tem mais vantagens do que outros formatos de arquivamento.

Importância de PDF/a

Aqui estão seis razões pelas quais o PDF/A é importante:

Conformidade com os padrões legais e do setor

Para que seus documentos atendam aos padrões de arquivamento, verifique -os em formato PDF/A. Governos, empresas e instituições legais exigem PDF/A para seus registros oficiais, porque garante que eles permaneçam inalterados ao longo do tempo, mantendo sua autenticidade.

Como é legal e padronizado, muitos países aceitam os arquivos PDF/A como padrão, incluindo o padrão ISO 19005, reconhecido localmente para preservação a longo prazo e também para retenção de metadados. Os Arquivos Nacionais dos EUA e o Resiscan Alemão TR devem armazenar os documentos no formato PDF/A para garantir a validade legal.

PDF/A é ideal para a preservação a longo prazo de documentos

Como observado anteriormente, o PDF/A foi projetado para arquivamento a longo prazo de documentos eletrônicos. Isso garante que os arquivos que você criar permaneçam acessíveis e legíveis ao longo do tempo sem perder os dados e o formato. Como os arquivos PDF/A não exigem fontes externas para renderizar, elas podem ser armazenadas e acessadas por anos, mesmo por 100 anos.

PDF/A permite manter o formato original

Isso quer dizer que, mesmo depois de décadas, a formatação original de seus documentos permanecerá exatamente a mesma para uso a longo prazo. Mais importante, eles permanecem facilmente acessíveis e uniformes em diferentes dispositivos.

É ideal para documentos que requerem uma assinatura digital

O PDF/A é uma excelente opção ao lidar com documentos que precisam de assinaturas digitais, porque permite incorporar assinaturas eletrônicas. Esses documentos assinados digitalmente podem ser acessados ​​legalmente por anos.

PDF/A facilita a integração global

Com PDF/A, você pode armazenar informações em qualquer idioma. Isso significa que os textos podem ser facilmente exibidos em qualquer dispositivo, incluindo aqueles em cirrílico, árabe e japonês.

PDF/A permite reutilizar o conteúdo

PDF/A permite preservar o texto, imagens e metadados em um formato estruturado e acessível. E como ajuda a manter o texto real, você também pode usar o conteúdo nesses documentos para copiar colar em outros documentos e aplicativos.

Diferentes versões em PDF/A e suas aplicações

O PDF/A possui várias variantes possíveis, criadas pela mistura de diferentes níveis de PDF/A e níveis de conformidade. Abaixo estão 3 versões PDF/A, seus recursos e seus aplicativos:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 é baseado no PDF 1.4. A versão se concentra mais na integridade visual e na preservação do conteúdo. Ele proíbe os recursos que podem impedir a preservação a longo prazo, tornando-o ideal para arquivar documentos que devem ser visualmente precisos para a legibilidade a longo prazo.

PDF/A-1 suporta níveis de conformidade A e B. Seus pedidos incluem registros governamentais e documentos legais.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Esta versão é baseada no PDF 1.7. É adequado para documentos que exigem mais flexibilidade, mantendo a qualidade do arquivo. Isso inclui documentos corporativos, artigos científicos e arquivos de livros digitais.

O PDF/A-2 suporta compactação JPEG 2000 e JBIG2 para melhor qualidade da imagem. Além disso, permite que você compacte anexos, desde que os acessórios em questão estejam no formato PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Esta variante mantém todos os recursos do PDF/A-2. A única diferença entre as duas versões é que o PDF/A-3 permite a incorporação de qualquer tipo de arquivo como anexo, incluindo Excel e XML. Suas aplicações incluem relatórios financeiros, faturas eletrônicas e registros de negócios.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 é a versão mais recente do PDF/A Standard. Ele simplifica a conformidade, eliminando vários níveis de conformidade. Seus subtipos incluem PDF/A-4F e PDF/A-4E. O primeiro suporta arquivos incorporados não-PDF/A, enquanto o último suporta modelos ricos em mídia como 3D. É aplicável nos desenhos de engenharia e CAD, IA e documentos legíveis por máquina e arquivos digitais modernos.

Palavra final

Existem vários benefícios que você pode colher de um arquivo PDF/A, mas a maior vantagem de usar esse formato é o arquivamento, a acessibilidade e a conformidade legal de longo prazo por anos. Além disso, o PDF/A é o padrão do setor globalmente aceito como uma maneira legal de armazenar documentos de longo prazo.

Se você é um negócio, pode usar qualquer ferramenta de plataforma SDK confiável e, em seguida, escolha o formato PDF/ A certo para o seu negócio com base em suas necessidades. Isso inclui longevidade do documento, acessibilidade e se você precisará incorporar outros arquivos.