PDF zu PDF/A Conversion: Sicherstellung sicherer und standardisierter Dokumentarchivieren

Wenn Sie für eine Anwaltskanzlei, für die Regierung oder in einem Gesundheitswesen arbeiten, wissen Sie, wie wichtig das Dokumentenerhaltung ist. Viele Unternehmen und Institutionen möchten eine langfristige Archivierung elektronischer Dokumente für die Einhaltung von Vorschriften und dienen auch als gesetzlicher Nachweis für Audits, Streitigkeiten oder sogar Gerichtsverfahren.

PDF ist das beliebteste Format, das viele Unternehmen befolgen, um Dokumente zu erhalten, da es im Vergleich zu anderen Formaten zahlreiche Vorteile bietet. PDFs sind allgemein kompatibel und können auf jedem Gerät geöffnet und angezeigt werden. Darüber hinaus können sie auch mehrere Medien unterstützen, einschließlich Video, Links und Formulare, und sind auch leicht zu teilen und drucken bereit zu sein. PDF ist jedoch mit Einschränkungen geliefert, insbesondere wenn Sie Ihre Dateien für lange Zeit speichern möchten.

Da Standard -PDFs im Laufe der Zeit auf externe Dateien, Links und Medien angewiesen sind, können diese REFS im Laufe der Zeit in der Datei häufig nicht zu rendern, was zu Datenverlust führt. Außerdem können PDFs bearbeitet und manipuliert werden, was häufig nicht als rechtliche Beweise verwendet werden kann und für die Speicherung von Archiven nicht flexibel ist.

Hier kommt das PDF/A -Format ins Spiel. Wenn Sie PDF in PDF/A konvertieren, können Sie das Layout, die Schriftarten, die Größe und die Formatierung eines Dokuments schützen und können über Jahrzehnte wiederverwendbar bleiben und sogar die rechtlichen Standards einhalten.

Egal, ob Sie ein Konformitätsbeauftragter in einer Rechtsbehörde, ein Finanzmanager bei einem IT -Unternehmen oder eine Person sind, die Ihre Dokumente im PDF -Format speichern möchte, dieser Leitfaden beantwortet alle Fragen, einschließlich der Bedeutung von PDFs, der Einhaltung von Dateien, verschiedenen Versionen von PDF/A und dem richtigen Tool für die PDF/A -Konvertierung und mehr. Wenn Sie bereit sind, beginnen wir.

PDF zu PDF/A Conversion verstehen

PDF steht für das tragbare Dokumentformat und das „A“ in PDF/A steht für Archiv. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format von PDF, das für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Ziel ist es, eine langfristige Datei-Barrierefreiheit und -reproduktion sicherzustellen.

Im Gegensatz zu Standard-PDFs, die sich basierend auf dem Betrachter ändern, sind PDF/A-Dateien vollständig Selbstreferenzierung und in sich geschlossen. Dies garantiert die Stabilität und den Zugriff von Dateien unabhängig von zukünftigen Änderungen der Software und anderer technischer Änderungen.

Darüber hinaus entspricht PDF/A den ISO -Standards mit strengen Anforderungen, um sicherzustellen, dass das Dokument auch bei der Eröffnung in Zukunft gleich aussieht. Dies ist einer der Gründe, warum PDF/A der Branchenstandard ist. Darüber hinaus hat PDF/A mehr Vorteile als andere Archivierungsformate.

Bedeutung von PDF/A.

Hier sind sechs Gründe, warum PDF/A wichtig ist:

Einhaltung der Rechts- und Branchenstandards

Wenn Ihre Dokumente die Archivierungsstandards entsprechen, stellen Sie sicher, dass Sie sie in PDF/ein Format umwandeln. Regierungen, Unternehmen und Rechtsinstitutionen benötigen PDF/A für ihre offiziellen Aufzeichnungen, da sie sicherstellen, dass sie im Laufe der Zeit unverändert bleiben und ihre Authentizität beibehalten.

Da es legal und standardisiert ist, akzeptieren viele Länder PDF/A-Dateien als Standard, einschließlich des ISO 19005-Standards, der lokal für die langfristige Erhaltung und auch für die Metadatenaufbewahrung anerkannt sind. US-amerikanische Nationalarchive und Deutsche TR-Resiskaner müssen die Dokumente im PDF/A-Format aufbewahren, um die rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten.

PDF/A ist ideal für die langfristige Erhaltung von Dokumenten

Wie bereits erwähnt, ist PDF/A für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente ausgelegt. Dies stellt sicher, dass die von Ihnen erstellten Dateien im Laufe der Zeit zugänglich und lesbar bleiben, ohne die Daten und das Format zu verlieren. Da die PDF/A -Dateien keine externen Quellen benötigen, um sie zu rendern, können sie auch über 100 Jahre lang für Jahre gespeichert und zugegriffen werden.

Mit PDF/A können Sie das ursprüngliche Format behalten

Dies bedeutet, dass auch nach Jahrzehnten die ursprüngliche Formatierung Ihrer Dokumente für langfristige Verwendung genauso bleibt. Noch wichtiger ist, dass sie über verschiedene Geräte leicht zugänglich und gleichmäßig zugänglich sind.

Es ist ideal für Dokumente, die eine digitale Signatur erfordern

PDF/A ist eine hervorragende Option, wenn Sie sich mit Dokumenten befassen, die digitale Signaturen benötigen, da Sie elektronische Signaturen einbetten können. Diese digital signierten Dokumente können jahrelang legal zugegriffen werden.

PDF/A erleichtert die globale Integration

Mit PDF/A können Sie Informationen in jeder Sprache speichern. Das bedeutet, dass Texte auf jedem Gerät leicht angezeigt werden können, einschließlich solcher in kyrrilisch, arabisch und japanisch.

Mit PDF/A können Sie Inhalte wiederverwenden

Mit PDF/A können Sie Text, Bilder und Metadaten in einem strukturierten und zugänglichen Format erhalten. Da es hilft, den tatsächlichen Text beizubehalten, können Sie den Inhalt in diesen Dokumenten auch verwenden, um in andere Dokumente und Anwendungen zu kopieren.

Verschiedene PDF/A -Versionen und deren Anwendungen

PDF/A verfügt über mehrere mögliche Varianten, die durch Mischen verschiedener PDF/A -Standards und Konformitätsniveaus erzeugt werden. Im Folgenden finden Sie 3 PDF/A -Versionen, ihre Funktionen und ihre Anwendungen:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 basiert auf PDF 1.4. Die Version konzentriert sich mehr auf die visuelle Integrität und die Erhaltung der Inhalte. Es verbietet Funktionen, die eine langfristige Erhaltung beeinträchtigen können, was es ideal für die Archivierung von Dokumenten macht, die für die langfristige Lesbarkeit optisch genau sein müssen.

PDF/A-1 unterstützt A- und B-Konformitätsniveaus. Die Anträge umfassen staatliche Aufzeichnungen und rechtliche Dokumente.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Diese Version basiert auf PDF 1.7. Es ist für Dokumente geeignet, die mehr Flexibilität erfordern und gleichzeitig die Archivqualität aufrechterhalten. Dies umfasst Unternehmensdokumente, wissenschaftliche Arbeiten und digitale Bucharchive.

PDF/A-2 unterstützt die Komprimierung von JPEG 2000 und JBIG2 für eine bessere Bildqualität. Außerdem können Sie Anhänge komprimieren, solange sich die fraglichen Anhänge im PDF/einem Format befinden.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Diese Variante behält alle Funktionen von PDF/A-2. Der einzige Unterschied zwischen den beiden Versionen besteht darin, dass PDF/A-3 die Einbettung jeder Dateiart als Anhang, einschließlich Excel und XML, einbettet. Zu den Bewerbungen gehören Finanzberichte, elektronische Rechnungen und Geschäftsunterlagen.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 ist die neueste Version des PDF/A-Standards. Es vereinfacht die Konformität, indem mehrere Konformitätsniveaus beseitigt werden. Die Subtypen umfassen PDF/A-4F und PDF/A-4E. Ersteres unterstützt eingebettete Nicht-PDF/A-Dateien, während letztere reiche Medien wie 3D-Modelle unterstützt. Es gilt für Ingenieur- und CAD-Zeichnungen, KI und maschinenlesbare Dokumente sowie moderne digitale Archive.

Endes Wort

Es gibt mehrere Vorteile, die Sie von einer PDF/A-Datei nutzen können, aber der größte Vorteil der Verwendung dieses Formats ist die langfristige Archivierung, Zugänglichkeit und rechtliche Einhaltung jahrelang. Darüber hinaus ist PDF/A der Branchenstandard weltweit als rechtliche Möglichkeit, langfristige Dokumente zu speichern.

Wenn Sie ein Unternehmen sind, können Sie ein zuverlässiges SDK -Plattform -Tool verwenden und dann das richtige PDF/ ein Format für Ihr Unternehmen anhand Ihrer Anforderungen auswählen. Dies beinhaltet die Dokumentenlanglebigkeit, die Zugänglichkeit und die Frage, ob Sie andere Dateien einbetten müssen.