PDF a PDF/A conversione: garantire archiviazione di documenti sicura e standardizzata

Se lavori per uno studio legale, il governo o in una configurazione sanitaria, sai quanto sia importante la conservazione dei documenti. Molte società e istituzioni desiderano l'archiviazione a lungo termine di documenti elettronici per la conformità normativa e fungono anche da prova legale per audit, controversie o persino casi giudiziari.

PDF è il formato più popolare che molte aziende seguono per preservare i documenti, in quanto offre numerosi vantaggi rispetto ad altri formati. I PDF sono universalmente compatibili e possono essere aperti e visualizzati su qualsiasi dispositivo. Oltre a ciò, possono anche supportare più media, inclusi video, collegamenti e forme, e sono anche facili da condividere e pronti per la stampa. Tuttavia, il PDF viene fornito con limiti, soprattutto se si desidera archiviare i file per molto tempo.

Poiché i PDF standard si basano su file, collegamenti e media esterni, nel tempo, se questi REF non sono disponibili nel file, questi possono spesso non riuscire a renderla, portando alla perdita di dati. Inoltre, i PDF possono essere modificati e manomessi, il che spesso non può essere usato come prova legale e non sono flessibili per lo stoccaggio d'archivio.

È qui che entra in gioco il formato PDF/Un formato. La conversione di PDF in PDF/A consente di proteggere il layout, i caratteri, le dimensioni e la formattazione di un documento e può rimanere riutilizzabile per decenni e persino rispettare gli standard legali.

Che tu sia un responsabile della conformità presso uno studio legale, un gestore finanziario presso una società IT o un individuo che cerca di archiviare i tuoi documenti in formato PDF, questa guida risponderà a tutte le domande tra cui l'importanza di PDF, la conformità dei file, le diverse versioni di PDF/A e lo strumento giusto per il PDF/A conversione e altro ancora. Se sei pronto, iniziamo.

Comprensione del pdf a pdf/a conversione

PDF sta per il formato di documenti portatili e la "A" in PDF/A sta per l'archivio. PDF/A è un formato Iso-standardizzato di PDF progettato per l'archiviazione a lungo termine di documenti elettronici. L'obiettivo è garantire l'accessibilità e la riproduzione dei file a lungo termine.

A differenza dei PDF standard che cambiano in base allo spettatore, i file PDF/A sono completamente auto-riferenziali e autonomi. Ciò garantisce stabilità e accesso al file indipendentemente dalle future modifiche al software e ad altri cambiamenti tecnici.

Inoltre, PDF/A è conforme agli standard ISO con requisiti rigorosi per garantire che il documento appaia lo stesso anche se aperto in futuro. Questo è uno dei motivi per cui PDF/A è lo standard del settore. Inoltre, PDF/A presenta più vantaggi rispetto ad altri formati di archiviazione.

Importanza di PDF/A.

Ecco sei motivi per cui PDF/A è importante:

Conformità agli standard legali e del settore

Affinché i tuoi documenti soddisfino gli standard di archiviazione, assicurati di convertirli in formato PDF/A. I governi, le imprese e le istituzioni legali richiedono PDF/A per i loro registri ufficiali perché assicura di rimanere invariati nel tempo, mantenendo la loro autenticità.

Poiché è legale e standardizzato, molti paesi accettano i file PDF/A come standard, incluso lo standard ISO 19005, riconosciuto a livello locale per la conservazione a lungo termine e anche per la conservazione dei metadati. Gli archivi nazionali statunitensi e il TR-Resiscan tedesco sono tenuti a conservare i documenti nel formato PDF/A per garantire la validità legale.

PDF/A è ideale per la conservazione a lungo termine dei documenti

Come notato in precedenza, PDF/A è progettato per l'archiviazione a lungo termine di documenti elettronici. Ciò garantisce che i file che crei rimangono accessibili e leggibili nel tempo senza perdere i dati e il formato. Poiché i file PDF/A non richiedono fonti esterne per il rendering, possono essere archiviati e accessibili per anni, anche per 100 anni.

PDF/A ti consente di mantenere il formato originale

Questo per dire che, anche dopo decenni, la formattazione originale dei tuoi documenti rimarrà esattamente la stessa per l'uso a lungo termine. Ancora più importante, rimangono facilmente accessibili e uniformi su diversi dispositivi.

È ideale per i documenti che richiedono una firma digitale

PDF/A è un'opzione eccellente quando si tratta di documenti che necessitano di firme digitali perché ti consente di incorporare le firme elettroniche. Questi documenti firmati digitalmente possono essere legalmente accessibili per anni.

PDF/A facilita l'integrazione globale

Con PDF/A, è possibile archiviare informazioni in qualsiasi lingua. Ciò significa che i testi possono essere facilmente visualizzati su qualsiasi dispositivo, compresi quelli in cirrilico, arabo e giapponese.

PDF/A consente di riutilizzare il contenuto

PDF/A consente di preservare testo, immagini e metadati in un formato strutturato e accessibile. E poiché aiuta a conservare il testo effettivo, puoi anche utilizzare il contenuto in quei documenti per copiare incollati in altri documenti e applicazioni.

Diverse versioni PDF/A e le loro applicazioni

PDF/A ha diverse possibili varianti, che vengono create mescolando diversi standard PDF/A e livelli di conformità. Di seguito sono riportate 3 versioni PDF/A, le loro caratteristiche e le loro applicazioni:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 si basa su PDF 1.4. La versione si concentra maggiormente sull'integrità visiva e sulla conservazione dei contenuti. Proibisce le caratteristiche che possono ostacolare la conservazione a lungo termine, rendendolo ideale per i documenti di archiviazione che devono essere visivamente accurati per la leggibilità a lungo termine.

PDF/A-1 supporta i livelli di conformità A e B. Le sue domande includono registri governativi e documenti legali.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Questa versione si basa su PDF 1.7. È adatto per i documenti che richiedono maggiore flessibilità mantenendo la qualità dell'archivio. Ciò include documenti aziendali, documenti scientifici e archivi di libri digitali.

PDF/A-2 supporta la compressione JPEG 2000 e JBIG2 per una migliore qualità dell'immagine. Inoltre, ti consente di comprimere gli allegati fintanto che gli allegati in questione sono in formato PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Questa variante mantiene tutte le caratteristiche di PDF/A-2. L'unica differenza tra le due versioni è che PDF/A-3 consente l'incorporamento di qualsiasi tipo di file come allegato, inclusi Excel e XML. Le sue applicazioni includono report finanziari, fatture elettroniche e registri aziendali.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 è l'ultima versione dello standard PDF/A. Semplifica la conformità eliminando più livelli di conformità. I suoi sottotipi includono PDF/A-4F e PDF/A-4E. Il primo supporta file non PDF/A incorporati, mentre il secondo supporta i media ricchi come i modelli 3D. È applicabile in ingegneria e disegni CAD, AI e documenti leggibili da macchina e moderni archivi digitali.

Parola finale

Ci sono diversi vantaggi che puoi ottenere da un file PDF/A, ma il più grande vantaggio dell'utilizzo di questo formato è l'archiviazione a lungo termine, l'accessibilità e la conformità legale per anni. Inoltre, PDF/A è lo standard del settore accettato a livello globale come modo legale per archiviare documenti a lungo termine.

Se sei un'azienda, puoi utilizzare qualsiasi strumento di piattaforma SDK affidabile, quindi scegli il formato PDF/ un formato giusto per la tua attività in base alle tue esigenze. Ciò include la longevità dei documenti, l'accessibilità e se è necessario incorporare altri file.